PERT là gì? Cách xây dựng sơ đồ mạng lưới PERT chi tiết

PERT là gì trong quản trị dự án? Phương pháp vẽ biểu đồ mạng PERT chi tiết hỗ trợ ước lượng chính xác nhất rao sao? Sơ đồ gantt chart và PERT chart có gì khác nhau? Mọi thắc mắc của bạn sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây của Tanca, cùng tìm hiểu nhé.

Sơ đồ mạng PERT là gì?

Sơ đồ mạng PERT tiếng Anh gọi là PERT network.

Sơ đồ mạng PERT là một sơ đồ quy trình mô tả tập hợp các hoạt động cần thiết để hoàn thành một dự án kinh doanh và thời gian hoặc chi phí liên quan đến hoạt động. Khi sử dụng sơ đồ PERT, nhà quản trị nên suy nghĩ thông qua những sự kiện phụ thuộc vào nhau, xác định những điểm rắc rối tiềm năng.

Sơ đồ mạng PERT cũng cho phép nhà quản trị dễ dàng so sánh hiệu quả của các giải pháp thay thế có thể có từ quan điểm lập kế hoạch và chi phí. Như vậy, PERT giúp các nhà quản lý tiến độ dự án, xác định thời gian đặt chỗ có thể và chuyển hướng các nguồn lực cần thiết để giữ cho dự án đúng tiến độ.

Xem thêm: Kanban là gì?

Trường hợp sử dụng Phương pháp PERT chart là gì?

Biểu đồ PERT nên được sử dụng trong khi nhà quản trị dự án cần:

• Xác định tiến trình quan trọng của dự án để đảm bảo tất cả các thời hạn đều được đáp ứng;
• Xây dựng, hiển thị sự phụ thuộc lẫn nhau của các nhiệm vụ;
• Ước tính khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành dự án; và chuẩn bị cho các dự án phức tạp hơn và lớn hơn.

Người quản lý dự án tìm thấy kết quả tốt nhất khi họ sử dụng biểu đồ PERT khi bắt đầu dự án. Làm như vậy giúp đảm bảo dự án được xác định phạm vi chính xác và có thể giúp tránh mọi rắc rối tiềm ẩn trong quá trình này.

Xem thêm: Workflow là gì?

Ưu điểm của biểu đồ PERT thế nào?

Các nhà quản lý quản trị dự án sử dụng biểu đồ PERT để đạt được những lợi ích sau:

Kỹ thuật PERT cung cấp khả năng đánh giá thời gian và nguồn lực cần thiết trong những dự án, bằng cách theo dõi, đánh giá các tài sản cần thiết ở mỗi giai đoạn của quá trình, cũng như trong suốt quá trình của dự án.

Biểu đồ PERT rất hữu ích trong các phân tích điều gì xảy ra, giúp các doanh nghiệp hiểu được tất cả các quy trình công việc có thể có và chọn con đường hiệu quả và có lợi nhất.

Việc phân tích biểu đồ PERT bao gồm dữ liệu từ các bộ phận khác nhau trong một tổ chức. Việc kết hợp tất cả thông tin giúp xác định từng nhóm chịu trách nhiệm trong công ty, đồng thời tạo điều kiện tạo môi trường nơi mỗi bộ phận chịu trách nhiệm về công việc của mình.

Quá trình tạo biểu đồ PERT cũng cải thiện thông tin liên lạc và cho phép tổ chức tập trung vào các dự án sẽ nâng cao vị trí chiến lược của tổ chức.

Biểu đồ PERT làm cho thời hạn không rõ ràng dễ dự đoán hơn, làm rõ sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ và thiết lập ra một thứ tự rõ ràng để hoàn thành các nhiệm vụ.

Xem thêm: MBO là gì? Quy trình quản lý theo mục tiêu MBO

Nhược điểm của biểu đồ PERT

Bên cạnh những ưu điểm thì biểu đồ PERT có những nhược điểm sau:

• Việc tập trung quá nhiều vào thời hạn có thể không cho các nhà quản lý nhìn thấy toàn bộ định vị tài chính của dự án.
• Biểu đồ PERT thiếu tính linh hoạt để thích ứng với những thay đổi nhỏ xảy ra khi gặp phải rào cản.
• Nếu bất kỳ tính toán nào không chính xác trong quá trình tạo biểu đồ, thì sự chậm trễ vẫn có thể xảy ra, gây tắc nghẽn và tác động tiêu cực đến ngày hoàn thành dự án.
• Biểu đồ PERT mang tính chủ quan; thành công của dự án phụ thuộc vào kinh nghiệm của người quản lý dự án. Do đó, một số biểu đồ có thể bao gồm dữ liệu không đáng tin cậy hoặc kỳ vọng không thực tế về chi phí và khung thời gian của dự án.
• Việc tạo biểu đồ PERT tốn nhiều công sức, đòi hỏi thêm thời gian và nguồn lực. Ngoài ra, để biểu đồ vẫn có giá trị, nó phải được xem xét và duy trì một cách nhất quán.

Các yếu tổ chủ chốt cần biết khi lập Sơ đồ PERT là gì?

Để biết cách vẽ biểu đồ PERT, bạn cần nắm chi tiết bốn yếu tố chính:

Sự kiện

Sự kiện là các cột mốc đánh dấu sự bắt đầu hoặc kết thúc của một hoặc nhiều nhiệm vụ. Trong sơ đồ mạng PERT, những sự kiện trong dự án thường được biểu diễn bằng các vòng tròn được đánh số.

Sự kiện đầu tiên chỉ chứa các cung đi ra và ngược lại, sự kiện kết thúc chỉ chứa các cung đi vào. Các sự kiện còn lại được đánh dấu là cả hai cùng ra và vào.

Công việc

Công việc thể hiện một lượng thời gian và nguồn lực đáng kể để chuyển từ sự kiện này sang sự kiện khác. Các phần tử công việc trong sơ đồ mạng PERT được biểu diễn bằng các mũi tên chỉ hướng. 

Độ dài cung là thời gian cần thiết để hoàn thành công việc. Một công việc ảo (không thực tế) có độ dài bằng 0.

Thời gian dự trữ

Thời gian dự trữ cho tất cả các công việc là khoảng thời gian mà một công việc có thể bị trì hoãn. Tuy nhiên, ngay cả khi các nhiệm vụ này có thể bị trì hoãn, nó sẽ không ảnh hưởng đến tiến độ chung của dự án.

Đường găng

Trong sơ đồ PERT và đường găng là đường kết nối các công việc quan trọng và dài nhất từ ​​đầu đến cuối của sơ đồ mạng Pert. Khi sự chậm trễ trong việc thực hiện các sự kiện xảy ra  trên con đường quan trọng làm trì hoãn việc hoàn thành dự án.

Cách vẽ sơ đồ PERT trong quản lý dự án

Việc áp dụng biểu đồ PERT trong quản lý dự án giúp người quản lý dễ dàng theo dõi hiệu quả làm việc của các hoạt động. Để vẽ một biểu đồ PERT hoàn chỉnh, bạn cần làm theo 5 bước sau:

Bước 1: Lên danh sách các công việc chính cần phải làm để hoàn thành dự án. 

Mỗi công việc sẽ chia thành một sơ đồ mạng nhỏ riêng và có thể chứa các công việc nhỏ hơn (một mạng lớn có thể gồm nhiều sơ đồ mạng nhỏ nếu dự án rất phức tạp).

Bước 2: Đặt thứ tự các công việc cần thực hiện trên kết hoạch.

Bước 3: Bắt đầu vẽ một sơ đồ thực của các nhiệm vụ từ đầu đến cuối, theo mối quan hệ giữa chúng.

Bước 4: Tính toán thời gian để thực hiện từng công việc.

Tính thời gian sớm (TS) của sự kiện.

Bắt đầu từ sự kiện xuất phát với TS1=0

Các sự kiện tiếp theo, được tính theo thứ tự tăng dần của chỉ số sự kiện.

Nếu chỉ có một công việc: TSJ = TSi + tij

Với nhiều công việc: TSJ = max [(TSi + tij]; (TSh + thj);…]

Tính điểm muộn của sự kiện (TM)

TMn = TSn khi bắt đầu từ sự kiện cuối cùng

Tính sự kiện ngược lại (n - 1), (n - 2),…, j,…., 1.

Nếu có một công việc sau sự kiện đang được xem xét: TMj = TMk – tjk

Nếu có nhiều công việc sau sự kiện được đề cập: TTMj = min [(TMk – tjk); (TMl – tjl]; (TMm – tjm); …]

Bước 5: Xác định đường găng của công việc

Điều kiện cần và đủ để đường găng đi qua là những sự kiện quan trọng và dài nhất.

Xác định các sự kiện quan trọng khi dự trữ bằng 0: Di = TMi – TSi = 0

Theo dõi những đường đi qua sự kiện và tìm đường găng dài nhất.

Những nguyên tắc cần tuân thủ khi lập PERT

Để có thể tạo một sơ đồ mạng Pert hoàn chỉnh, chúng ta cần biết thời hạn và mối quan hệ của công việc. Ngoài ra, đây là một số nguyên tắc cần tuân theo khi lập sơ đồ mạng Pert:

• Sơ đồ mạng chỉ có một điểm bắt đầu và một điểm kết thúc.
• Mỗi công việc được biểu diễn bằng một mũi tên chỉ hướng trên sơ đồ mạng và có độ dài tương ứng với thời gian của dự án.

So sánh giữa sơ đồ Gantt và PERT

Biểu đồ PERT thường được ưa thích hơn biểu đồ Gantt - một công cụ trực quan phổ biến khác cho các quản lý dự án. Vì nó minh họa rõ ràng các nhiệm vụ. 

Mặt khác, biểu đồ PERT có thể khó giải thích hơn, đặc biệt là đối với các dự án lớn. Thông thường, các quản lý dự án sử dụng cả hai kỹ thuật này.

Cả biểu đồ PERT và Gantt đều giúp đơn giản hóa quy trình quản lý dự án thông qua cấu trúc phân chia dự án thành các nhiệm vụ nhỏ hơn và xác định bất kỳ ràng buộc nào, do đó giúp người quản lý tăng hiệu quả và xem toàn bộ dự án. Một điểm tương đồng khác là việc sử dụng cả hai biểu đồ để xác định sự phụ thuộc và cải thiện việc quản lý thời gian.

Trong khi biểu đồ PERT được sử dụng tốt nhất trước khi một dự án bắt đầu lập kế hoạch và ước tính thời gian mỗi nhiệm vụ sẽ mất bao lâu, biểu đồ Gantt được sử dụng tốt nhất khi một dự án đang chạy. 

Trong suốt dự án, các quản lý sử dụng biểu đồ Gantt để lên lịch nhiệm vụ theo ngày và hình dung khối lượng việc đã hoàn thành. Trong biểu đồ Gantt, mỗi nhiệm vụ được biểu thị bằng một thanh dài nối điểm mở của nhiệm vụ với ngày đóng dự án.

Cụ thể, sự khác nhau của 2 sơ đồ này được thể hiện dưới bảng sau:

Tanca hy vọng bài viết trên đây đã giúp bạn trả lời được câu hỏi PERT là gì và cách vẽ biểu đồ quản lý dự án. Nếu bạn vẫn còn thắc mắc và muốn tìm hiểu về các phần mềm quản lý dự án hiệu quả, tiết kiệm thì hãy liên hệ với chúng tôi nhé. Cảm ơn vì bạn đã theo dõi bài viết này.