JD là gì? JD như thế nào để thu hút các ứng viên?

JD là những thông tin đầu tiên ứng viên biết được từ doanh nghiệp. Vì vậy, một chiếc JD có nội dung thu hút có thể giúp nhà tuyển dụng nhanh chóng tiếp cận được với ứng viên phù hợp. Nếu bạn còn đang băn khoăn về một chiếc JD như thế nào có thể thu hút các ứng viên thì hãy theo dõi bài viết sau cùng Tanca nhé!

Job description là bản mô tả công việc đang cần tìm kiếm ứng viên thích hợp

1. JD là gì?

JD (viết tắt từ Job description) là bản mô tả công việc, giúp ứng viên nắm bắt được một số thông tin cơ bản về doanh nghiệp cũng như đối tượng nhà tuyển dụng mong muốn như: vị trí công việc, chức năng, mức lương,... Vì vậy, JD luôn được viết bằng những ngôn từ đơn giản, giúp ứng viên có thể tiếp nhận thông tin một cách nhanh nhất. 

Tuy nhiên, một chiếc JD hay cũng kèm theo nhiều yếu tố, đặc biệt là phần nội dung của JD làm sao để thu hút nhiều ứng viên tiềm năng. Từ đó, nhà tuyển dụng có thể nhận được nhiều hồ sơ phù hợp và hoàn thành tốt công việc của mình. 

Để tìm được ứng viên thích hợp đòi hỏi JD cũng phải có sự lôi cuốn đối với người đọc

2. Lợi ích của JD trong việc tuyển dụng

2.1. Lợi ích của JD với doanh nghiệp

Là cầu nối bắt nhịp giữa doanh nghiệp/nhà tuyển dụng với ứng viên, ngoài chức năng tìm kiếm và lọc ra ứng cử viên tiềm năng, JD mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích khác như:

• Sắp xếp nhân sự hợp lý: Thông qua JD, người quản lý doanh nghiệp sẽ cân đối và sắp xếp nguồn nhân sự hợp lý hơn, tương đương với nhiệm vụ và mục tiêu công việc yêu cầu.
• Cơ sở đào tạo nhân sự: Yếu tố đào tạo nhân sự chưa có kinh nghiệm, có kinh nghiệm 1 năm, hay 2 năm,... cũng cần phải cân nhắc trong việc tìm kiếm ứng viên, để xem xét thời gian đào tạo và khối lượng công việc mà ứng viên phải phụ trách.
• Tiết kiệm thời gian: Bản mô tả công việc càng rõ ràng, càng giúp ứng viên có thể nắm rõ nhiệm vụ của mình với vị trí tương ứng mà doanh nghiệp yêu cầu. Đồng thời doanh nghiệp có thể tiết kiệm một phần thời gian trong việc sàng lọc ứng viên.
• Thể hiện tính chuyên nghiệp: Nội dung của JD được trình bày rõ ràng, chỉn chu giúp khẳng định vị trí và sự chuyên nghiệp của nhà tuyển dụng, cũng là điểm ấn tượng thu hút các ứng viên tiềm năng.

>>> Đọc thêm: Quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả 

Một bản mô tả công việc rành mạch, rõ ràng sẽ khẳng định được tính chuyên nghiệp của nhà tuyển dụng

2.2. Lợi ích của JD với ứng viên

• Tận dụng cơ hội việc làm: Một chiếc JD hấp dẫn chính là cơ hội để ứng viên tìm được việc làm thích hợp cho bản thân.
• Xem xét tổng quan: Thông tin từ JD sẽ giúp ứng viên có cái nhìn tổng quan về một số thông tin của doanh nghiệp, lĩnh vực kinh doanh, vị trí công việc,... 
• Xem xét năng lực bản thân: Từ những thông tin thu thập được, ứng viên có thể xem xét thêm về năng lực của bản thân có thật sự phù hợp với những gì nhà tuyển dụng mong muốn không.
• Thích ứng tốt hơn: Nội dung JD được thể hiện rõ ràng, cụ thể giúp ứng viên có thể tìm hiểu những thông tin liên quan phục vụ cho công việc, từ đó rút ngắn thời gian đào tạo và nâng cao hiệu quả công việc.
• Tránh tình huống lừa đảo: JD cũng là một phép thử cho ứng viên xem xét đây có phải là công ty lừa đảo không. 

Ứng viên có thể xem xét những nội dung trên JD để tìm thấy công việc phù hợp, tránh bị lừa đảo

3. Những nội dung cơ bản trong một bản mô tả công việc

Công việc thiếu nhân lực, hiệu quả vận hành chưa cao nên việc tìm được một ứng viên xuất sắc là điều mà các doanh nghiệp luôn mong muốn. Với nhu cầu tìm kiếm công việc chưa bao giờ hạ nhiệt, thế nhưng không hẳn chiếc JD nào cũng có thể thu hút được các ứng viên tiềm năng. Vậy nhà tuyển dụng cần làm gì để có một bản mô tả công việc thật sự lôi cuốn?

Đầu tiên, nội dung bản mô tả công việc cần có đầy đủ các thông tin tổng quát về công việc, bao gồm: 

• Thông tin khái quát về doanh nghiệp (Tên, địa điểm, số điện thoại, email,...)
• Vị trí đang tuyển dụng nhân sự
• Mục tiêu của công việc là gì?
• Nhiệm vụ, công việc cụ thể sẽ được giao cho nhân sự phụ trách
• Địa điểm/Môi trường làm việc
• Các phương tiện, công cụ hỗ trợ cho ứng viên trong công việc
• Yêu cầu trình độ ứng viên như thế nào? (Giới tính, kinh nghiệm, độ tuổi, trình độ học vấn,...)
• Quyền lợi công việc: Những gì ứng viên sẽ nhận được khi làm việc tại vị trí đó.
• Mức lương, thưởng, phụ cấp, chế độ đãi ngộ,... (dự kiến).
• Phương thức liên lạc với doanh nghiệp: email, số điện thoại, địa chỉ,...

Ví dụ một bản mô tả công việc:

Công ty ABC cần tuyển 3 vị trí nhân sự Content Marketing

• Vị trí tuyển dụng: Nhân viên Content
• Bộ phận: phòng Marketing
• Nhiệm vụ: Sáng tạo nội dung, đăng bài trên các nền tảng như Facebook, Instagram,...; Lập kế hoạch và báo cáo công việc hằng ngày
• Mục tiêu: Phát triển fanpage, tăng tương tác cho các bài viết, chiến dịch đã phụ trách. 
• Yêu cầu: trên 23 tuổi, ưu tiên tốt nghiệp các ngành liên quan như marketing, báo chí,... Có khả năng sáng tạo, thái độ làm việc vui vẻ, hòa đồng.
• Quyền lợi: Được làm việc trong môi trường năng động, thân thiện. Được xem xét tăng lương sau 1 năm làm việc. Team building 1 - 2 lần/năm. Các chế độ khác theo quy định của pháp luật.
• Địa điểm làm việc: Số 01 đường Hà Nội
• Mức lương: 10 - 12 triệu
• Hồ sơ gửi về: abcagency@gmail.com

JD cần đảm bảo đầy đủ các nội dung cần thiết

4. Các bước để viết được một JD

Quy trình chuẩn bị JD cụ thể sẽ giúp bạn dựng một bản mô tả công việc chi tiết, rõ ràng và thu hút, giúp ứng viên nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng. Đồng thời, nhà tuyển dụng có thể thu thập được nhiều hồ sơ tiềm năng và hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.

Bước 1: Lập kế hoạch

Một bản mô tả công việc phù hợp, có thể thu hút sự chú ý của nhiều người cần phải có mục tiêu rõ ràng. Và lập kế hoạch là bước đầu tiên để tạo ra một chiếc JD như vậy. Bước này sẽ giúp bạn xác định rõ mục tiêu, các nhiệm vụ, trách nhiệm của người sẽ thực hiện công việc ngay từ đầu. Bản kế hoạch càng chi tiết và rõ ràng sẽ là bước đệm tốt nhất để nhà tuyển dụng tìm được ứng viên như mong muốn 

Bước 2: Tổng hợp thông tin về công việc

Bạn cần thu thập các thông tin liên quan đến vị trí tuyển dụng, doanh nghiệp để có một chiếc JD rõ ràng nhất có thể. Về nguồn thông tin, bạn có thể tham khảo từ các bảng phân tích công việc, báo cáo hoạt động của nhân viên trước hoặc bộ phận khác,... 

Với các vị trí khác nhau, ở các bộ phận khác nhau sẽ có những yêu cầu riêng và thông tin chuyên môn. Nhà tuyển dụng sẽ có trách nhiệm thu thập những thông tin này. Vì vậy, công việc này cũng đòi hỏi nhà tuyển dụng phải dành thời gian tìm hiểu và tính linh hoạt cao. Như vậy mới có thể xâu chuỗi lại các nội dung và xây dựng một bản JD rõ ràng, phù hợp với doanh nghiệp. 

Viết JD sẽ trở nên dễ dàng nếu bạn làm việc theo một quy trình cụ thể

Bước 3: Lên nội dung bản mô tả công việc

Sau khi nghiên cứu và chọn lọc thông tin, việc lập JD đã có thể đi đến bước phác thảo sơ khai, để nhà tuyển dụng dễ hình dung về bản nội dung hoàn chỉnh về phạm vi công việc.

Ngoài nhân viên hành chính nhân sự, người quản lý vị trí đang cần tuyển cũng có thể phác thảo nội dung này. Thông qua đó, những thông tin về yêu cầu công việc, trách nhiệm, quyền lợi mà ứng viên nhận được sẽ được truyền tải một cách chính xác nhất.

Bước 4: Thảo luận, đánh giá và phê chuẩn

Để thống nhất nội dung cho bản JD, nhân sự hành chính và người quản lý sẽ cần trao đổi với nhau để nhìn nhận, đánh giá công việc dưới góc độ của doanh nghiệp và người lao động.

Đây là bước quyết định quan trọng cho một bản JD hoàn chỉnh, vì vậy nó cần được xem xét cẩn thận, tránh để phần nội dung bị sơ sót, chồng chéo với nhau. Vừa đảm bảo quyền lợi, tính chuyên nghiệp của công ty, vừa giúp JD có thể thu hút các ứng viên tiềm năng.

 Trước khi phê chuẩn, cần xem xét và trao đổi kỹ về bản mô tả công việc

5. Tips để các nhà tuyển dụng viết được một JD thu hút

• Nội dung: Nên đề cập trực tiếp vào vấn đề một cách rõ ràng, cụ thể.
• Ngôn ngữ: Không sử dụng các từ ngữ địa phương, các loại từ có vẻ hoa mỹ hay tâng bốc quá đà, khiến ứng viên khó nắm bắt công việc. 
• Thông tin liên hệ rõ ràng: Số điện thoại, tên website, email…. trên JD cần được viết rõ ràng để ứng viên có thể kết nối với doanh nghiệp.
• Mô tả về môi trường doanh nghiệp: Phần thông tin này thường dễ bị các nhà tuyển dụng bỏ qua, nhưng nó cũng đóng một vai trò cần thiết, giúp cho ứng viên hiểu thêm về môi trường công việc (thân thiện, năng động hay chuyên nghiệp,...) để đưa ra lựa chọn phù hợp cho bản thân.
• Nhấn mạnh phần thông tin quyền lợi: Mức lương, chế độ đãi ngộ, phụ cấp,... là một trong những nội dung được các ứng viên quan tâm nhất. Vì vậy, nếu phần thông tin này được trình bày chi tiết hơn, nổi bật hơn có thể sẽ thu hút một lượng nhân sự thích hợp cho công việc.

Tạm Kết

Ngày nay, JD là một thứ quan trọng liên quan đến lĩnh vực tuyển dụng và việc làm. Không giống như đơn xin việc hoặc sơ yếu lý lịch của ứng viên, JD được coi là "hồ sơ" của nhà tuyển dụng cung cấp cho ứng viên  thông tin chính về công việc. Quá trình tuyển dụng cũng sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian hơn. Một JD chuyên nghiệp, hấp dẫn nhưng súc tích, truyền tải đủ thông tin sẽ giúp nhà tuyển dụng tìm được những nhân sự phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp.