Cách quản lý chuỗi cửa hàng: Mô hình và kinh nghiệm cần biết

Biết cách quản lý chuỗi cửa hàng sẽ giúp các doanh nghiệp bán lẻ hoạt động hiệu quả, tạo chỗ đứng vững chắc trên thị trường đầy tính cạnh tranh như hiện nay. Tuy nhiên, để làm được điều này khá khó khăn.

Các nhà quản lý cần có kiến thức kinh doanh, định hình tầm nhìn, quản lý vòng quay vốn và quy trình quản lý chuỗi. Từ đó giúp xây dựng và nâng cao giá trị thương hiệu, gia tăng lợi nhuận. Theo dõi bài viết dưới đây của Tanca để tìm hiểu cách vận hành mô hình quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ.

Thực trạng kinh doanh chuỗi cửa hàng bán lẻ tại Việt Nam

Thị trường bán lẻ tại Việt Nam được xem là một trong những thị trường sôi động nhất thế khu vực. Quy mô dân số lớn, cơ cấu dân số trẻ chiếm tỷ lệ cao đã góp phần thúc đẩy mạnh mẽ ngành bán lẻ tại Việt Nam. Theo thống kê mới nhất của Vietnam Report , Việt Nam có tốc độ tăng trưởng kép (CAGR) trên 10%.

Chính vì lẽ đó, thị trường bán lẻ Việt Nam ngày càng cạnh tranh gay gắt do sự gia tăng của các thương hiệu gia nhập thị trường. Từ đó mở ra những cơ hội tiềm năng to lớn cho ngành bán lẻ Việt Nam trên con đường phát triển.

Một nhánh khác của chuỗi cửa hàng bán lẻ là trung tâm thương mại cũng đang ghi nhận mức tăng trưởng vô cùng khả quan với mức tăng trưởng 11%. Trong đó, có thể thấy Vingroup cũng đang chiếm ưu thế trong lĩnh vực này với số lượng chuỗi TTTM Vincom nhiều hơn các TTTM khác.

Tuy nhiên, hiện tại ngành bán lẻ phần nào bị tác động bởi Covid 19. Theo báo cáo, khoảng 42% doanh nghiệp bán lẻ bị ảnh hưởng nặng nề do đại dịch.

Thế nhưng, dù gặp nhiều khó khăn nhưng về dài hạn, thị trường bán lẻ Việt Nam vẫn được giới chuyên môn đánh giá cao về triển vọng phát triển/ Đặc biệt là việc thúc đẩy xu hướng bán hàng đa kênh.

Xem thêm: 8 bí kíp quản lý chi phí kinh doanh hiệu quả

Tìm hiểu về mô hình quản lý một chuỗi cửa hàng

Các thương hiệu muốn hoạt động tốt cần xây dựng một mô hình quản lý chuỗi cửa hàng hoàn chỉnh. Có thể thấy, trong một chuỗi các chi nhánh bán lẻ khác nhau, luôn có một cửa hàng chính là văn phòng trung tâm - nơi tập trung các bộ phận chính của toàn công ty.

Nơi đây sẽ là nơi làm việc của các giám đốc, bộ phận quản lý trực tiếp và kiểm soát cả một hệ thống các chuỗi bán lẻ khác nhau. Nếu việc quản lý cửa hàng được thực hiện thông qua công nghệ thì máy chủ của toàn hệ thống sẽ được đặt tại văn phòng trung tâm này.

Tất cả các hồ sơ bán hàng, thất thoát hay nhân viên sẽ được cửa hàng bán lẻ thu thập và gửi về hệ thống máy chủ để xử lý. Với cách tổ chức, sắp xếp hợp lý, công việc giám sát cũng như theo dõi, điều hành sẽ thuận lợi hơn. Việc kiểm soát các chỉ số cũng sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn.

Liên kết với văn phòng trung tâm sẽ là các cửa hàng bán lẻ lớn nhỏ khác nhau. Ở những cửa hàng này sẽ có ít phòng ban hơn. Nhưng luôn đảm bảo một số lượng nhân viên nhất định cho việc bán hàng như thu ngân, quản lý, bán buôn,… được phân phối đến các cửa hàng này với mục đích dễ dàng tiếp cận với nhiều khách hàng hơn.

Tóm lại, với việc sở hữu chuỗi cửa hàng bán lẻ, việc phân bổ nguồn lực. Cũng như tạo mạng lưới liên kết cho việc quản lý bán hàng rất cần thiết. Không chỉ giúp công việc quản lý bán hàng diễn ra suôn sẻ, có mạng lưới bán hàng hiệu quả sẽ tạo ra nhiều cơ hội phát triển cho cửa hàng.

Xem thêm: Quy trình kiểm soát xuất kho hiệu quả

Cách quản lý chuỗi cửa hàng hiệu quả

Làm thế nào để các doanh nghiệp lớn như Circle K, 7eleven,....luôn giữ được nguồn doanh thu ổn định và có chỗ đứng vững chắc trên thị trường? Có một số chiến lược quản lý họ cần phải tuân thủ, cụ thể như sau:

Quản lý tài chính

Quản lý tài chính là yếu tố không thể thiếu cho dù mô hình kinh doanh của bạn là doanh nghiệp nhỏ hay lớn. Đơn giản chỉ cần quản lý yếu tố tài chính cho từng cửa hàng mà không có sự quản lý phù hợp đã khó chứ chưa nói đến một chuỗi cửa hàng bán lẻ.

Về bản chất, tài chính bao gồm tất cả các yếu tố như tiền tệ, nguyên liệu, vật liệu, tài sản phát sinh tại thời điểm hình thành vốn. Hoặc các khoản thu chi trong quá trình hoạt động. Để quản lý tài chính tốt, bạn cần thực hiện tốt các vấn đề như:

• Bạn nên góp vốn hay vay? Khi nào mới nhận lại được khoản đầu tư ban đầu?
• Tổng doanh thu của các cửa hàng là bao nhiêu?
• Các dòng tiền và chi phí bán, nhập khẩu và duy trì chu kỳ sản phẩm là gì?
• Lợi nhuận trước thuế, sau thuế như thế nào? So sánh chỉ số các chi nhánh…
• Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng nào?

Quản lý tài chính tốt giúp các nhà bán lẻ chủ động hơn trong các quyết định kinh doanh để từ đó đưa ra những chiến lược hợp lý. Bên cạnh đó, doanh nghiệp sẽ có thể đánh giá kịp thời hoạt động của mình, kiểm soát chi phí tốt hơn.

Quản lý chất lượng sản phẩm, nguồn nguyên vật liệu

Một trong những yếu tố tạo nên thành công nằm ở chất lượng của sản phẩm. Kiểm soát chất lượng kém sẽ dẫn đến những thất thoát không đáng có. 

Khi mở rộng mô hình kinh doanh thành chuỗi bán lẻ, khâu quản lý hàng hóa ngày càng đòi hỏi sự chặt chẽ và chuyên nghiệp hơn. Bởi vì số lượng, chủng loại, sự luân chuyển hàng hóa giữa các chi nhánh ngày càng phức tạp.

Bên cạnh đó, một trong những yếu tố khiến nhiều chuỗi bán lẻ thất bại là do chưa có nguồn hàng ổn định về chất lượng và giá cả. Quản lý nguyên vật liệu cũng là một nhiệm vụ vô cùng khó khăn đối với các doanh nghiệp sở hữu chuỗi bán lẻ.

Quản lý không đúng cách sẽ dẫn đến thất thoát trong bán hàng, chẳng hạn như thiếu hoặc thừa nguyên liệu. Ngoài ra, việc quản lý nguyên vật liệu, hàng hóa cũng vô cùng cần thiết cho quá trình nhập kho, bốc dỡ và vận chuyển sản phẩm từ nơi này đến nơi khác.

Quản lý nhân sự

Yếu tố con người đóng vai trò quyết định sự sống còn của doanh nghiệp. Một trong những thách thức lớn đối với việc tuyển dụng nhân sự cho các mô hình chuỗi bán lẻ là tỷ lệ doanh thu cao.

trong đó, 28% nhà tuyển dụng cho rằng ứng viên không cam kết làm việc lâu dài và khoảng 49% ứng viên dao động khi có lời đề nghị hoặc lời mời từ đối thủ. Hơn nữa, khoảng cách giữa các cửa hàng khiến người quản lý không thể theo dõi sát sao tất cả nhân viên trên toàn hệ thống cửa hàng.

Vì vậy, nhiều cửa hàng gặp phải tình trạng nhân viên làm ăn gian dối, gây thiệt hại lớn cho doanh nghiệp. Tanca đề xuất một số giải pháp nhằm quản lý nguồn nhân lực hiệu quả gồm:

• Đặt ra các tiêu chí nhất định khi tuyển dụng nhân sự.
• Cách thức chấm công, tính lương, chia ca hợp lý và hiệu quả.
• Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cũng như đạo đức nghề nghiệp.
• Đưa ra các chế độ lương, thưởng, đãi ngộ tốt để khuyến khích nhân viên làm việc với năng suất tốt hơn.

Áp dụng phần mềm tiên tiến để nâng cao khả năng quản lý. Hãy tham khảo thêm các tính năng của phần mềm quản lý nhân sự của Tanca. Với các tính năng nổi bật như chấm công trực tuyến, hệ thống tính lương tự động, quản lý nghỉ phép và phân chia ca làm linh hoạt…

Quản lý khách hàng

Trong kinh doanh bán lẻ, một thực trạng của nhiều cửa hàng hiện nay là chưa quan tâm đến việc quản lý dữ liệu khách hàng và các chương trình chăm sóc, tri ân khách hàng…

Điều này một phần xuất phát từ việc các nhà bán lẻ chưa biết cách thu thập và quản lý dữ liệu khách hàng một cách nhanh chóng và dễ dàng. Đặc biệt là khi bạn phải quản lý chuỗi cửa hàng với lượng khách hàng cực kỳ lớn.

Tận dụng sự phát triển của công nghệ để tối ưu hóa việc lưu trữ thông tin khách hàng thông qua nhiều nền tảng khác nhau. Từ đó, xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng, thúc đẩy họ mua hàng nhiều hơn tại cửa hàng của bạn.

Tạo sự kết nối giữa các cửa hàng trong chuỗi bán lẻ cũng là một điểm cộng - khiến khách hàng cảm thấy được chăm sóc và hưởng những lợi ích nhất định. Xây dựng chính sách khách hàng thân thiết để giúp khuyến khích khách hàng mua sắm nhiều hơn cũng là một ý kiến ​​rất hợp lý.

Quản lý công nghệ

Với sự phát triển của công nghệ, các cửa hàng hiện nay đang dần ưa chuộng sử dụng các phần mềm hỗ trợ cho việc quản lý chuỗi cửa hàng của mình. Tuy nhiên, một vấn đề mà họ luôn băn khoăn đó là sử dụng phần mềm quản lý nào sẽ hiệu quả nhất.

Để lựa chọn cho mình một phần mềm, các cửa hàng sẽ quan tâm đến các tính năng như:

• Thu ngân
• Quản lý xuất nhập khẩu
• Quản lý bán hàng online trên các sàn thương mại điện tử
• Quản lý tiền mặt, thu chi
• Theo dõi tình hình kinh doanh của cửa hàng và lập các báo cáo, thống kê
• Quản lý đơn vị giao nhận
• Quản lý đơn đặt hàng và khuyến mãi

Tanca được biết đến là một trong những nền tảng hỗ trợ doanh nghiệp rất tốt trong quá trình chuyển đổi số. Chúng tôi cung cấp một hệ thống quản lý hoàn chỉnh cho toàn bộ quy trình làm việc.

Với phần mềm quản lý Tanca, doanh nghiệp có thể tối ưu thời gian và chi phí, lưu trữ dữ liệu trên hệ thống dữ liệu lớn. Đồng thời giúp quá trình quản lý bán hàng trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Xem thêm: Kinh nghiệm kinh doanh nhà hàng

6 yếu tố giúp vận hành mô hình chuỗi cửa hàng thành công

Tiêu chuẩn hóa các quy trình vận hành

Mặc dù bạn đang ở vị trí quản lý, bạn cần đảm bảo rằng tất cả các cửa hàng đang hoạt động trơn tru. Tuy nhiên, trên thực tế, bạn không thể nào “để mắt” đến tất cả các cửa hàng cùng một lúc, nhất là khi chúng ở các địa điểm khác nhau.

Vì vậy, việc chuẩn hóa quy trình vận hành là việc cấp thiết cần làm ngay sau khi mở chuỗi bán lẻ. Quy trình này phải thống nhất ở tất cả các cửa hàng từ giờ làm việc, quy trình phục vụ khách hàng, chính sách chiết khấu, chính sách đổi trả….nhằm đồng nhất trải nghiệm khách hàng.

Chính sách tuyển dụng nhân sự tối ưu

Bạn cần chú trọng tuyển dụng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, đáng tin cậy vì đây là những người sẽ quản lý và vận hành cửa hàng bán lẻ cho bạn. Sau khi tuyển dụng, các doanh nghiệp cần tổ chức các đợt đào tạo hàng năm để nâng cao năng lực chuyên môn cho nhân viên.

Các nhà quản lý cần truyền đạt sứ mệnh và tầm nhìn của doanh nghiệp cho nhân viên để họ hiểu được những kỳ vọng trong công việc. Bên cạnh đó, để thúc đẩy tinh thần và hiệu quả công việc.

Người quản lý nên quan tâm đến sức khỏe và tinh thần của nhân viên. Nhận lương và phụ cấp đúng lúc, kịp thời là yếu tố giúp nhân viên cảm thấy thoải mái và gắn bó hơn. Bạn có thể tìm hiểu thêm về hệ thống tính lương tự động của Tanca.

Tăng cường kết nối giữa các chi nhánh bán hàng

Chìa khóa để kinh doanh bán lẻ thành công là sự liên kết chặt chẽ giữa các cửa hàng. Việc kết nối giúp những người quản lý trực tiếp tại các điểm bán hàng khác nhau học hỏi, trao đổi kinh nghiệm để đưa ra giải pháp sát thực nhất.

Phần mềm quản lý công việc Tanca - phần mềm ứng dụng công nghệ tiên tiến cho phép các chi nhánh cùng làm việc trên một không gian. Có thể trực tiếp trao đổi công việc và giúp đỡ nhau ngay trên phần mềm.

Lưu trữ, đồng nhất dữ liệu trên cùng một nền tảng

Hiện nay, việc lưu trữ thông tin khách hàng riêng lẻ là rất nguy hiểm vì những thông tin này có thể bị đánh cắp bất cứ lúc nào. Mỗi nhóm bán hàng tại một điểm bán hàng phải gửi các báo cáo thủ công hàng tuần và hàng tháng cho người quản trị.

Điều này gây mất thời gian và gián đoạn công việc cho các nhà quản lý cấp dưới cũng như giảm hiệu quả quản lý tại điểm bán hàng khi vắng mặt họ. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc tìm kiếm dữ liệu khách hàng do tệp khách hàng quá lớn.

Cách đơn giản và hiệu quả nhất mà bạn có thể áp dụng là sử dụng phần mềm quản lý dữ liệu. Khi số hóa dữ liệu, các nhà quản lý sẽ dễ dàng hơn trong việc quản lý và tìm kiếm. Sử dụng phần mềm quản lý giúp hạn chế sai sót hay làm mất thông tin khách hàng.

Tự động hóa quản lý hàng tồn kho

Sở hữu nhiều cửa hàng ở các địa điểm khác nhau cũng giống như việc doanh nghiệp phân chia cổ phần và vốn của mình ở các địa điểm khác nhau. Quản lý hàng tồn kho trên cùng một nền tảng là cách hiệu quả nhất để bảo vệ vốn cũng như cổ phần của bạn ở các chi nhánh khác nhau.

Một phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả sẽ giúp bạn biết chính xác số lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp mình tại thời điểm thực. Qua đó, doanh nghiệp dễ dàng phân phối và điều tiết nguồn hàng đến các chi nhánh hợp lý, hạn chế tình trạng thiếu hàng cung cấp cho khách hàng.

Bằng cách quản lý hàng tồn kho trên hệ thống phần mềm, quản lý các chi nhánh khác nhau có thể đề xuất điều phối nguồn hàng từ cửa hàng này qua cửa hàng khác đáp ưng nhu cầu tại điểm bán.

Thường xuyên đánh giá hiệu quả hoạt động của cửa hàng bán lẻ

Sử dụng công nghệ trong quản lý là yếu tố không thể thiếu giúp tiết kiệm thời gian và chi phí của doanh nghiệp. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là nhà quản trị không cần phải trực tiếp đến từng cửa hàng của mình.

Bạn cần theo dõi hệ thống cửa hàng một cách thường xuyên, từ đó đánh giá hiệu quả quản lý của từng quản lý cấp dưới và nhân viên trong cửa hàng.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi feedback của khách hàng thông qua các  trang mạng xã hội, kênh thương mại điện tử, website….Nhằm điều chỉnh, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ chăm sóc khách hàng.

Cạnh tranh kinh doanh là điều mà các doanh nghiệp bán lẻ sẽ gặp phải trên thương trường. Vì vậy, doanh nghiệp cần biết cách quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ hiệu quả. Bằng cách xây dựng quy trình bán hàng chuyên nghiệp thông qua các phần mềm quản lý. Tanca sẽ là giải pháp cho doanh nghiệp của bạn, tham khảo thêm các tính năng tại đây.