9+ Phương pháp quản lý dự án hiệu quả và cách xây dựng

Phương pháp quản lý dự án là gì? Nên chọn phần mềm quản lý project nào? Trong bài viết này, Tanca sẽ giúp bạn đưa ra những ưu, nhược điểm của các phần mềm quản lý kế hoạch: Waterfall, Agile, Scrum, six sigma,...nhằm giúp bạn đưa ra lựa chọn dễ dàng hơn. Cùng theo dõi nhé.

Phương pháp quản lý dự án là gì?

Số lượng và độ phức tạp của các dự án do các tổ chức thực hiện đang gia tăng trên toàn cầu. Trong báo cáo khoảng cách nhân tài và tăng trưởng việc làm năm 2017, Viện Quản lý Dự án (PMI) dự đoán rằng các nhà tuyển dụng sẽ cần bổ sung xấp xỉ 2,2 triệu vai trò định hướng cho dự án mới mỗi năm đến năm 2027.

Quản lý dự án là tập hợp mọi hành động nhằm quản lý mọi khía cạnh của một dự án từ khi bắt đầu đến lúc kết thúc. Bao gồm việc lập kế hoạch, điều phối, giám sát và đánh giá.

Trong tương lai, với nhiều dự án hơn để quản lý và đa phần các dự án này sẽ ngày càng phức tạp hơn. Các nhà quản lý dự án đang ngày càng chuyển sang phương pháp dùng các công cụ để quản lý và tối đa hóa hiệu quả quy trình làm việc.

Xem thêm: Chứng chỉ PMP là gì?

Các phương pháp quản lý dự án truyền thống hiệu quả

Một số phương pháp quản lý nổi tiếng nhất đã được phát triển cho các ngành như sản xuất hoặc kỹ thuật, những ngành sản xuất các sản phẩm vật chất như tòa nhà, ô tô hoặc máy tính. Chúng bao gồm:

Phương pháp quản lý dự án xây dựng bằng mô hình Waterfall

Waterfall có lẽ là phần mềm quản lý dự án tốt nhất để lập, giúp lập kế hoạch cho một dự án. Đây là phương pháp tiếp cận dự án theo tuần tự đơn giản.

Mỗi giai đoạn của dự án phải được hoàn thành trước khi bắt đầu giai đoạn kế tiếp, dần dần sẽ giúp dự án đạt được mục tiêu cuối cùng. Mô hình Waterfall này có thể dễ dàng sao chép lại để sử dụng trong tương lai.

Phương pháp quản lý dự án Critical path method (Phương pháp con đường quan trọng)

Phương pháp Critical path method hay còn gọi là phương pháp con đường quan trọng. Khá giống với phương pháp Waterfall, phương pháp này là giúp tiếp cận dự án theo tuần tự, cho phép các nhà quản lý dự án ưu tiên nguồn lực, chú trọng và đầu tư nhiều hơn vào công việc quan trọng nhất.

Đặc biệt, Critical path method còn cho phép người dùng lên lịch các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp hơn có thể thời gian làm việc được tối ưu nhất.

Phương pháp quản lý dự án theo chuỗi quan trọng CCPM

Tên  tiếng Anh của phương pháp luận này là  Critical chain project management. Nó giúp tập trung vào các nguồn lực cần thiết cho mỗi nhiệm vụ trong dự án.

Sử dụng cách tiếp cận CCPM, người quản lý dự án xác định và phân bổ nguồn lực cho các nhiệm vụ quan trọng nhất, có mức độ ưu tiên cao - chuỗi quan trọng - và xây dựng các móc thời gian cụ thể cho các nhiệm vụ để đảm bảo đáp ứng các thời hạn chính của dự án.

Xem thêm: 9 mô hình chiến lược và kế hoạch phổ biến nhất

Các phương pháp quản lý hiện đại hiệu quả nhất

Phương pháp quản lý dự án xây dựng Agile

Phương pháp quản lý tiến độ kế hoạch linh hoạt Agile phát triển dựa trên sự không hài lòng ngày càng tăng với cách tiếp cận tuyến tính của các phần mềm quản lý kế hoạch truyền thống.

Agile quản lý theo nguyên tắc các phân đoạn vòng lặp và tăng trưởng. Vì tính linh hoạt nên được ứng dụng rất phổ biến trong quy trình phát triển phần mềm.

Các nguyên tắc chính của phương pháp quản lý dự án linh hoạt Agile là:

• Sự hợp tác.
• Nhanh chóng.
• Sẵn sàng cho sự thay đổi theo hướng dữ liệu.

Do đó, phương pháp Agile thường liên quan đến các giai đoạn ngắn của công việc với việc kiểm tra thường xuyên, đánh giá lại và thích ứng xuyên suốt.

Trong phương pháp Agile, tất cả công việc cần thực hiện được thêm vào một công việc tồn đọng mà các nhóm có thể thực hiện trong từng giai đoạn hoặc chu kỳ. Với các nhà quản lý dự án hoặc chủ sở hữu sản phẩm, sẽ ưu tiên công việc tồn đọng để biết phải tập trung vào việc gì trước.

Hãy áp dụng phương pháp quản lý này nếu như:

• Dự án của doanh nghiệp bạn có thể thay đổi.
• Ngay từ đầu, bạn không chắc giải pháp sẽ ra sao.
• Bạn cần phải làm việc nhanh chóng, quan trọng hơn là bạn muốn đẩy nhanh tiến độ hơn là kết quả hoàn hảo.
• Có sự tham gia của của bên liên quan hoặc khách hàng vào quá trình nếu bạn muốn.

Phương pháp quản lý tiến độ này không dành cho bạn nếu:

• Bạn cần nhiều tài liệu tham khảo (ví dụ: nếu bạn sẽ đưa những người mới vào tham gia trong dự án).
• Bạn cần một sản phẩm có thể dự đoán được và phải rõ ràng ngay từ đầu.
• Dự án của bạn không có khả năng thay đổi trong suốt quá trình của nó.
• Bạn không có những người năng động.
• Bạn có thời hạn nghiêm ngặt hoặc thời hạn giao hàng mà bạn cần phải luôn cập nhật.

Phương pháp quản lý dự án sản xuất tinh gọn LEAN

Trong các phong cách quản lý dự án thì lean là phần mềm được nhắc đến khá nhiều. Lean là một phương pháp kiểm soát kế hoạch bắt nguồn từ sản xuất.

Lean giúp người dùng áp dụng các nguyên tắc tinh gọn vào các phương pháp kiểm soát xây dựng kế hoạch, nhằm tối đa hóa giá trị và giảm thiểu lãng phí.

Quản lý dự án ban đầu đề cập đến việc giảm lãng phí vật chất trong quá trình sản xuất, thì bây giờ nó đề cập đến các lãng phí trong quá trình quản lý dự án. Chúng được gọi là 3M: muda, muri và mura.

• Muda (lãng phí)  tài nguyên bị tiêu tốn mà không tạo ra thêm giá trị nào cho khách hàng.
• Mura (không đồng đều) xảy ra khi bạn sản xuất quá mức ở một lĩnh vực khiến tất cả các lĩnh vực khác bị ảnh hưởng, khiến bạn có quá nhiều hàng tồn kho. Hoặc quy trình không hiệu quả cũng sẽ gây ra lãng phí.
• Muri (quá tải) xảy ra khi có quá nhiều sức ép đối với các dự án như thiết bị và con người. Điều này thường có thể dẫn đến sự cố - ở cả máy móc và con người. Sử dụng các nguyên tắc của Lean, người quản lý dự án có thể giảm thiểu các loại lãng phí để tạo ra quy trình làm việc hiệu quả hơn.

Hãy thử phương pháp này nếu:

• Bạn đang tìm kiếm một bộ nguyên tắc sẽ giúp bạn cắt giảm dư thừa và tối ưu hóa quy trình của mình.
• Bạn luôn cố gắng cải thiện và gia tăng giá trị cho khách hàng.
• Bạn muốn giảm chi phí.

Phương pháp quản lý này sẽ không dành cho doanh nghiệp của bạn nếu:

• Bạn không gặp phải các vấn đề về nguồn cung cấp (ví dụ: bạn không có đủ hàng tồn kho trong kho) hoặc mất chỗ cho nỗi (ví dụ: trong trường hợp thiết bị thiết yếu bị hỏng).
• Doanh nghiệp không có ngân sách để đầu tư vào (trong khi mục đích của quản lý dự án tinh gọn nhằm giảm chi phí tổng thể, thì việc thực hiện phương án này có thể tốn kém).

Phương pháp thực hiện dự án Kanban

Phương pháp quản lý kế hoạch Kanban thường được trình bày dưới dạng bảng để bạn có thể nhìn thấy từng nhiệm vụ cụ thể trong quy trình làm việc rõ ràng hơn. Bảng Kanban sẽ được chia thành nhiều cột để thể hiện từng giai đoạn của dự án. Bạn có thể tùy chỉnh các cột này theo ý thích của mình hoặc dành riêng cho dự án đang thực hiện.

Ưu điểm

Phương pháp Kanban có những ưu điểm cụ thể sau:

• Công bằng cho tất cả: công việc của mọi người được trình bày trên bảng, thể hiện sự minh bạch trong công việc.
• Giảm chi phí và lãng phí: Kanban quản lý hàng tồn kho bằng hệ thống có sẵn giúp công ty tiết kiệm nhiều chi phí thuê ngoài.
• Giải quyết tắc nghẽn quy trình làm việc: Khi bạn xây dựng kế hoạch dự án, bạn sẽ thấy một số cột có quá nhiều nhiệm vụ. Kaban sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách hợp lý.
• Hệ thống dễ hiểu và dễ sử dụng: Kanban có thể được sử dụng trong bất kỳ ngành hoặc nhóm nào.
• Hệ thống phản hồi nhanh chóng: Kanban giúp bạn đáp ứng nhu cầu luôn thay đổi của khách hàng. Phương pháp quản lý này cho phép bạn nhanh chóng thay đổi các ưu tiên, tổ chức lại hoặc chuyển đổi các hoạt động trọng tâm.
• Tập trung vào các nhiệm vụ thực tế: Các nhóm sẽ chuyên môn hóa các nhiệm vụ và làm việc cùng nhau để loại bỏ tính đa nhiệm.

Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm, phương pháp Kanban cũng có một số nhược điểm như:

• Kanban có thể hoàn thành những nhiệm vụ nhỏ, nhưng mục tiêu cuối cùng chưa chắc đã hoàn thành.
• Bảng Kanban chỉ cập nhật tình trạng công việc nên không thể biết cụ thể thời gian hoàn thành công việc.
• Bảng phải được cập nhật liên tục để nhân viên có thể nhận được thông tin chính xác.
• Kanban sẽ khó áp dụng nếu có quá nhiều nhiệm vụ liên quan trong cùng một hệ thống. Điều này sẽ gây khó khăn cho người quản lý trong việc theo dõi các nhiệm vụ.
• Nếu công việc được thực hiện không hiệu quả, việc làm lại sẽ tốn nhiều thời gian và nguồn lực hơn để hoàn thành.

Kanban phù hợp với project nào?

Phương pháp Kanban hiện đang được áp dụng rộng rãi trong nhiều ngành công nghiệp vì mô hình đơn giản để cải tiến liên tục. Ngoài ra, Kanban rất thích hợp để áp dụng cho các dự án có mức độ ưu tiên cao. Một số dấu hiệu cho thấy dự án của bạn phù hợp để áp dụng Kanban vào quy trình quản lý là:

• Dự án cần một hệ thống linh hoạt để chỉnh sửa các bài báo trong quá trình thực hiện.
• Quy trình làm việc sẽ được liên tục nhấn mạnh trong dự án.
• Dự án không bị áp lực về thời gian.
• Quy trình làm việc cần được cải thiện liên tục.
• Nhóm của bạn có thể báo cáo kết quả bất kỳ lúc nào.
• Nhóm của bạn muốn cải thiện các quy trình hiện có.
• Hệ thống rất dễ áp ​​dụng Kanban.
• Dự án lấy làm ưu tiên để đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng.
• Công việc của doanh nghiệp bị đình trệ, phải có một phương pháp hoạt động hiệu quả hơn.

Phương pháp luận quản lý dự án nước rút Agile Scrum Master

Scrum là giải pháp và phương pháp luận quản lý dự án nhanh nhẹn. Bạn có thể nghĩ về nó giống như một khuôn khổ hơn là một phương pháp hiệu quả.

Với Scrum, công việc sẽ được chia thành những chu kỳ ngắn hạn được gọi là “nước rút”, nó thường kéo dài tầm khoảng 1 - 2 tuần. 

Các nhóm nhỏ được dẫn dắt bởi một Scrum Master (người không giống như người quản lý dự án) trong suốt thời gian của sprint, sau đó họ đánh giá kết quả hoạt động của mình trong một “cuộc hồi tưởng về sprint” và thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào trước khi bắt đầu sprint tiếp theo.

Hãy áp dụng nếu:

• Doanh nghiệp đang phấn đấu nhằm cải tiến liên tục.
• Scrum có thể không dành cho bạn nếu:
• Bạn không có cam kết đầy đủ từ nhóm cần thiết để làm cho nó hoạt động.

Phương pháp quản lý chất lượng dự án xây dựng Six Sigma

Phương pháp định lượng trong quản lý kinh doanh và dự án xây dựng Six Sigma là một phương pháp cải tiến quy trình kinh doanh và quản lý chất lượng sản phẩm.

Hệ thống phương pháp luận này tập trung vào việc cải tiến quy trình làm việc nhằm ngăn ngừa sai sót, tạo sự ổn định trong quá trình sản xuất và hoạt động kinh doanh của công ty. 

Ngoài ra, phương pháp kiểm soát này còn mang đến một tâm lý mới trong quá trình sửa chữa những sai sót phát sinh.

Ưu điểm

Six Sigma có nhiều ưu điểm như:

• Giảm thiểu và loại bỏ lãng phí: Lãng phí sẽ được xác định và loại bỏ, mang lại giá trị và lợi ích cho công ty.
• Giảm thiểu sai sót và chi phí sửa chữa: Việc áp dụng Six Sigma sẽ giúp các công ty tối ưu hóa chi phí để nâng cao quy trình và chất lượng sản phẩm của dự án.
• Xây dựng hệ thống quản lý ổn định: Để giảm thiểu sai sót trong quá trình sản xuất, các công ty cần xây dựng một hệ thống quản lý hoàn thiện và ổn định hơn.
• Giảm thiểu sai sót và phụ thuộc vào con người: Six Sigma giúp các công ty giảm chi phí lao động và giảm bớt hoặc loại bỏ sự phụ thuộc của dự án vào những nhân viên có tay nghề cao.
• Xây dựng và phát triển nguồn nhân lực: Nguồn nhân lực có kiến ​​thức tốt là cơ sở để công ty đạt được nhiều mục tiêu hơn trong tương lai.
• Tăng sự hài lòng của khách hàng: Sản phẩm cuối cùng có chất lượng cao làm tăng sự hài lòng của khách hàng. Nhờ đó, thị phần của công ty sẽ tăng lên đáng kể.

Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm trên, phương pháp kiểm soát Six Sigma vẫn tồn tại những nhược điểm chưa thể khắc phục được như:

•  Six Sigma chỉ tập trung vào việc nâng cao chất lượng sản phẩm. Vì vậy, các công ty cần đầu tư nhiều hơn vào máy móc thiết bị để cải tiến sản phẩm tốt nhất. Khoản đầu tư này có thể tốn rất nhiều chi phí kinh doanh.
• Phương pháp này không phù hợp với các lĩnh vực lợi nhuận thấp vì Six Sigma mất nhiều thời gian và chi phí để thực hiện.
• Nguyên tắc của Six Sigma là hoạt động theo quy trình nên phương pháp này hạn chế tối đa sự đổi mới, sáng tạo trong quá trình làm việc.
• Six Sigma đòi hỏi nguồn nhân lực có tay nghề cao.
• Việc áp dụng các lý thuyết vào thực tế của Six Sigma gặp rất nhiều rào cản về thời gian.

Six Sigma phù hợp với kế hoạch nào?

Hiện nay, phương pháp Six Sigma đã trở nên phổ biến đối với các công ty cần một giải pháp kết hợp giữa cải tiến chất lượng và đơn giản hóa quy trình quản lý. Các đặc điểm để chứng minh rằng dự án của bạn phù hợp với phương pháp xây dựng kế hoạch Six Sigma là:

• Dự án là cơ bản và thống nhất, nó không thay đổi nhiều trong quy trình làm việc.
• Dự án tập trung vào quy trình.
• Dự án đang gặp khó khăn trong quá trình sản xuất hoặc thương mại do chi phí đầu vào cao, cần cơ cấu lại hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Dự án sẵn sàng đầu tư thời gian và tiền bạc để sửa chữa những sai sót trong quy trình, đầu tư máy móc thiết bị, đảm bảo cho dự án hoạt động lâu dài.
• Nguồn nhân lực dự án có đầy đủ chuyên môn cao.

Phương pháp luận PRINCE2

PRINCE2 (PRojects IN Kiểm soát Môi trường) là một phương pháp và chứng chỉ quản lý dự án nhằm mục đích trang bị cho các nhà quản lý dự án kiến ​​thức về các quy trình và thực tiễn tốt nhất.

Không giống như chứng chỉ PMP, chứng chỉ này không yêu cầu một số điều kiện tiên quyết, khiến nó trở thành một lựa chọn tốt cho các nhà quản lý dự án muốn có được cả nền tảng phương pháp luận và trình độ chuyên môn.

Cũng không giống như PMP, bản thân PRINCE2 là một phương pháp luận. Nó được hướng dẫn bởi bảy nguyên tắc, từ đó chỉ ra bảy quy trình mà người quản lý dự án cần sử dụng trong mỗi dự án khi sử dụng PRINCE2.

Hãy thử phương pháp này nếu:

• Bạn đang tìm kiếm một chứng nhận để mang lại lợi thế cho bạn.
• Bạn sống và làm việc ở nơi có PRINCE2 là chứng chỉ quản lý dự án tiêu chuẩn (chẳng hạn như Vương quốc Anh).

Phương pháp quản lý này sẽ không dành cho bạn nếu:

• Bạn không muốn cam kết đạt được chứng nhận đầy đủ.
• Quy trình bảy bước không liên quan đến các dự án của bạn.
• Bạn thấy mình đã điều chỉnh (hoặc hoàn toàn bỏ qua) các giai đoạn của quy trình đến mức nó trở thành PINO - “CHỈ NHÂN danh”.

Ngoài ra, còn một số phương pháp kiểm soát dự án xây dựng tốt, được nhiều doanh nghiệp sử dụng như phương pháp quản lý rủi ro trong dự án Risk management, Tanca,...

So sánh các phương pháp quản lý chi phí dự án

Bạn có thể so sánh ưu nhược điểm của các phương pháp kiểm soát dự án để lựa chọn phương pháp phù hợp nhất. Theo Tanca, quản lý rủi ro là phương pháp quản lý tốt nhất vì nó có thể được áp dụng trong hầu hết các dự án.

Tuy nhiên, bạn nên đánh giá lại ngân sách kinh doanh và tình hình nhân sự để chọn một phương pháp quản lý phù hợp nhất với bạn.

Cách chọn các mô hình quản lý dự án thích hợp

Quản lý dự án PMI cần cho doanh nghiệp nào? Để chọn phần mềm quản trị dự án phù hợp cho doanh nghiệp của bạn, hãy làm theo 5 bước sau:

Bước 1: Xem xét mức độ phức tạp của những yếu tố liên quan

Bạn cần liệt kê và đánh dấu các yếu tố của dự án, khách hàng, nguồn lực, thời gian, công cụ và con người theo mức độ đơn giản hay phức tạp.

Bước 2: Xem xét tính linh hoạt của môi trường làm việc

Agile sẽ phù hợp nếu doanh nghiệp có môi trường làm việc năng động. Và nếu bạn thường xuyên làm việc với những kế hoạch, thời gian… cố định thì Waterfall sẽ phù hợp hơn cả.

Bước 3: Xác định các yếu tố mang lại nhiều giá trị nhất

Điều tra nhu cầu của khách hàng và lựa chọn cách làm việc phù hợp nhất để đáp ứng nhu cầu của họ.

Bước 4: Định nghĩa mục tiêu

Phương pháp quản lý là một công cụ giúp đạt được các mục tiêu của dự án. Phương pháp quản lý tốt sẽ mang lại nhiều hiệu quả tích cực cho doanh nghiệp.

Bước 5: Xác định giá trị của doanh nghiệp

Phương pháp khi thực hiện sẽ được thực hiện bởi các nhân viên trong doanh nghiệp. Sử dụng các nguồn lực sẵn có của bạn để chọn phương pháp thích hợp nhất.

Hy vọng với các phương pháp quản lý dự án mà Tanca giới thiệu trên đây sẽ giúp bạn đưa ra được lựa chọn phương án phù hợp nhất với tình hình thực tế của doanh nghiệp mình. Chúc doanh nghiệp bạn sẽ ngày càng phát triển.