Với những nội dung mà sau này bạn cần chứng minh nhân viên đã được phổ biến — quy trình an toàn, chính sách mới, thay đổi ca kíp — một công tắc duy nhất biến thông báo thành có ghi nhận xác nhận.
Bật công tắc
- Soạn thông báo như bình thường (B18-01).
- Ở cuối form, bật Bắt buộc xác nhận đã đọc.
- Bấm Tạo mới.
Công tắc này nằm cạnh Ghim và độc lập với nó: một thông báo có thể vừa ghim vừa bắt buộc xác nhận, hoặc chỉ một trong hai.
Điều gì xảy ra sau đó
| Phía | Thay đổi |
|---|---|
| Nhân viên | Thấy nút xác nhận trong thông báo và cần bấm để ghi nhận đã đọc (B18-06) |
| Quản trị | Trang chi tiết thông báo có thêm mục Nhân viên đã xác nhận, liệt kê từng người kèm ảnh đại diện |
Danh sách ghi nhận hành động bấm xác nhận, không phải việc mở thông báo. Một người có thể đã đọc mà chưa bấm. Vì vậy con số này là tỷ lệ xác nhận, không phải tỷ lệ đọc — hãy dùng đúng tên khi báo cáo cho ban lãnh đạo hoặc cho đoàn kiểm tra.
Khi nào nên bật, khi nào không
| Nên bật | Không nên bật |
|---|---|
| Quy trình an toàn lao động, vệ sinh thực phẩm | Tin sinh nhật, hoạt động nội bộ |
| Thay đổi chính sách lương, phụ cấp, ca kíp | Nhắc việc hằng ngày |
| Nội quy, quy chế mới ban hành | Thông báo gửi cho một hai người |
| Nội dung phải chứng minh đã phổ biến khi thanh tra | Thông báo lặp lại hằng tuần |
Bật cho mọi thông báo sẽ làm nhân viên bấm xác nhận theo phản xạ và con số mất ý nghĩa. Giữ tỷ lệ bật ở mức thấp thì khi bật, mọi người hiểu là việc quan trọng.
Giá trị pháp lý của danh sách xác nhận
CẦN PHÁP CHẾ RÀ SOÁT trước khi xuất bản. Danh sách Nhân viên đã xác nhận là bản ghi trong hệ thống cho thấy một tài khoản đã bấm xác nhận vào một thời điểm. Việc bản ghi này có được coi là bằng chứng phổ biến nội quy hợp lệ hay không, và có thay thế được thủ tục niêm yết, ký nhận hay đăng ký nội quy lao động theo pháp luật lao động hay không, tuỳ thuộc quy định của từng quốc gia và từng loại văn bản. Tanca không đưa ra ý kiến pháp lý về việc này — hãy để bộ phận pháp chế của doanh nghiệp bạn xác nhận trước khi dùng danh sách này làm hồ sơ tuân thủ.
Thực hành tốt
- Ghi hạn xác nhận ngay trong nội dung thông báo — hệ thống không có trường hạn chót, nên hạn phải nằm trong chữ.
- Đính kèm bản PDF gốc của văn bản; nội dung thông báo chỉ tóm tắt các điểm thay đổi.
- Sau hạn, mở danh sách xác nhận và nhắc riêng những người còn thiếu (B18-05) — hệ thống không tự nhắc.
- Đừng sửa nội dung một thông báo bắt buộc xác nhận sau khi đã có người xác nhận. Nếu nội dung đổi thật, hãy gửi một thông báo mới.
