Kỳ lương là khoảng thời gian một bảng lương tính cho. Chọn sai mốc chốt công là nguyên nhân số một khiến bảng lương phải làm lại — đơn từ về muộn sau khi đã chốt.

Ba mốc thời gian phải phân biệt

Ngày chốt công phải sớm hơn ngày trả lương đủ để làm bảng lương, duyệt và chuyển khoản. Chốt ngày 30 rồi trả ngày 31 là không đủ thời gian cho bất kỳ doanh nghiệp nào.

Quy trình chốt kỳ theo trình tự

1. Xử lý hết đơn tồn — mọi đơn nghỉ phép, tăng ca, công tác của kỳ phải được duyệt hoặc từ chối (bài B8-14).
2. Chốt và khoá bảng công ở phân hệ Chấm công (bài B6-15). Sau bước này dữ liệu công không đổi nữa.
3. Tạo kỳ tính lương (bài B9-09). Hệ thống kéo dữ liệu công đã khoá vào.
4. Đối chiếu bảng lương với bảng công (bài B9-10).
5. Duyệt & khoá bảng lương (bài B9-11).
6. Xuất file chuyển khoản và gửi phiếu lương (bài B9-13, B9-12).

Bước 1 và 2 phải xong trước bước 3. Tạo kỳ lương khi đơn từ còn tồn đọng nghĩa là bảng lương thiếu dữ liệu, và bạn sẽ phải chạy lại.

Lịch chốt mẫu cho kỳ lương theo tháng

Đây là lịch tham khảo. Điều quan trọng không phải là con số ngày mà là thứ tự và việc mọi người biết trước hạn của mình.

Kỳ lương không theo tháng

Doanh nghiệp trả lương hai kỳ mỗi tháng, hoặc trả theo tuần cho lao động thời vụ, vẫn tạo được — mỗi kỳ là một bản ghi riêng ở màn Kỳ tính lương, đặt tên rõ để phân biệt, ví dụ Payroll Sep 2026 kỳ 1 và Payroll Sep 2026 kỳ 2.

Ba sai lầm hay gặp

1. Chốt công quá sát ngày trả lương. Không còn thời gian sửa khi phát hiện lệch.
2. Không thông báo hạn nộp đơn. Nhân viên nộp đơn nghỉ sau khi đã chốt, và bạn phải mở khoá làm lại.
3. Đổi mốc chốt giữa chừng. Nếu phải đổi, đổi từ đầu năm hoặc đầu quý và thông báo trước ít nhất một kỳ.