Khi không loại đơn có sẵn nào khớp với quy trình của doanh nghiệp, bạn tự dựng biểu mẫu. Không cần lập trình — chọn tên trường, chọn kiểu dữ liệu, xong.
Tạo biểu mẫu
- Vào Yêu cầu › Cài đặt, bấm + Biểu mẫu tùy chỉnh mới.
- Điền Tên biểu mẫu — đây là tên nhân viên nhìn thấy khi chọn loại đơn.
- Với mỗi trường: điền Tên trường, chọn Loại, thêm Mô tả nếu cần, tích Thuộc tính bắt buộc nếu không được bỏ trống.
- Bấm + Thêm thuộc tính để thêm trường tiếp theo.
- Kéo biểu tượng sáu chấm bên trái để đổi thứ tự trường.
- Bấm Lưu biểu mẫu.
Chín kiểu trường
| Kiểu | Dùng cho |
|---|---|
| Văn bản một dòng | Tên, mã số, tiêu đề ngắn |
| Một đoạn | Lý do, mô tả dài |
| Số | Số lượng, số tiền, số giờ |
| Menu thả xuống | Danh sách lựa chọn cố định — dùng thay cho ô chữ tự do để dữ liệu sạch |
| Ngày | Ngày áp dụng, hạn hoàn thành |
| Thời gian | Giờ cụ thể |
| Tệp đính kèm | Hoá đơn, giấy khám bệnh, ảnh chụp hiện trạng |
| Nhân viên | Chọn một người trong công ty — dùng cho người bàn giao, người thụ hưởng |
| Công thức | Giá trị tính tự động từ các trường số khác |
Ưu tiên Menu thả xuống thay vì Văn bản một dòng mỗi khi câu trả lời nằm trong một tập cố định. Ô chữ tự do khiến báo cáo sau này không gom nhóm được: mười người sẽ viết mười cách khác nhau cho cùng một thứ.
Nguyên tắc thiết kế biểu mẫu tốt
- Chỉ hỏi những gì người duyệt cần để quyết định. Mỗi trường thừa là một lý do để nhân viên bỏ dở.
- Đánh dấu bắt buộc đúng chỗ. Bắt buộc quá nhiều thì đơn bị chặn; bắt buộc quá ít thì người duyệt phải hỏi lại.
- Xếp trường theo thứ tự người dùng nghĩ, không theo thứ tự cơ sở dữ liệu.
- Viết mô tả cho trường dễ hiểu nhầm — một dòng giải thích tiết kiệm hàng chục câu hỏi cho HR.
Sau khi tạo xong
- Biểu mẫu mới xuất hiện trong nhóm Tùy chỉnh ở danh sách loại yêu cầu.
- Mở Cấu hình để đặt tiền tố mã đơn và các quy tắc (bài B8-02).
- Mở Quy trình duyệt để khai người duyệt (bài B8-04). Chưa khai thì đơn gửi lên không tới ai.
- Gửi thử một đơn bằng tài khoản nhân viên trước khi công bố.
Đặt tên biểu mẫu bằng ngôn ngữ nhân viên dùng, không phải ngôn ngữ nội bộ phòng hành chính. "Xin nghỉ chăm con ốm" dễ tìm hơn "Đơn XN-04".
