Duyệt đơn là việc quản lý làm hằng ngày. Làm nhanh và đúng thì cả đội chạy trơn; để tồn đọng thì nhân viên quay lại nhắn tin riêng và mọi thứ ra ngoài hệ thống.
Ba chỉ số ở đầu màn hình
| Chỉ số | Ý nghĩa |
|---|---|
| Chờ duyệt | Số đơn đang chờ bạn xử lý — con số này nên về 0 mỗi ngày |
| Đã duyệt Tháng này | Số đơn bạn đã duyệt trong tháng |
| Đã từ chối Tháng này | Số đơn bạn đã từ chối trong tháng |
Duyệt nhanh trên thẻ
Mỗi đơn hiện dưới dạng một thẻ, kèm loại đơn, mã đơn, các thông tin chính, phòng ban, ngày gửi và người gửi. Ba nút ở cuối thẻ:
| Nút | Hành động |
|---|---|
| Dấu tích xanh | Duyệt đơn ngay |
| Dấu X đỏ | Từ chối đơn — nhập lý do |
| Biểu tượng con mắt | Mở chi tiết đơn trước khi quyết định |
Duyệt bằng một cú bấm rất tiện, nhưng với đơn ảnh hưởng tới tiền hoặc tới lịch của cả đội, hãy mở chi tiết trước. Thẻ tóm tắt không hiện đủ mọi thông tin.
Duyệt hàng loạt
- Tích ô Chọn tất cả ở đầu danh sách, hoặc tích từng thẻ.
- Chọn hành động duyệt hoặc từ chối cho cả nhóm.
Chỉ dùng duyệt hàng loạt cho những đơn cùng loại và đã xem qua, ví dụ mười đơn đăng ký suất ăn. Đừng duyệt hàng loạt các đơn nghỉ phép — bạn sẽ bỏ sót trường hợp cả phòng nghỉ cùng ngày.
Cần kiểm gì trước khi duyệt
| Loại đơn | Kiểm gì |
|---|---|
| Nghỉ phép | Còn đủ quỹ phép không · Có ai khác cùng phòng nghỉ ngày đó không · Đã có người nhận bàn giao chưa |
| Làm thêm giờ | Đúng loại tăng ca không · Có thật sự cần làm thêm không · Đã vượt trần giờ tăng ca theo quy định chưa |
| Đăng ký / đổi ca | Người nhận ca có bị trùng lịch không · Có vượt số ca tối đa mỗi tuần không (bài B7-08) |
| Tài chính | Số tiền có đúng hạn mức không · Đã đính kèm chứng từ chưa |
Từ chối cho đúng cách
- Bấm dấu X đỏ, hoặc mở chi tiết rồi chọn từ chối.
- Ghi lý do cụ thể — "không duyệt" là lý do vô ích.
- Nếu có cách nhân viên làm cho đúng, hãy viết ra: "Ngày 12/9 đã có 3 người nghỉ, đổi sang ngày 15/9 tôi duyệt ngay."
Lý do từ chối là văn bản nhân viên sẽ đọc và có thể trích dẫn lại. Viết như đang nói chuyện trực tiếp với họ.
Duyệt trên điện thoại
App Tanca có mục Yêu cầu với cùng các tab. Duyệt trên điện thoại phù hợp với đơn đơn giản và khi bạn đang di chuyển. Với đơn cần xem lịch cả đội hoặc đối chiếu số liệu, hãy để tới lúc mở máy tính.
Thói quen nên có
- Xử lý đơn hai lần mỗi ngày vào giờ cố định thay vì mỗi lần có thông báo.
- Đưa số Chờ duyệt về 0 trước khi kết thúc ngày làm việc.
- Trước khi đi công tác, báo quản trị viên bổ sung người duyệt thay (bài B8-06).
