Bản mẫu import có 74 cột và không đánh dấu cột nào bắt buộc. Bảng dưới đây phân loại theo mức độ cần thiết thực tế, để bạn không mất một tuần điền những cột chưa dùng đến.
Mức 1 — Không có thì không go-live được
| Dữ liệu | Cột trong file mẫu | Vì sao bắt buộc |
|---|
| Họ và tên | Name | Định danh cơ bản |
| Số điện thoại | Phone | Dùng để đăng nhập và nhận thông báo |
| Email | Email | Dùng để đăng nhập; phải là duy nhất |
| Chi nhánh | Branch | Xác định nơi chấm công |
| Phòng ban | Department | Quyết định luồng duyệt đơn và phân quyền |
| Chức danh | Position | Gắn với KPI, khung năng lực, đào tạo |
| Nhóm truy cập | Group | Quyết định người đó nhìn thấy dữ liệu của ai |
| Ngày vào làm | Working Date | Ảnh hưởng tới quỹ phép và thâm niên |
Mức 2 — Cần trước kỳ lương đầu tiên
| Dữ liệu | Cột trong file mẫu | Cần cho việc gì |
|---|
| Số tài khoản và tên ngân hàng | Bank Account · Bank Account Name · Bank Name | Xuất file chuyển khoản |
| Mã số thuế cá nhân | Tax Code | Tính thuế thu nhập cá nhân |
| CCCD | Identify Card · Identify Date · Identify Issue In | Hợp đồng lao động và hồ sơ bảo hiểm |
| Ngày sinh | Birthday | Hồ sơ bảo hiểm, tính thâm niên |
| Mã trên máy chấm công | Timekeeper Employee Codes | Đồng bộ dữ liệu từ máy chấm công vật lý |
Mức 3 — Bổ sung dần, để nhân viên tự khai
| Nhóm dữ liệu | Cột trong file mẫu |
|---|
| Địa chỉ | Address · Permanent Address · Domicile · Current Address · Country |
| Liên hệ khẩn cấp | Emergency Contact · Emergency Relate · Emergency Tel · Emergency Phone · Emergency Address |
| Bằng cấp và chứng chỉ | Qualification Id · Specialized Id · Training Place · Certificate Name · Type Id |
| Sức khoẻ | Height · Weight · Blood Id · Congenital · Health Id · Health Last Date |
| Thông tin khác | Ethnic · Religion · Is Married · Union Code · Skype · Facebook · Passport … |
Mức 3 nên để nhân viên tự khai qua phần Tự phục vụ trong hồ sơ của họ. Vừa nhanh hơn, vừa chính xác hơn, vừa giúp họ làm quen với hệ thống ngay tuần đầu.
Thứ tự đề xuất
- Nhập mức 1 cho toàn bộ nhân viên — đủ để go-live.
- Bổ sung mức 2 trước ngày chốt công của kỳ lương đầu tiên.
- Gửi thông báo mời nhân viên tự khai mức 3 trong hai tuần đầu.
- Sau một tháng, xuất báo cáo để rà những hồ sơ còn thiếu trường quan trọng.
