Bảng công là số liệu đã tổng hợp theo tháng và là đầu vào trực tiếp của bảng lương. Đọc đúng bảng này là kỹ năng quan trọng nhất của người làm chấm công.
Bảng công là số liệu đã tổng hợp theo tháng và là đầu vào trực tiếp của bảng lương. Đọc đúng bảng này là kỹ năng quan trọng nhất của người làm chấm công.
Bảng công tháng — mỗi hàng một nhân viên, mỗi cột một ngày
Bố cục
Thành phần
Nội dung
Đầu trang
Tổng hợp công theo tháng kèm tháng đang xem và tổng số nhân viên
Cột trái cố định
# · Mã nhân viên · Tên · Phòng ban · Chức danh
Cột ngày
Mỗi ngày một cột, có thứ trong tuần. Ngày hiện tại được đánh dấu.
Ô giao nhau
Số công của người đó trong ngày đó, kèm màu thể hiện trạng thái
Mười trạng thái trong chú giải
Trạng thái
Nghĩa
Không chấm công
Có ca nhưng không có dữ liệu chấm công nào
Chưa đến ca
Ca ở tương lai, chưa tới giờ
Chấm công đúng giờ
Vào và ra đúng khung ca
Vào trễ, ra sớm
Có chấm công nhưng lệch khung ca
Chưa vào/ra ca
Thiếu một trong hai đầu — thường là quên chấm ra
Nghỉ phép có lương
Có đơn nghỉ được duyệt, loại phép có trả lương
Nghỉ phép không lương
Có đơn nghỉ được duyệt, loại phép không trả lương
Công tác/ra ngoài
Có đơn công tác hoặc ra ngoài được duyệt
Ca bị khoá
Bảng công đã khoá, không sửa được
Cuối tuần
Ngày nghỉ theo lịch của nhân viên
Trạng thái Chưa vào/ra ca là trạng thái cần xử lý nhiều nhất. Nó thường có nghĩa là nhân viên quên chấm công ra. Cách xử lý đúng là để nhân viên gửi đơn giải trình (bài B6-23), không phải HR sửa hộ.
Bộ lọc và chế độ xem
Mũi tên trái phải để chuyển tháng; nút Tháng này để quay về nhanh.
Theo ngày hiển thị số công; Theo giờ hiển thị số giờ.
Lọc theo phòng ban và chi nhánh khi công ty đông người.
Ô Tìm kiếm để tìm nhanh một nhân viên.
Ba nút ở góc trên bên phải
Nút
Dùng để
Bài chi tiết
Xuất file
Xuất bảng công ra Excel để đối chiếu hoặc lưu trữ
Nhập dữ liệu
Nhập dữ liệu chấm công từ file
B6-14
Chấp thuận
Duyệt và chốt bảng công
B6-15
Đọc bảng công hằng ngày
Mở bảng công đầu ngày, nhìn cột của ngày hôm qua.
Đếm số ô Không chấm công và Chưa vào/ra ca — đây là việc cần xử lý.
Lọc theo phòng ban để giao việc nhắc nhở cho đúng quản lý.
Cuối kỳ, đối chiếu tổng công với bảng lương trước khi chốt.
