Đơn từ là phân hệ chạm tới nhiều người nhất trong doanh nghiệp — mọi nhân viên đều gửi đơn, mọi quản lý đều duyệt đơn. Làm đúng thì công ty bỏ được toàn bộ giấy tờ và chữ ký tay; làm sai thì đơn tồn đọng và nhân viên quay lại nhắn tin riêng cho sếp.
Ba khái niệm cần phân biệt
| Khái niệm | Là gì | Khai ở đâu |
|---|---|---|
| Loại yêu cầu | Một biểu mẫu cụ thể: Nghỉ phép, Tạm ứng lương, Đăng ký ca làm… | Yêu cầu › Cài đặt › Theo loại yêu cầu |
| Cấu hình | Quy tắc của loại đơn đó: ai được gửi, gửi trước bao nhiêu ngày, tối đa bao nhiêu đơn mỗi tháng | Biểu tượng bánh răng trên dòng loại đơn |
| Quy trình duyệt | Chuỗi người duyệt qua từng bước | Biểu tượng sơ đồ trên dòng loại đơn |
Sáu nhóm loại yêu cầu
| Nhóm | Có sẵn | Ví dụ |
|---|---|---|
| Chấm công | 4 loại | Nghỉ phép · Làm thêm giờ · Công tác/Ra ngoài · Đi muộn về sớm |
| Ca làm | 4 loại | Đăng ký ca làm · Đổi ca làm · Thay đổi giờ vào/ra · Suất ăn |
| Tài chính | 6 loại | Tạm ứng lương · Tạm ứng - Hoàn ứng · Thanh toán · Mua hàng · Thanh toán chi phí · Phiếu đề nghị |
| Nhân sự | 4 loại | Mượn tài sản · Sử dụng xe · Nghỉ việc · Thay đổi thiết bị |
| Quản lý | 2 loại | Kỷ luật · Khen thưởng |
| Tùy chỉnh | hơn 30 mẫu sẵn | Làm việc từ xa · Xác nhận lương · Hỗ trợ CNTT · Đề nghị tuyển dụng · Duyệt định biên… |
Số loại đơn hiện ở màn Tạo yêu cầu có thể ít hơn số loại trong Cài đặt. Đó là do mỗi loại có hai công tắc riêng — Cho nhân viên sử dụng và Cho quản lý sử dụng. Loại bị tắt vẫn nằm trong danh sách cấu hình nhưng không hiện khi gửi đơn.
Lộ trình triển khai
- Chọn loại đơn thật sự cần. Đừng bật cả 53 loại. Bắt đầu bằng bốn loại chạy hằng ngày: Nghỉ phép, Làm thêm giờ, Công tác, Tạm ứng lương.
- Cấu hình từng loại — hạn nộp, giới hạn số đơn mỗi tháng, ai được gửi (bài B8-02).
- Vẽ luồng phê duyệt cho từng loại (bài B8-04). Đây là bước tốn thời gian nhất và cũng quan trọng nhất.
- Khai quỹ phép cho toàn bộ nhân viên (bài B8-08).
- Chạy thử với một phòng ban trong hai tuần.
- Mở rộng toàn công ty, kèm hướng dẫn cho nhân viên (bài B8-11 đến B8-13).
Sai lầm thường gặp nhất: bật hết mọi loại đơn ngay tuần đầu. Kết quả là nhân viên không biết chọn biểu mẫu nào, quản lý ngập trong thông báo, và cả công ty quay lại làm giấy. Bật bốn loại, chạy tốt, rồi mới thêm.
Mã đơn
Mỗi đơn có một mã tự sinh, dạng tiền tố + ngày + số thứ tự, ví dụ `YCCL070926-001`. Tiền tố khai riêng cho từng loại đơn ở ô Tiếp đầu ngữ trong hộp thoại cấu hình. Đặt tiền tố có ý nghĩa (`NP` cho nghỉ phép, `TU` cho tạm ứng) giúp kế toán và nhân sự tra cứu nhanh hơn nhiều.
