Excel quan trọng nhưng hãy dùng Phần mềm quản lý nhân sự để đơn hóa vấn đề

Excel - Một công cụ quan trọng trong quản lý nhân sự

Hiện nay, các công ty, tập đoàn không ngừng tìm kiếm và giữ chân những nhân sự giỏi để gia tăng sức cạnh tranh và sức ảnh hưởng. Do đó người làm công việc quản lý nhân sự ngày càng được coi trọng và có những đòi hỏi, yêu cầu khắt khe hơn. Trong đó, thành thạo excel là một yêu cầu bắt buộc.

Tại sao excel lại quan trọng đến thế trong công tác quản lý nhân sự?

- Thông thường, doanh nghiệp sẽ xử lý nhiều đầu công việc, và việc xử lý kết quả thường phải thông qua excel (Ví dụ như dữ liệu từ máy chấm công phải thông qua excel để có thể tính lương cho người lao động).

- Trong những doanh nghiệp có quy mô lao động lớn, quy chế tính lương phức tạp thì áp lực tính đúng, tính đủ, tính kịp thời là những áp lực rất lớn đối với người làm công tác quản lý nhân sự. Việc này càng đòi hỏi người quản lý nhân sự phải nắm rõ quy trình và làm việc tốt trên excel.

- Việc quản lý các loại hồ sơ như: Hồ sơ lao động, hợp đồng lao động, thông tin về nhân sự hầu hết vẫn lựa chọn sử dụng excel.

Công cụ quan trọng nhưng cũng bộc lộ nhiều yếu điểm

1. Dữ liệu càng lớn càng đòi hỏi những kỹ năng quản lý phức tạp

Với những doanh nghiệp có số lượng nhân viên lớn, việc sử dụng excel để lưu trữ và xử lý dữ liệu chấm công cho nhân viên sẽ rất khó khăn. Đương nhiên những người làm công tác quản lý hoàn toàn có thể tách ra các sheet khác hay thêm file lưu trữ khác, nhưng kỹ năng lúc này trở nên đặc biệt quan trọng.

2. Xuất báo cáo dễ gặp phải sai sót

Mỗi khi cần báo cáo lãnh đạo liên quan tới nhân sự, cán bộ nhân sự sử dụng excel phải rất am hiểu master file và mất nhiều công sức (cần biết vị trí lưu trữ, cách cập nhật, lấy thông tin, tổng hợp từ các file) đôi khi dữ liệu thiếu, hoặc không chính xác.

Khi cần phải xuất dữ liệu báo cáo, nếu nhân viên không đủ trình độ chuyên môn, không am hiểu về excel, file lưu trữ thông tin thì rất dễ dẫn đến việc xuất dữ liệu báo cáo bị sai, hoặc thiếu dữ liệu.

3. Khả năng bảo mật dữ liệu thường thấp 

Hiện nay, có 2 dạng quản lý nhân sự bằng excel là quản lý tập trung và quản lý phân tán. 

Quản lý tập trung: tức là cả phòng sẽ dùng chung 1 file master đặt tại một thư mục nào đó theo quy định. Việc này sẽ gặp những hạn chế như: khi người quản lý nhân sự A cần thay đổi thông tin nhân viên B, người quản lý nhân sự C cần thay đổi thông tin nhân viên D. A và C cùng mở file master. Nếu A lưu trước, C lưu sau thì nhân viên D được thay đổi, B không được thay đổi,.. Như vậy thông tin B sẽ bị sai.

Quản lý phân tán: tức là mỗi người quản lý sẽ cập nhật thông tin bằng một file excel khác nhau, dẫn đến việc tổng hợp, xuất báo cáo không đồng bộ, thống nhất. Gây khó khăn trong quá trình theo dõi, quản lý của cán bộ cấp cao hơn. Chưa kể đến việc bảng theo dõi nhân sự bằng excel sẽ bị ảnh hưởng khi máy tính xảy ra các sự cố ngoài ý muốn như bị virus tấn công…

Ngại gì Excel vì đã có Phần mềm quản lý nhân sự hiện đại

Khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự, lãnh đạo có thể dễ dàng theo dõi được tình hình mảng nhân sự ở công ty, năng lực của từng bộ phận ra sao. Từ đó việc phối hợp làm việc giữa các phòng ban, chỉ đạo quản lý từ xa trở nên hiệu quả hơn.

Phần mềm quản lý nhân sự giúp lưu trữ toàn bộ hồ sơ nhân viên từ thông tin cá nhân, trình độ chuyên môn đến quá trình công tác, khen thưởng, kỷ luật, lương, hợp đồng lao động. Hơn nữa, phần mềm còn giúp giám sát chặt chẽ thời gian làm việc của nhân viên thông qua việc chấm công, tính lương một cách rõ ràng, chuyên nghiệp. 

Với sự hỗ trợ hiệu quả của phần mềm nhân sự thì các doanh nghiệp, công ty sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian cũng như chi phí cho doanh nghiệp.

Tanca - Phần mềm quản lý nhân sự đơn giản và cực kỳ hiệu quả

Tanca là phần mềm nhân sự được phát triển bởi nhóm kỹ sư của Công ty Cổ phần Ứng dụng Di Động Xanh. Tanca tạo ra những giá trị nhiều hơn chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra. Thay vì doanh nghiệp phải xài các phần mềm nước ngoài với chi phí đắt đỏ, Tanca mang đến nhiều công nghệ thậm chí tốt hơn rất nhiều, được xây dựng sát với nhu cầu thực tế và với mức chi phí phù hợp nhất. 

Chấm công từ xa, tránh thất thoát: Tanca là phần mềm duy nhất tại Việt Nam có hệ thống chấm công trực tuyến qua điện thoại. Nhờ Tanca, doanh nghiệp quản lý chặt chẽ ngày công của tất cả nhân viên, xác định vị trí nhân viên, lộ trình di chuyển, đi muộn/về sớm (kể cả nhân viên làm việc bên ngoài như Sale, PG, Bảo trì, Hỗ trợ khách hàng…) tránh tình trạng xảy ra sai sót hoặc làm giả dữ liệu; đồng thời giải quyết kịp thời các vấn đề xin nghỉ phép, tăng ca, ra ngoài, công tác… giúp nhân viên an tâm và hài lòng.

Kết nối tổ chức, tăng năng suất làm việc: Các nghiệp vụ nhân sự đều được tự động hóa, giúp cắt giảm 90% thủ tục hành chính, tiết kiệm thời gian đáng kể. Mọi đề xuất hay trao đổi của nhân viên đều được thực hiện ngay trên ứng dụng, giúp kết nối chặt chẽ các thành viên trong tổ chức, góp phần tăng hiệu suất làm việc.

Phù hợp nhiều ngành hàng/lĩnh vực: Hiện phần mềm quản lý nhân sự tiền lương Tanca được thiết kế cho rất nhiều ngành hàng đa dạng, bao gồm: Công nghệ, Bán lẻ, Giáo dục, Bệnh viện, Bất động sản, Xây dựng, Sản xuất, Phân phối, Đồ uống và Nhà hàng.

Quy trình áp dụng phần mềm đơn giản: Thời gian triển khai nhanh, không cần cài đặt, không tốn chi phí quản lý máy chủ hoặc phải có nhân viên IT. Khách hàng được miễn phí với 5 tài khoản khởi tạo, 30 phút để trải nghiệm, 3 phút để quản lý hàng ngày.

Tính bảo mật cao, an tâm tuyệt đối: Mọi dữ liệu được lưu trữ và bảo vệ tối đa bằng các biện pháp bảo vệ vật lý, điện tử theo đúng quy định của Luật bảo mật thông tin. Thông tin cá nhân của khách hàng tuyệt đối không được công bố cho bên thứ ba.