12 bí quyết để sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên

Cho dù bạn đang sử dụng nhân viên thời vụ, hàng giờ hay toàn thời gian, việc phát triển văn hóa công sở tích cực nên là ưu tiên hàng đầu.

Lập kế hoạch cho nhân viên một cách hiệu quả là một kỹ năng quan trọng mà các nhà quản lý & giám sát nên thành thạo. Việc sắp xếp lịch làm việc không có tổ chức sẽ gây ra sự thất vọng trong nhân viên, điều này có thể dẫn đến việc nhân viên bỏ việc hoặc tốn thêm chi phí tuyển dụng.

Để đảm bảo tạo lịch trình thích hợp cho nhân viên, những điều cơ bản sau đây cần được đề cập:

- Mỗi ca phải có đủ số lượng nhân viên.

- Thời gian cao điểm và các dịp đặc biệt đáng lưu ý.

- Lịch trình phải chính xác 100% và không có lỗi.

Theo một cuộc khảo sát, các nhà quản lý tuyên bố rằng họ dành khoảng một phần tư thời gian để lên lịch cho nhân viên của mình. Với thời gian ngắn và độ phức tạp khi lên lịch làm việc cho nhân viên, việc xảy ra lỗi là đương nhiên.

12 lời khuyên dưới đây sẽ giúp bạn tránh các lỗi phổ biến nhất trong khi tạo lịch trình cho nhân viên của mình:

1. Dành thời gian để tìm hiểu nhân viên

Dành thời gian tìm hiểu về nhóm của bạn có lẽ là phần cơ bản nhất của việc tạo ra một lịch trình làm việc hiệu quả. Điều này rất cơ bản, tuy nhiên một số nhà quản lý thường không bận tâm đến mấy. Tất cả những gì họ quan tâm là đảm bảo có đủ người để đáp ứng mọi ca làm việc.

Vậy tại sao việc hiểu biết về nhóm của bạn lại quan trọng đến vậy? Bởi vì việc thực sự hiểu rõ các thành viên trong nhóm mang lại cho bạn sự linh hoạt trong việc kết hợp các kỹ năng, điểm mạnh, điểm yếu và kiểu tính cách của nhân viên để tạo ra sự thay đổi hoàn hảo cho mọi tình huống. Giúp bạn lên lịch cho nhân viên hiệu quả hơn. 

Nếu bạn có nhiều nhân viên hoặc có nhiều địa điểm làm việc, bạn sẽ cần ghi chú về các thông tin của nhân viên một cách hiệu quả:

- Tên của nhân viên

- Các kỹ năng liên quan

- Chứng chỉ

- Trạng thái toàn thời gian hoặc bán thời gian

- Hạn chế làm thêm giờ

- Loại tính cách

Hãy sử dụng phần mềm quản lý nhân sự để lên lịch cho nhân viên. Bởi phần mềm cung cấp nhiều lợi ích bao gồm việc lưu trữ những thông tin cần thiết, dễ dàng thêm thông tin chung và chỉnh sửa hồ sơ cho nhân viên. Tính năng hồ sơ cá nhân của Tanca giúp bạn ghi lại thông tin và hiểu nhân viên của mình hơn.

2. Cân nhắc những nhân viên tốt nhất

Việc xác định những cá nhân tiêu biểu nhất và tạo ca cho họ có nhiều lợi ích rõ ràng:

- Đầu tiên, nó đảm bảo rằng nhân viên phù hợp nhất với mỗi ca làm việc. Ví dụ, những nhân viên nhanh nhẹn nhất sẽ làm việc trong thời gian cao điểm nhất (ăn trưa) trong khi những nhân viên kiên trì và có khiếu nói chuyện sẽ làm việc khi khách hàng nán lại lâu (ăn tối).

- Thứ hai, việc kết hợp một số nhân viên giỏi nhất của bạn với một số nhân viên mới là một cách tuyệt vời để tạo ra sự ổn định trong tất cả các ca làm việc.

Cho dù bạn chọn cách nào để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, bạn cũng cần có một phương pháp đã được chứng minh để xác định ai là nhân viên tốt nhất. Dịch vụ khách hàng, khả năng làm việc nhóm và kỹ năng giao tiếp là một số đặc điểm sẽ giúp nhân viên của bạn nổi bật. 

Phần mềm  quản lý nhân sự có thể giúp bạn ghi lại chính xác thời gian làm việc và hiệu suất nhân viên. Với ứng dụng, bạn có thể ghi chú về hiệu suất của nhân viên ở bất cứ đâu. 

Ví dụ: nếu bạn sở hữu một quán cà phê, bạn có thể ghi chú về cách các baristas của bạn đang làm và phục vụ đồ uống trong thời gian thực tế. Tính năng quản lý hiệu suất của Tanca có thể giúp bạn:

- Mô tả nhanh về hiệu suất của nhân viên: Bạn có thể tạo các báo cáo tùy chỉnh để tóm tắt về cách nhóm của bạn hoạt động.

- Cá nhân hóa bảng xếp hạng nhân viên : Làm cho hiệu suất của nhân viên hiệu quả hơn, bằng cách thêm nhận xét hoặc xếp hạng trực tiếp vào bảng chấm công khi bạn phê duyệt.

- Xác định nhu cầu đào tạo: Bạn có thể nhanh chóng xem ai cần giúp đỡ và cung cấp các khóa đào tạo có liên quan.

3. Đảm bảo lịch trình có sẵn dễ dàng

Nhóm của bạn cần có khả năng truy cập lịch trình của họ mọi lúc mọi nơi. 

Tuy nhiên, việc cung cấp lịch trình, ca trực và bảng lương hàng tuần, hàng tháng bằng giấy có thể không hiệu quả và khá tốn kém. 

Hiện tại, hầu hết nhân viên của bạn sẽ có điện thoại di động, lịch trình của họ sẽ có sẵn thông qua thiết bị này. Ứng dụng chấm công và quản lý nhân sự Tanca có sẵn trên iOS và Android. Do đó, thật đơn giản để nhân viên của bạn có thể tải xuống và xem lịch trình của họ mọi lúc mọi nơi.

4. Tạo lịch làm việc trước thời hạn

Lên lịch vào phút cuối không chỉ gây thêm áp lực cho người quản lý mà còn có thể gây lo lắng cho nhân viên. 

Nếu bạn là nhà bán lẻ, chủ nhà hàng thức ăn hoặc điều hành một doanh nghiệp trong ngành khách sạn, bạn có thể phải lên lịch trước các ca làm việc. 

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp rắc rối bởi quy luật này, hãy sử dụng ứng dụng quản lý nhân sự để hoàn thành việc phân ca mà vẫn đảm bảo tuân thủ các luật đã định. Ngay cả khi doanh nghiệp của bạn không bị ảnh hưởng, bạn vẫn nên tạo lịch trình trước. Nhóm của bạn sẽ thích những lịch làm việc cụ thể được thông báo trước để họ có thể lên kế hoạch cho cuộc sống cá nhân tốt hơn.

>> Xem thêm: 10 phần mềm tính lương tốt nhất

5. Ưu tiên liên lạc nhóm

Giao tiếp là quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, có nhiều vấn đề khác nhau sẽ xảy ra khi liên lạc với nhân viên của bạn. Chẳng hạn như làm thế nào để những quyết định và thay đổi đột xuất có thể truyền tải nhanh nhất đến các cá nhân trong doanh nghiệp?

Tốt nhất, nên tránh email và nhắn tin vì tin nhắn có thể bị mất và các chuỗi hội thoại có thể trở nên khó hiểu. Các thành viên trong nhóm của bạn nên được cung cấp các công cụ để giao tiếp hiệu quả với bạn và đồng nghiệp.

Chúng tôi có thể cung cấp cho bạn một tính năng cộng tác, giúp việc giữ liên lạc của bạn trong nhóm và công ty dễ dàng và đơn giản. Ngoài việc gửi tin nhắn, bạn cũng có thể gửi tài liệu đính kèm một cách dễ dàng. Bạn cũng có tùy chọn để mở tính năng ai đã đọc khi nhân viên mở tài liệu. 

Cho dù bạn cần liên lạc với nhân viên ở một địa điểm hoặc nhiều khu vực, nhóm của bạn cũng sẽ nhận được thông báo qua thông báo ứng dụng hoặc email.

6. Liệt kê và phân bổ nhiệm vụ

Được bố trí đầy đủ nhân viên cho ca trực chỉ là một khía cạnh của việc lên lịch hiệu quả. Nhân viên cần nhận thức được các nhiệm vụ được phân bổ cho họ để công việc và hoạt động doanh nghiệp trơn tru hơn. Ví dụ: bạn có thể tạo một danh sách các nhiệm vụ nên được thực hiện khi bổ sung hàng tồn kho trong quán bar của bạn. hay lập danh sách các tác vụ cũng hữu ích trong việc chuẩn bị tổ chức một sự kiện. Nếu bạn vận hành một tổ chức phi lợi nhuận, có khả năng bạn sẽ sử dụng các tình nguyện viên để giúp đỡ trong các sự kiện đặc biệt. Điều phối các tình nguyện viên trở nên dễ dàng hơn nếu mọi người có một ý tưởng rõ ràng về những việc nên làm và thời điểm cần làm.

Tính năng “My task”- nhiệm vụ của tôi giúp bạn và nhóm của bạn phân công nhiệm vụ để quản lý khối lượng công việc dễ dàng hơn. Bạn có thể theo dõi trạng thái của các nhiệm vụ khác nhau, cũng như xác định các nhiệm vụ bắt buộc. Chúng tôi cũng đã cung cấp nhiều cách để bạn có thể chọn định dạng phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình. Với My task, bạn có thể chọn tạo các nhiệm vụ một lần hoặc định kỳ. Bạn cũng sẽ nhận được cập nhật theo thời gian thực tế khi hoàn thành nhiệm vụ. Điều này mang lại cho bạn sự an tâm rằng mọi thứ đang được thực hiện đúng cách và đúng thứ tự sau mỗi ca làm việc của mình.

7. Quan tâm đến việc lựa chọn thời gian làm việc của nhân viên

Nhân viên của bạn sẽ cảm thấy dễ dàng khi thông báo cho bạn các khoảng thời gian họ có thể làm việc. Cho phép nhân viên của bạn lựa chọn ca họ muốn làm việc sẽ là một cách tốt để thúc đẩy tinh thần nhân viên và vận hành doanh nghiệp dễ dàng. Nhưng bạn cần nhấn mạnh rằng không phải lúc nào bạn cũng có thể lên lịch theo nhu cầu của nhân viên. Tuy nhiên, điều quan trọng là bạn phải cố gắng hết sức để phù hợp với khả năng và sở thích của họ.

8. Tạo lịch trình dựa theo năng lực

Mặc dù bạn có thể tạo lịch trình dựa trên những nhân viên giỏi nhất của mình liên quan đến hiệu suất, nhưng có thể đôi khi bạn cần các kỹ năng cụ thể cho từng ca khác nhau. Ví dụ, bạn có thể cần những người có khả năng sơ cứu ban đầu để làm việc tại một sự kiện cụ thể. Phần mềm quản lý nhân sự cung cấp cho bạn tùy chọn để sắp xếp nhân viên theo các kỹ năng của họ. Bạn có thể theo dõi các kĩ năng của nhân viên của mình và tạo một lịch làm việc cụ thể phù hợp với yêu cầu.

Nhóm của bạn sẽ yêu thích cách chọn kỹ năng để lên lịch vì nhân viên không phù hợp sẽ không cảm thấy bị choáng ngợp bởi công việc họ đang làm. Ngoài ra, các nhân viên với các kỹ năng cần thiết sẽ cảm thấy rằng trình độ hoặc kinh nghiệm của họ đang được công nhận khi được giao công việc phù hợp với nhu cầu của họ.

>> Xem thêm: Chấm công trên điện thoại nhất cử lưỡng tiện

9. Giúp nhân viên tự chủ hơn

Có thể đôi khi nhân viên phải vắng ca trực vì lí do nào đó mà họ không thể tham gia làm việc. Trao quyền tự thay đổi ca làm việc cho nhân viên của bạn sẽ giúp bỏ bớt những công việc rườm rà cho người quản lý và thúc đẩy tinh thần trong nhân viên của bạn. Họ hiểu được rằng bạn đang tin tưởng và trao quyền cho họ.

Thay vì sử dụng cuộc gọi điện thoại truyền thống để báo cáo sự vắng mặt, nhân viên của bạn có thể nhắn tin cho bạn thông qua ứng dụng một cách dễ dàng và tiện lợi hơn.

Nhân viên vắng mặt sẽ có trách nhiệm điền vào ca làm việc của họ. Như với mọi thứ ở nơi làm việc, việc đổi ca phải tuân theo các hướng dẫn và quy định. Với tính năng hoán đổi ca, bạn có thể đặt các tham số của ca làm việc hoán đổi và các tiêu chí cụ thể như thang lương và mức độ kỹ năng có thể được chọn. Để bảo vệ lợi nhuận của bạn, phần mềm sẽ cung cấp cho bạn một thông báo nếu việc hoán đổi ca sẽ khiến nhân viên kích hoạt trả lương ngoài giờ. Sau đó, bạn có thể phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu này. Hơn nữa, bạn cũng có tùy chọn để yêu cầu tất cả các giao dịch hoán đổi được phê duyệt trước bởi người quản lý được chỉ định.

10. Nỗ lực đáp ứng yêu cầu nghỉ phép

Giống như việc đưa nhân viên của mình cơ hội tùy chọn thay đổi ca làm việc sẽ có tác động tích cực, việc xem xét cẩn thận các yêu cầu nghỉ phép cũng sẽ có tác động tích cực đến mối quan hệ của sếp và nhân viên. Trước khi nhân viên của bạn bắt đầu yêu cầu thời gian nghỉ, họ nên làm quen với chính sách nghỉ phép của bạn. Chính sách này nên bao gồm các chi tiết về ngày nghỉ phép, bao gồm cả các mùa nghỉ sẽ bị hạn chế. Việc lên lịch nghỉ cho nhân viên theo cách truyền thống hoặc sử dụng bảng tính Excel có thể dẫn đến sai sót và khá tốn thời gian.

Với phần mềm quản lý nhân sự, bạn có thể dễ dàng quản lý các thông báo yêu cầu nghỉ phép của nhân viên. Chúng tôi cung cấp các chức năng để quản lý mọi giai đoạn trong chu kỳ nghỉ phép. Nhóm của bạn có thể yêu cầu nghỉ phép và bạn có thể phê duyệt yêu cầu thông qua hệ thống. Việc này giúp tiết kiệm nhân lực và thời gian trong việc tìm nhân viên để làm việc theo ca, và nhân viên thay thế.

11. Tạo lịch trình chính xác và nhanh chóng

Nhóm của bạn sẽ luôn muốn nhận được lịch làm việc của họ càng nhanh càng tốt để sắp xếp những việc riêng. Vội vã làm lịch trình theo cách truyền thống với giấy bút và bảng excel có thể dẫn đến sai sót và nhân viên có thể mất niềm tin vào khả năng sắp xếp lịch của bạn.

Nếu bạn đang tìm kiếm một cách chính xác và nhanh gọn để tạo lịch trình cho nhân viên, hãy xem xét sử dụng tính năng Lập lịch tự động của phần mềm này. Lập lịch tự động của chúng tôi sử dụng trí thông minh nhân tạo (AI), nghiên cứu dữ liệu trước đây của bạn như lưu lượng truy cập, đặt chỗ, bán hàng, v.v ... được thu thập từ doanh nghiệp của bạn để dự đoán số lượng nhân viên bạn sẽ cần vào những thời điểm khác nhau để bạn không bao giờ phải lo lắng về việc quá nhiều hoặc quá ít nhân viên trong một ca trực và có thể tiết kiệm chi phí lao động.

12. Sử dụng các công cụ tốt nhất

Các công cụ bạn sử dụng để lên lịch cho nhân viên sẽ quyết định phần lớn thời gian bạn dành cho hoạt động này và sẽ có tác động lớn đến tính chính xác của lịch làm việc. Một ứng dụng tốt giúp giải quyết các vấn đề rắc rối và giúp hài lòng nhân viên công ty với các yêu cầu và kế hoạch của bạn.

Sử dụng công nghệ mới nhất để hợp lý hóa quy trình lập kế hoạch. Chúng tôi có thể cung cấp cho bạn tất cả các chức năng bạn cần để tạo lịch trình nhanh chóng và chính xác nhất. Các tính năng còn có thể giúp bạn tiết kiệm tối đa tiền bạc và thời gian khi phân bổ nhân lực.

Phần mềm quản lý nhân sự được tin tưởng bởi hơn 90.000 doanh nghiệp bao gồm Nike, Amazon và McDonalds. Dù quy mô doanh nghiệp của bạn là gì, nó cũng sẽ giúp bạn lên lịch cho nhân viên một cách đơn giản và hiệu quả.