Trong việc kiểm soát và quản lý kho, nhiệm vụ và trách nhiệm của bạn có thể bao gồm từ giám sát và đánh giá nhân viên cho đến những việc như vận chuyển, mua, nhập xuất, kiểm soát hàng tồn kho, lưu trữ và phân phối hàng hóa.

Nếu nhà quản trị thực hiện tốt quá trình kiểm soát xuất kho, doanh nghiệp sẽ thu được rất nhiều lợi ích như:

- Giảm rất nhiều chi phí, thời gian vận chuyển.

- Đảm bảo không gián đoạn sản xuất, không thiếu hàng hóa cho đơn hàng nhưng đồng thời cũng không được tồn đọng quá nhiều, gây ra tốn kém.

- Tăng mức độ chặt chẽ trong quy trình quản lý kho hàng nói riêng và cả doanh nghiệp nói chung.

Sau đây là 6 bước quan trọng trong Quy trình kiểm soát xuất kho được các chuyên gia khuyến cáo dành cho chủ doanh nghiệp.

Bước 1: Yêu cầu, đề nghị xuất kho

Bước đầu tiên trong quy trình kiểm soát xuất kho là lên yêu cầu và đề nghị xuất kho. Việc quản lý hàng hóa xuất kho không chỉ yêu cầu đảm bảo số lượng đầy đủ, chính xác mà còn yêu cầu nhà quản trị đảm bảo xuất đúng thời gian, đúng yêu cầu về hàng hóa.

Mỗi loại hàng hóa sẽ do mỗi bộ phận khác nhau phụ trách, chẳng hạn, nếu xuất vật tư, nguyên vật liệu để sản xuất, lắp ráp thì trưởng bộ phận sản xuất sẽ có thẩm quyền lập phiếu đề nghị xuất kho, còn với thành phẩm hoặc mặt hàng kinh doanh của công ty thì bộ phận bán hàng có trách nhiệm yêu cầu xuất kho.

Bước 2: Phê duyệt đề nghị

Ban giám đốc hoặc người có thẩm quyền sẽ xem xét và phê duyệt đề nghị xuất kho của một số loại mặt hàng hoặc vật tư lưu kho nhất định.

Đối với nguyên vật liệu sản xuất, phiếu đề nghị này phải được trình lên giám đốc hoặc trưởng bộ phận Kế hoạch sản xuất để phê duyệt. Đối với hàng bán thì có thể không cần thông qua quản lý cao cấp mà bộ phận kế toán, bán hàng có thể tự ký duyệt.

Bước 3: Kiểm tra tồn kho

Kế toán kho sau khi nhận phiếu đề nghị sẽ tiến hành kiểm tra hàng tồn kho, cụ thể là kiểm kê hàng hóa và vật tư cần xuất để xác định xem số lượng trong kho có đáp ứng được yêu cầu xuất kho hay không.

Doanh nghiệp có thể ứng dụng phương pháp thủ công hoặc phần mềm quản lý để kiểm tra giữa lượng hàng thực tế và số lượng trên sổ sách của kế toán. Kiểm kê sẽ giúp nhà quản trị nắm được mặt hàng nào sắp hết, mặt hàng nào sắp đến hạn sử dụng, mặt hàng nào bán chạy cần bổ sung,… Nếu thiếu hàng cần thông báo ngay cho các phòng ban liên quan để xử lý, nhập thêm hàng đúng chủng loại và số lượng cần thiết, đàm phán gia hạn hợp đồng bán hàng.

Sau khi xác nhận đã bổ sung đầy đủ hàng hóa để xuất kho, chúng ta chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 4: Lập phiếu xuất kho, hóa đơn và các thủ tục giấy tờ khác

Căn cứ vào thông tin trên phiếu đề nghị đã được ký duyệt hay trên hóa đơn bán hàng, Kế toán kho sẽ lập phiếu xuất kho theo đúng số lượng yêu cầu và chuyển phiếu cho thủ kho thực hiện xuất hàng. Phiếu xuất kho này sẽ được lập thành nhiều liên vừa dùng để lưu hồ sơ kế toán, vừa dùng để đưa thủ kho lưu lại trong sổ sách giấy tờ xuất kho. Và cũng tùy từng công ty mà số liên phiếu xuất kho cũng khác nhau.

Bước 5: Xuất kho

Nhân viên quản lý kho dựa vào thông tin trên phiếu xuất (đã có đầy đủ xác nhận của các quản lý bộ phận liên quan: kế toán, thủ kho, nhận hàng) để lấy hàng và sắp xếp hàng hóa theo yêu cầu; kiểm tra chất lượng và tình trạng thực tế hàng hóa trước khi xuất và thực hiện bốc xếp lên phương tiện vận tải nếu cần thiết.

Bước 6: Cập nhật thông tin

Sau khi nhận lại liên phiếu xuất kho từ nhân viên nhận hàng, thủ kho phải ghi lại tất cả thông tin về hàng hóa xuất đi, lô nào, số lượng bao nhiêu...Các thông số phải được ghi lại chi tiết trong thẻ kho để làm cơ sở đối chứng sau này. Sau khi đã ghi chép xong, thủ kho sẽ trả lại phiếu xuất kho cho kế toán. Số liệu phải được thống nhất và ghi nhận chính xác giữa các bên.

Nhân viên kế toán sau khi nhận lại phiếu xuất kho cũng sẽ ghi lại trong sổ kho kế toán và làm thủ tục hạch toán xuất hàng và kết thúc quy trình xuất kho thành phẩm bán ra thị trường.

>>> Xem thêm:

3 nguyên nhân làm thất thoát hàng hoá

Sai lầm quản lý kho, doanh nghiệp mất trăm triệu mỗi tháng

Quy trình kiểm soát xuất kho hiệu quả