Dữ liệu lương là dữ liệu nhạy cảm nhất trong hệ thống nhân sự. Rò rỉ một bảng lương gây hậu quả nội bộ nặng hơn hầu hết các sự cố dữ liệu khác, và không có cách nào thu hồi.
Ba lớp kiểm soát
| Lớp | Ở đâu | Kiểm soát gì |
|---|---|---|
| Nhóm truy cập | Cài đặt › Phân quyền | Ai vào được phân hệ Tiền lương |
| Phân quyền theo mẫu | Mẫu bảng lương › ô Phân quyền | Ai xem và sửa được từng bảng lương cụ thể |
| Phạm vi chi nhánh | Mẫu bảng lương › ô Chi nhánh | Mẫu chỉ chứa nhân sự của chi nhánh được chọn |
Lớp thứ hai là lớp quan trọng nhất và hay bị bỏ trống. Với doanh nghiệp nhiều chi nhánh, quản lý chi nhánh A không nên xem được bảng lương chi nhánh B — hãy khai rõ ở ô Phân quyền của từng mẫu.
Nguyên tắc phân quyền
- Ít người nhất có thể. Mỗi tài khoản xem được bảng lương là một điểm rủi ro. Rà danh sách và hỏi từng người: người này có thật sự cần không?
- Mỗi người một tài khoản riêng. Dùng chung tài khoản làm mất hoàn toàn giá trị của nhật ký kiểm toán.
- Tách quyền xem và quyền sửa. Kế toán cần xem để đối chiếu; không phải ai xem cũng cần sửa.
- Rà lại mỗi quý, và ngay lập tức khi có người chuyển bộ phận hoặc nghỉ việc.
Điểm 4 là điểm hay bị quên nhất. Người rời phòng nhân sự sang bộ phận khác thường vẫn giữ quyền cũ hàng tháng trời vì không ai nhớ gỡ.
Nhật ký kiểm toán
Mỗi kỳ lương có tab Nhật ký kiểm toán ghi ai sửa gì, lúc nào. Đây là công cụ điều tra khi có nghi vấn, và là bằng chứng khi phải giải trình.
- Rà nhật ký sau mỗi kỳ, đặc biệt các thao tác sửa đè trực tiếp trên bảng lương.
- Thao tác mở khoá bảng lương đã duyệt cần được xem xét mỗi lần xuất hiện.
- Nhật ký chỉ có giá trị khi mỗi người dùng tài khoản riêng.
Bảo mật ngoài phần mềm
Phần lớn rò rỉ dữ liệu lương không xảy ra trong phần mềm mà ở xung quanh nó:
| Rủi ro | Cách giảm |
|---|---|
| File bảng lương xuất ra để trên máy cá nhân | Quy định xoá sau khi dùng; không lưu trên máy dùng chung |
| Gửi file bảng lương qua email hoặc chat | Đặt mật khẩu file; tốt hơn là không gửi, để người cần tự vào xem |
| Màn hình bảng lương mở khi rời chỗ | Khoá màn hình; không mở bảng lương ở nơi có người qua lại |
| In bảng lương ra giấy | Hạn chế tối đa; nếu phải in thì huỷ đúng cách sau khi dùng |
Việc phát hành phiếu lương điện tử (bài B9-12) tự nó giảm rủi ro so với phong bì giấy — mỗi nhân viên chỉ xem được phiếu của mình, không có bản in nào để rơi.
Cần thông báo gì cho nhân viên
Khi chuyển sang phiếu lương điện tử, nhân viên sẽ hỏi ai trong công ty xem được lương của họ. Hãy trả lời trước khi họ hỏi, bằng một thông báo nêu rõ những nhóm nào có quyền xem và vì sao. Câu trả lời rõ ràng tạo niềm tin; im lặng tạo đồn đoán.
