Thêm bản ghi chấm công bằng tay cho các trường hợp hệ thống không ghi nhận được. Dùng đúng lúc thì cứu được bảng lương; dùng bừa thì phá vỡ toàn bộ giá trị của việc chấm công tự động.
Khi nào được phép nhập thủ công
| Tình huống | Có nên nhập tay? | Cách đúng |
|---|---|---|
| Máy chấm công hỏng cả ngày | Có | Nhập tay cho cả nhóm bị ảnh hưởng, ghi rõ lý do |
| Mất điện, mất mạng diện rộng | Có | Nhập tay theo bảng ghi chép của quản lý ca |
| Nhân viên đi công tác nơi không phủ sóng | Có | Nhập tay kèm đơn công tác đã duyệt |
| Nhân viên quên chấm công | Không | Để nhân viên gửi đơn giải trình — xem B6-23 |
| Nhân viên đi trễ xin bỏ qua | Không | Đây là vấn đề kỷ luật, không phải vấn đề dữ liệu |
| Bảng công thiếu công và không rõ vì sao | Không | Tìm nguyên nhân ở cấu hình trước |
Nguyên tắc: nhập thủ công dành cho lỗi hệ thống, đơn giải trình dành cho lỗi con người. Trộn hai thứ này khiến bảng công mất giá trị làm bằng chứng, và khiến nhân viên học được rằng cứ nhờ HR sửa là xong.
Các bước
- Vào Chấm công › Chấm công › Dữ liệu chấm công.
- Bấm Nhập thủ công ở góc trên bên phải.
- Chọn nhân viên, ngày, giờ vào và giờ ra.
- Ghi rõ lý do trong phần ghi chú.
- Lưu lại và kiểm tra bảng công đã cập nhật đúng chưa.
CẦN BỔ SUNG ẢNH — cửa sổ Nhập thủ công với các trường cần điền
Để lại dấu vết
- Mọi bản ghi nhập tay đều xuất hiện ở thẻ Lịch sử chỉnh sửa kèm người thực hiện.
- Luôn ghi lý do. Ba tháng sau khi kiểm toán hỏi, ghi chú là thứ duy nhất giải thích được.
- Với sự cố diện rộng, gửi thông báo nội bộ cho nhân viên biết HR đã xử lý — tránh việc mỗi người tự đi hỏi.
Phân quyền
Chỉ nên cấp quyền nhập thủ công cho một số ít người. Đây là quyền có thể thay đổi trực tiếp cơ sở tính lương, nên rà lại ở Cài đặt › Phân quyền (bài B1-09) xem đang có bao nhiêu người dùng được.
