Hai màn hình quyết định ai làm được gì trong thư viện và thư viện được phình tới đâu: Cài đặt (bảo mật và phân quyền theo vai trò) và Dung lượng (đang dùng bao nhiêu, hạn mức bao nhiêu).
Phân quyền theo vai trò
Vào Cài đặt › Phân quyền. Bảng có bốn vai trò — Quản trị viên, Quản lý vùng, Quản lý chi nhánh, Nhân viên — và hai quyền: Tải lên và Tải xuống. Bỏ tick rồi bấm Lưu.
Hàng Quản trị viên được khoá sẵn: quản trị viên luôn giữ cả hai quyền, đúng như dòng mô tả trên bảng.
| Cấu hình thường dùng | Tải lên | Tải xuống |
|---|---|---|
| Thư viện chỉ đọc cho nhân viên | Nhân viên: Tắt | Nhân viên: Bật |
| Tài liệu không được mang ra ngoài | Bật | Nhân viên: Tắt |
| Quản lý chi nhánh tự đăng tài liệu chi nhánh | Quản lý chi nhánh: Bật | Bật |
Quyền Tải xuống được thực thi đúng: tắt thì mục Tải xuống biến mất khỏi menu của mọi tệp. Nhưng quyền Tải lên trong đợt kiểm thử 05/09/2026 chưa được thực thi — nút Tải lên vẫn bấm được và tệp vẫn lên thành công dù đã tắt. Đừng coi công tắc này là biện pháp bảo mật cho tới khi bạn tự kiểm chứng lại trong bản đang dùng. CẦN CÔNG TY XÁC NHẬN trước khi xuất bản.
Ba công tắc bảo mật
| Công tắc | Tác dụng |
|---|---|
| Chỉ WiFi công ty | Trên di động, Trung tâm thông tin chỉ mở được khi ở mạng WiFi đã duyệt |
| Chỉ mạng nội bộ | Trên web, chỉ mở được từ địa chỉ IP nằm trong danh sách cho phép |
| Chặn chụp màn hình | Ngăn chụp màn hình trong ứng dụng di động |
Đừng bật “Chỉ mạng nội bộ” lúc này. Cả hai công tắc đầu tiên tham chiếu tới một danh sách WiFi hoặc danh sách IP, nhưng hiện không có nơi nào trong sản phẩm để khai danh sách đó — không trong màn này, không trong Cài đặt chung. Bật khi danh sách rỗng có nguy cơ tự khoá toàn bộ tổ chức khỏi module trên web. Hãy liên hệ Tanca trước nếu doanh nghiệp bạn cần giới hạn theo IP. CẦN CÔNG TY XÁC NHẬN trước khi xuất bản.
Theo dõi dung lượng
Màn Dung lượng có ba khối:
- Dung lượng công ty — đã dùng trên tổng hạn mức của gói dịch vụ.
- Người dùng nhiều nhất — xếp hạng theo dung lượng, kèm hạn mức mỗi người.
- Theo phòng ban — dung lượng theo từng phòng.
Phần cấu hình hạn mức cho bạn bật Hạn mức theo thành viên và nhập số GB mặc định cho mỗi người, cùng Hạn mức theo phòng ban.
Ba điểm cần biết ở màn này: (1) khối Theo phòng ban hiện luôn báo “Chưa ghi nhận dữ liệu sử dụng” dù đã có dữ liệu ở khối bên trên; (2) bật Hạn mức theo phòng ban rồi nhưng chưa có nút thêm quy tắc nào để chọn phòng và nhập GB; (3) ô nhập GB nhận số âm, hiển thị số âm nhưng thực tế lưu thành 0 và vẫn báo “Đã lưu cài đặt”. Hãy chỉ dùng Hạn mức theo thành viên với số nguyên dương, và kiểm tra lại giá trị sau khi lưu.
Bộ cấu hình gợi ý cho doanh nghiệp vừa
- Phân quyền: Nhân viên — Tải lên Tắt, Tải xuống Bật. Quản lý chi nhánh — cả hai Bật.
- Hạn mức theo thành viên: bật, 5 GB mỗi người. Đủ cho tài liệu văn bản, chặn được việc dùng thư viện làm nơi lưu video cá nhân.
- Chặn chụp màn hình: bật, nếu thư viện có tài liệu quy trình không muốn lan ra ngoài.
- Chỉ WiFi công ty / Chỉ mạng nội bộ: để tắt cho tới khi Tanca bổ sung nơi khai danh sách.
- Rà lại màn Dung lượng mỗi quý; ai vượt 80 % hạn mức thì nhắc dọn trước khi chạm trần.
