Tài liệu nội bộ thay đổi liên tục: SOP lên phiên bản mới, quy chế hết hiệu lực, thư mục cần gom lại. Bài này đi qua các thao tác dọn thư viện và cách xử lý tài liệu hết hiệu lực khi sản phẩm chưa có quản lý phiên bản.
Sáu thao tác trong menu của một mục
| Thao tác | Làm gì |
|---|---|
| Đổi tên | Sửa tên tệp hoặc thư mục |
| Di chuyển | Chuyển sang thư mục khác, có cây thư mục để chọn đích |
| Tạo bản sao | Nhân bản, tự thêm hậu tố `(1)` |
| Thêm vào yêu thích | Gắn sao để mở nhanh từ mục Yêu thích |
| Tải xuống | Tải về máy — mục này biến mất nếu vai trò của bạn bị tắt quyền tải xuống (B20-04) |
| Chuyển vào thùng rác | Xoá mềm, giữ 30 ngày |
Chọn nhiều dòng bằng ô tick ở đầu mỗi hàng để thao tác hàng loạt: tải xuống, thêm vào yêu thích, tạo bản sao, chuyển vào thùng rác.
Thanh hành động hàng loạt hiện chưa có Di chuyển — thao tác cần nhất khi dọn thư viện — và một phần nhãn còn tiếng Anh (“2 rows selected”, “Clear”). Với việc gom thư mục, hãy di chuyển từng mục qua menu `…`.
Về quản lý phiên bản
Trung tâm thông tin hiện chưa có quản lý phiên bản. Không có lịch sử phiên bản của một tệp, không so sánh được hai bản, và tải một tệp cùng tên lên sẽ tạo thêm một tệp mới chứ không thành phiên bản mới. Kiến trúc Trung tâm Hỗ trợ có dự kiến bài về tính năng này; bài hiện tại thay bằng quy ước làm việc dưới đây.
Quy ước thay cho quản lý phiên bản
- Đặt số phiên bản và ngày hiệu lực vào tên tệp: `SOP-01 Ve sinh ATTP v3 — hieu luc 15.09.2026.pdf`. Đây là thứ duy nhất nhân viên nhìn thấy khi tra cứu.
- Mỗi thư mục có một thư mục con `_Het hieu luc`. Bản cũ chuyển vào đó thay vì xoá — bạn vẫn cần chúng khi có tranh chấp hoặc thanh tra.
- Chỉ để một bản đang hiệu lực ở cấp ngoài. Nếu nhân viên thấy hai tệp cùng tên khác số phiên bản, họ sẽ mở tệp sai.
- Ghi ngày hiệu lực ngay trang đầu của tài liệu, không chỉ trong tên tệp — tên tệp mất khi người ta tải về và đổi tên.
- Gửi một Thông báo khi thay bản mới (B18-01), bật bắt buộc xác nhận nếu là văn bản quan trọng (B18-04).
Thùng rác — 30 ngày để đổi ý
Chuyển một mục vào thùng rác, hộp thoại nhắc rõ “Bạn có thể khôi phục từ Thùng rác trong 30 ngày”. Danh sách thùng rác có thêm hai cột hữu ích: Ngày xoá và Vị trí gốc — nên khôi phục là về đúng chỗ cũ.
- Khôi phục — đưa mục về vị trí gốc.
- Xoá vĩnh viễn — có cảnh báo “Thao tác này không thể hoàn tác”.
Thùng rác hiện chưa có nút Dọn sạch; muốn xoá hết thì xoá từng mục hoặc chọn nhiều dòng. Ngoài ra sau 30 ngày mục tự xoá vĩnh viễn — nếu doanh nghiệp bạn cần lưu tài liệu lâu hơn theo quy định, đừng dựa vào thùng rác, hãy chuyển vào thư mục `_Het hieu luc`.
Nhật ký và truy vết
Module chưa có nhật ký riêng cho việc đổi tên, di chuyển hay xoá tài liệu. Việc truy vết dựa vào nhật ký hoạt động chung của hệ thống (C1-07). Với các thư mục quan trọng, hãy giới hạn quyền Chỉnh sửa cho một, hai người để danh sách người có thể thay đổi tài liệu luôn ngắn.
