Phân hệ Yêu cầu là nơi mọi loại đơn từ đi qua. Đây cũng là phân hệ chạm nhiều người nhất trong công ty, nên cấu hình đúng ở đây sẽ quyết định nhân viên có chịu dùng Tanca hay không.
Hai mươi loại đơn có sẵn, chia sáu nhóm
Bạn không phải tự tạo từ đầu. Tanca có sẵn các loại đơn phổ biến, việc của bạn là chọn bật loại nào và thiết kế luồng duyệt.
| Nhóm | Các loại đơn |
|---|---|
| Chấm công | Công tác/Ra ngoài · Nghỉ phép · Làm thêm giờ · Đi muộn về sớm |
| Ca làm | Suất ăn · Thay đổi giờ vào/ra · Đăng ký ca làm · Đổi ca làm |
| Tài chính | Tạm ứng lương · Tạm ứng - Hoàn ứng · Đề nghị thanh toán · Đề nghị mua hàng · Thanh toán chi phí · Phiếu đề nghị |
| Nhân sự | Mượn · Nghỉ việc · Gỡ thiết bị |
| Quản lý | Kỷ luật · Khen thưởng |
| Tùy chỉnh | Các loại đơn bạn tự tạo theo đặc thù doanh nghiệp |
Ở bước go-live, chỉ bật bốn loại của nhóm Chấm công: Nghỉ phép, Làm thêm giờ, Công tác/Ra ngoài, Đi muộn về sớm. Bốn loại này phủ hầu hết nhu cầu hằng ngày. Mở thêm khi nhân viên đã quen.
Các bước
- Vào Yêu cầu › Cài đặt.
- Bật các loại đơn cần dùng, tắt phần còn lại để cột trái không rối.
- Với mỗi loại đơn, thiết kế luồng phê duyệt: ai duyệt trước, ai duyệt sau, có cần cấp thứ ba không.
- Khai người duyệt thay cho trường hợp người duyệt chính đi vắng. Bỏ qua bước này là nguyên nhân số một khiến đơn bị treo.
- Nếu có biểu mẫu giấy đặc thù, tạo loại đơn ở nhóm Tùy chỉnh — ví dụ công ty demo có đơn Báo hỏng thiết bị bếp.
Nguyên tắc thiết kế luồng duyệt
| Nguyên tắc | Vì sao |
|---|---|
| Tối đa hai cấp duyệt cho đơn thường ngày | Ba cấp trở lên thì nhân viên sẽ quay lại nhắn tin trực tiếp cho sếp thay vì gửi đơn |
| Luôn có người duyệt thay | Sếp đi công tác một tuần là cả phòng không xin nghỉ được |
| Đơn tài chính mới cần nhiều cấp | Nghỉ phép nửa ngày không cần giám đốc duyệt |
| Số hoá đúng quy trình đang chạy, đừng cải tổ luôn | Đổi cả quy trình cùng lúc với đổi công cụ là công thức thất bại |
Kiểm tra trước khi sang bước 7
- Nhờ một nhân viên gửi thử một đơn nghỉ phép trên app.
- Người duyệt nhận được thông báo và duyệt được.
- Đơn đã duyệt hiện đúng trong bảng công của người đó.
- Số ngày phép còn lại trừ đúng.
Bước tiếp theo
A2-08 Bước 7: Chạy thử bảng lương kỳ đầu tiên.
