Cách giải quyết mâu thuẫn trong nhóm là những kỹ năng cần thiết cho con người, nhất là những người làm trong công sở, teamwork. Trong một đội nhóm, việc xích mích, cãi nhau, xung đột gây mất đoàn kết nội bộ là tình huống không thể tránh khỏi. Cùng Tanca tìm hiểu ngay những mẹo quản trị tập thể, tăng tính lắng nghe và giảm mâu thuẫn nhé.
Nguyên nhân dẫn đến các tình huống mâu thuẫn trong làm việc nhóm
Xung đột nhiệm vụ
Những hiểu lầm nảy sinh khi công việc của các thành viên trong nhóm quá phụ thuộc vào nhau, để có thể phối hợp nhịp nhàng và đạt được mục tiêu đã đề ra. Nếu không có thỏa thuận thống nhất từ đầu và tổ chức công việc phù hợp, nhóm của bạn sẽ gặp phải xung đột về nhiệm vụ.
Ví dụ, một kế toán viên không thể thực hiện công việc của mình nếu tất cả các con số liên tục được cập nhật muộn bởi chuyên viên phân tích dữ liệu trong nhóm.
Xích mích với đội trưởng
Chịu trách nhiệm tổng hợp và đưa ra quyết định, cũng như đưa ra các đề xuất công việc cho các thành viên trong nhóm. Trưởng nhóm thường rất dễ khiến một số người không hài lòng với những nhận xét đơn giản hoặc khác với niềm tin cá nhân của họ.
Ngoài ra, một số thành viên cũng sẽ “mặc định” khả năng lãnh đạo của một thủ lĩnh và dễ nảy sinh mâu thuẫn nếu cảm thấy “thủ lĩnh” của mình không phù hợp, có tố chất lãnh đạo kém. Cách giải quyết xung đột nhóm vì thế cũng trở nên phức tạp hơn.
Phong cách làm việc của tập thể không phù hợp
Mỗi nhân viên là một cá thể, vì thể sẽ có nhiều cá tính riêng không ai giống ai.
Nếu bạn không thể hòa nhập, kiểm soát được cảm xúc và ý kiến của mình với nhóm thì sớm muộn gì cũng xảy ra xung đột.
Xung đột ý tưởng
Khi cùng nhau thảo luận để đưa ra những ý tưởng sáng tạo, đội nhóm sẽ luôn có những ý tưởng mà họ thích và sẽ luôn cố gắng bảo vệ chúng.
Nhiều ý kiến khác nhau được bày tỏ tại bàn họp cũng đồng nghĩa với việc cuộc tranh luận đang đi theo chiều hướng “nảy lửa” hơn.
Nếu không có người điều hành hoặc các tiêu chuẩn sẵn có khiến kéo dài tình trạng này, nó sẽ không còn là một cuộc tranh luận bình thường, mang tính xây dựng. Ngược lại, nó sẽ gây khó chịu cho mỗi thành viên, tệ hơn là xung đột trong nhóm.
Sự phân biệt đối xử trong teamwork
Tư tưởng “trọng nam khinh nữ” hay “tuổi trẻ không biết gì” vẫn còn phổ biến ở một số công ty. Hơn nữa, phân biệt khu vực và giới tính cũng có ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự hòa hợp tập thể trong hợp tác.
Xung đột này không chỉ ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần đồng đội mà còn ảnh hưởng đến văn hóa của công ty. Nếu bạn cảm thấy có sự phân biệt đối xử ở nơi làm việc, đừng ngần ngại chia sẻ với sếp hoặc bộ phận Nhân sự để tìm ra những giải pháp tốt nhất!
Giải quyết xung đột nhóm đòi hỏi kỹ năng giải quyết vấn đề khéo léo. Vậy bạn giải quyết những xung đột nhóm như thế nào? Đọc phần tiếp theo nhé.
Xem thêm: Ảnh hưởng của việc đùn đẩy trách nhiệm
Cách giải quyết mâu thuẫn trong nhóm tạo sự lắng nghe hòa thuận
Thừa nhận xung đột
Bỏ qua các vấn đề có thể cứu vãn tình cảm của ai đó trong thời gian ngắn, nhưng nhiều khả năng bạn sẽ làm việc với người này trong các dự án trong tương lai. Nếu các vấn đề tiếp tục nảy sinh, sự oán giận tích tụ của bạn cuối cùng có thể dẫn đến các cuộc tranh cãi.
Tránh sự tức giận tích tụ bằng cách đối mặt trực tiếp với xung đột và cho đồng đội của bạn biết rằng bạn không đồng ý với cách hành động của họ. Mặc dù không phải lúc nào cũng dễ chịu, nhưng việc giải quyết những bất đồng nhỏ này một cách cởi mở có thể giúp giải quyết các tranh chấp trong tương lai.
Bình tĩnh không cãi nhau
Hãy dành một phút để suy nghĩ về quá trình hành động mà bạn muốn theo đuổi. Tránh các hành vi phá hoại như:
- Chỉ điểm thẳng mặt
- Nói lời lăng mạ
- Dùng tối hậu thư và những yêu cầu cứng nhắc
- Tỏ thái độ phòng thủ
- Nói xấu sau lưng đồng đội
- Đưa ra những điều không đúng về hành vi của người khác
Những hành vi tiêu cực này khiến đồng nghiệp không tin tưởng bạn và coi chiến thuật tranh luận của bạn là thao túng. Đi thẳng vào nguồn gốc của xung đột và thảo luận một cách hợp lý về các vấn đề của bạn sẽ giúp bạn có thêm nền tảng ở nơi làm việc hơn là sử dụng các phương pháp vô đạo đức.
Xác định mối quan tâm chung
Thật không dễ dàng để bắt đầu một cuộc trò chuyện trong một tình huống xung đột. Tuy nhiên, bạn và các đồng nghiệp của bạn cần xác lập quan điểm của người trong team khi nói đến vấn đề tranh cãi.
Đó có thể là mục tiêu chung cho cả nhóm, các quy tắc được đặt ra từ đầu, hoặc lợi ích của một dự án… Khi có cùng quan điểm, bạn và tất cả đồng nghiệp có thể dễ dàng giải quyết xung đột. Tuyệt đối nên tránh việc, mỗi người có một cách nhìn nhận vấn đề khác nhau, không ai giống ai dẫn đến không tìm ra được giải pháp.
Hãy nhớ rằng đây phải là một mục tiêu chung mà bạn và đối tác của bạn thực sự quan tâm, chứ không phải suy đoán rằng họ có cùng sở thích với bạn. Điều này sẽ giúp mọi người thấy rằng bạn thực sự muốn những gì tốt nhất cho nhóm chứ không phải cho cá nhân.
Đưa ra câu hỏi phù hợp
Một cách hữu ích để có thêm thông tin về cách giải quyết xung đột là đặt câu hỏi. Trong tình huống như vậy, một câu hỏi mở sẽ là giải pháp tối ưu.
Ví dụ, khi bạn hỏi, "Bạn có thể cho tôi biết điều gì đã xảy ra từ lúc bắt đầu không?" Kết hợp với giọng điệu trầm ngâm, điềm đạm, người kia sẽ bớt phòng thủ hơn, từ đó cởi mở để nói chuyện dễ dàng về các vấn đề của chính bạn.
Tránh hỏi những câu hỏi khép kín như "Bạn đã làm nó đúng không?", "Bạn có mắc lỗi không?" Những cách đặt câu hỏi này thường được sử dụng để chứng thực thông tin chứ không phải để gợi mở. Khi mâu thuẫn nảy sinh, việc hỏi đi hỏi lại những câu hỏi này sẽ khiến đối phương cảm thấy khó chịu, như đang bị tra hỏi.
Lắng nghe để thấu hiểu
Lắng nghe là một trong những kỹ năng giao tiếp cơ bản nơi công sở. Ngoài việc giữ bình tĩnh, tập trung vào lời nói của người kia cũng là điều cần thiết khi giải quyết vấn đề.
Bạn vẫn nên chú ý đến những gì đồng nghiệp nói, ngay cả khi bạn đã hiểu rõ quan điểm của họ. Hãy đặt mình vào vị trí của người khác và đừng ngắt lời. Điều này sẽ giúp họ tin tưởng và họ sẽ vui lòng chia sẻ những suy nghĩ của họ với bạn.
Đảm bảo rằng bạn đang lắng nghe một cách nghiêm túc và không giả vờ hiểu những gì đối phương đang nói. Bằng cách chủ động đặt câu hỏi để biết suy nghĩ của họ, kết hợp với bầu không khí cởi mở và thân thiện, vấn đề sẽ được giải quyết theo hướng tích cực hơn.
Không chỉ kỹ năng giải quyết xung đột, kỹ năng giao tiếp sẽ cải thiện đáng kể khi bạn học cách lắng nghe đồng nghiệp của mình!
Đặt tương lai lên hàng đầu
Nếu có xung đột, thay vì tập trung vào những gì đã xảy ra hoặc ai đáng lẽ đã làm những gì trong quá khứ, hãy tập trung vào vấn đề ở hiện tại. Điều quan trọng cần làm là giải quyết và tìm ra những “nút thắt” của vấn đề, từ đó tìm ra giải pháp để đạt được mục tiêu chung trong tương lai.
Nói rõ quan điểm cá nhân
Ngoài việc lắng nghe và thấu hiểu người khác, bạn cũng cần nói ra những gì mình nghĩ. Bạn cần phải rõ ràng và chi tiết khi bày tỏ ý kiến cá nhân của mình. Điều này không chỉ giúp bạn có cơ hội giải tỏa tâm lý mà còn giúp mọi người dễ dàng hiểu những gì bạn đang nói.
Một cách để giảm xung đột là trung thực ngay từ đầu nếu bạn hoặc nhóm bạn mắc sai lầm. Điều này sẽ giúp người nghe xác định được vấn đề và luôn tập trung. Sau đó đưa ra lý do hoặc giải thích cho những khiếm khuyết.
Cùng nhau đưa ra giải pháp
Việc bày tỏ suy nghĩ của bản thân, đặt câu hỏi và trả lời trung thực giữa bạn và đồng nghiệp… trở nên quan trọng vì thông tin bạn nhận được sẽ là cơ sở để mọi người lựa chọn các phương án giải quyết xung đột.
Điều rất quan trọng là cùng nhau đưa ra giải pháp. Nếu người kia không đồng ý với hướng đi của bản thân, hãy cố gắng thuyết phục họ tham gia vào quá trình giải quyết vấn đề.
Khi mọi người cùng tham gia, mâu thuẫn nhanh chóng được “khơi thông”, đồng thời thực hiện được mong muốn và lợi ích của cả hai bên.
Xem thêm: Những khó khăn khi làm việc nhóm
Các bước giải quyết mâu thuẫn trong nhóm làm việc
Khi một tình huống vượt quá tầm kiểm soát, bạn có thể cần phải tham gia với tư cách là người điều hành trực tiếp. Với cách tiếp cận có mục tiêu để giải quyết xung đột trong nhóm.
Bạn có thể làm theo năm bước sau, Tanca đã điều chỉnh dựa trên khuôn khổ được sử dụng bởi CIPD (Chartered Institute of Personnel and Development).
Nói chuyện riêng với từng thành viên trong nhóm
Bắt đầu bằng cách trò chuyện trực tiếp không chính thức với từng thành viên trong nhóm tham gia vào cuộc xung đột. Bằng cách này, bạn có thể nghe được mối quan tâm của mọi người trong một môi trường an toàn, bí mật. Trong các cuộc họp này:
- Tránh đưa ra các giả định và để mọi người cởi mở hơn trong thời gian của riêng họ.
- Đảm bảo với họ rằng cuộc thảo luận là bí mật.
- Hãy hỏi mỗi bên những câu hỏi giống nhau, để duy trì sự công bằng.
Tạo sự đoàn kết giữa nội bộ
Khi bạn đã hiểu rõ hơn về xung đột và quan điểm của mỗi người, đã đến lúc tập hợp các bên liên quan lại với nhau và đóng vai trò là người điều tiết.
Đặt 1 số quy tắc cơ bản trước khi bắt đầu cuộc trò chuyện. Khuyến khích thành viên trong team lắng nghe lẫn nhau, tôn trọng quan điểm của nhau và tránh ngắt lời hoặc đưa ra nhận xét về ai đó. Trong cuộc trò chuyện:
- Giữ giọng nói của cuộc trò chuyện bình tĩnh và không đe dọa.
- Khuyến khích lắng nghe tích cực để mọi người hiểu người kia.
- Khuyến khích các cá nhân chia sẻ ý tưởng. Họ muốn gì hoặc cần gì? Họ sẽ chuẩn bị gì để cam kết? Yêu cầu họ suy nghĩ về một số giải pháp.
- Hỏi họ về những tình huống mà họ đã làm việc tốt với nhau trong quá khứ. Xem liệu họ có thể xây dựng dựa trên những trải nghiệm tích cực đó không.
- Nếu cuộc thảo luận trở nên sôi nổi, hãy tạm nghỉ và kết nối lại khi mọi người có cơ hội bình tĩnh lại. Hãy cảnh giác với bất kỳ hành vi hung hăng thụ động nào.
Hỏi khó khăn của mỗi người trong nhóm
Khi xung đột ảnh hưởng đến cả nhóm, miễn là nó không nhạy cảm hoặc bí mật, bạn đều có thể hỏi quan điểm của mọi người.
Nói ra mọi thứ giúp bạn và nhóm bạn xem xét các giả định, niềm tin và cách tiếp cận ra quyết định khác nhau. Đây cũng có thể là một phần của việc tạo ra một môi trường "an toàn về mặt tâm lý", nơi mọi người cảm thấy thoải mái khi chia sẻ ý kiến và mối quan tâm, do đó ngăn ngừa các xung đột trong tương lai.
Lập kế hoạch
Yêu cầu các bên trình bày chi tiết các hành động đã thỏa thuận để hòa giải. Và yêu cầu mỗi người cam kết thực hiện chiến lược này.
Bạn có thể lập thời gian biểu cho các hành động, đánh dấu chúng khi khi đạt được. Giữ tất cả những bên liên quan có trách nhiệm.
Theo dõi
Đảm bảo rằng các vấn đề đã được giải quyết đúng cách bằng cách theo dõi tình hình. Ví dụ, mọi người có thể vẫn cảm thấy cáu kỉnh nhưng không muốn lôi mọi thứ ra.
Bạn có thể sử dụng một đối một để ngăn những bất đồng cũ tái xuất hiện. Và hãy thử một cuộc khảo sát nhóm ẩn danh để nhận phản hồi và phát hiện ra bất kỳ sự thất vọng nào kéo dài.
Xem thêm: 10 lợi ích của làm việc nhóm
Cách hạn chế xung đột, gây mất đoàn kết nội bộ
Ngoài cách giải quyết xung đột, bạn cũng đừng quên những lưu ý nhỏ sau để giảm xung đột nhóm trong môi trường văn phòng:
- Đừng bàn tán về cuộc sống riêng tư của người khác. Suy nghĩ về cảm xúc cá nhân của mỗi người. Nếu là bạn, bạn cũng sẽ không muốn bị soi mói theo cách đó.
- Đừng hùa theo những tin đồn thất thiệt. Một lời nói vô tình đôi khi mang trong mình khả năng “sát thương” và hậu quả nặng nề không thể lường trước được.
- Hạn chế sử dụng "tôi" thay vì "chúng tôi". Chúng tôi làm việc như một nhóm, thể hiện sự hòa hợp giữa bạn với nhóm của bạn.
- Hiểu các mục tiêu chung của cả nhóm. Khi tất cả mọi người đều biết mình cần phải làm gì thì vấn đề mâu thuẫn hay xích mích trong nhóm sẽ khó nảy sinh.
- Nghe trước, nói sau. Đừng để những phút giây “bốc đồng” của cá nhân làm ảnh hưởng đến tinh thần tập luyện!
Xem thêm: Mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban
Các phương pháp giải quyết mâu thuẫn trong tập thể khi làm việc online
Bên cạnh cách giải quyết trực tiếp, nếu đội nhóm bạn làm việc từ xa và có mâu thuẫn với nhau thì vẫn cần giải quyết triệt để vấn đề này. Đừng nghĩ đến việc không tiếp xúc nhiều thì mâu thuẫn sẽ biến mất, đây là suy nghĩ không đúng.
Gọi điện hoặc video call trao đổi trực tiếp
Một trong những cách hiệu quả nhất để giải quyết xung đột nhóm là tìm cách trao đổi trực tiếp với nhau. Các ứng dụng trò chuyện ngày nay có cả chức năng gọi âm thanh và gọi video với đường truyền và độ nét ổn định.
Vì vậy, thay vì trao đổi bằng vô số tin nhắn, hãy gọi điện nói chuyện trực tiếp với nhau để tăng tính tương tác bằng cử chỉ, lời nói, đồng thời thể hiện rõ ràng hơn ý tưởng của mình.
Sắp xếp khoảng thời gian cố định để cập nhật công việc
Chìa khóa để giải quyết xung đột trong nhóm khi làm việc tại nhà là cung cấp và cập nhật thông tin công việc cho đồng nghiệp. Việc bỏ sót thông tin quan trọng là nguyên nhân chính khiến chúng tôi không tìm được tiếng nói chung.
Đặt thời gian cập nhật công việc cố định hàng tuần không chỉ giúp bạn chia sẻ tiến độ công việc hiện tại mà còn cho bạn cơ hội thảo luận và đưa ra quyết định chung. Từ đó, mâu thuẫn trong nhóm cũng sẽ không còn cơ hội phát sinh.
Lên lịch họp trực tuyến với đồng nghiệp hàng tuần. Bạn có thể lên lịch các cuộc hẹn hàng tuần của mình bằng cách sử dụng công cụ lập lịch và quản lý tác vụ, chẳng hạn như Google Calendar.
Trong cuộc họp, nhớ tắt hết các ứng dụng trò chuyện, tắt điện thoại và tạm dừng kiểm tra email để tập trung lắng nghe và thảo luận kịp thời.
Chuẩn bị kỹ thông tin trước khi nêu ý kiến
Một trong những lợi ích của việc làm việc tại nhà là bạn có nhiều không gian để suy nghĩ và kiểm tra thông tin trước khi trình bài ý kiến. Vì vậy, cách giải quyết xung đột trong nhóm là sử dụng lợi ích này càng hiệu quả càng tốt.
Trước khi trò chuyện, bạn có thể chat trực tiếp hoặc qua thanh trò chuyện, dành thời gian để kiểm chứng thông tin, tìm ra luận cứ rõ ràng cho quan điểm.
Ngay cả trước khi bước vào cuộc họp, bạn cũng có thể viết ra các câu hỏi, tức là những gì bạn muốn nói, để không bỏ lỡ bất kỳ câu hỏi nào trong cuộc trò chuyện.
Luôn suy nghĩ cẩn thận trước khi đưa ra ý kiến là chìa khóa để tìm ra cách giải quyết mâu thuẫn trong nhóm. Đôi khi mâu thuẫn không xuất phát từ công việc mà từ những cái đầu nóng và những lời nói làm ảnh hưởng đến bầu không khí chung.
Giải quyết triệt để xung đột, tránh xích mích mới nảy sinh
Những xung đột và vấn đề mới xuất hiện nhỏ và nguyên vẹn có thể là nguồn gốc của những xung đột lớn hơn trong tương lai.
Vì vậy, cách giải quyết xung đột trong nhóm là trung thực, đặt câu hỏi và yêu cầu câu trả lời cụ thể để các vấn đề được giải quyết đúng đắn ngay từ đầu, thay vì phớt lờ và cho rằng chúng sẽ tự biến mất.
Luôn lắng nghe, quan tâm
Xung đột thường xảy ra nhất ở những đội không có khả năng giao tiếp. Vì vậy, một cách để giải quyết xung đột nhóm khi họ không thể gặp mặt là thường xuyên quan tâm và hỏi han những người đồng nghiệp thân thiết.
Mặc dù quá tò mò có thể dễ dàng khiến người khác cảm thấy rằng bạn đang cố gắng can thiệp vào cuộc sống cá nhân của họ, nhưng quá thờ ơ với đối phương sẽ chỉ khiến những hiểu lầm trong tương lai trở nên khó khăn hơn.
Luôn chú ý đến các thành viên trong nhóm của bạn, khéo léo hỏi mọi người khi bạn cảm thấy có điều gì đó không ổn. Ví dụ: khi đối tác của bạn không trả lời email như bình thường hoặc không còn thường xuyên trao đổi tin nhắn trong cuộc trò chuyện nhóm.
Ngay cả khi bạn không làm việc trực tiếp với mọi người, điều quan trọng vẫn là lắng nghe, thấu hiểu và cùng nhau vượt qua những khó khăn, xung đột. Làm việc từ xa có nghĩa là luôn sẵn sàng tiếp nhận và đặt câu hỏi của đồng nghiệp. Khi làm đúng, mọi vấn đề mới đều được giải quyết nhanh chóng để công việc hợp tác kết thúc với hiệu quả cao.
Kết luận
Biết cách giải quyết mâu thuẫn trong nhóm là kỹ năng không thể thiếu đối với người đi làm, đặc biệt là cấp bậc quản lý. Hãy bỏ túi những cách giải quyết xung đột, gây mất đoàn kết nội bộ mà Tanca đã chia sẻ phía trên để công việc trơn tru và hiệu quả hơn. Đừng quên, liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về phần mềm nhân sự tốt nhất nhé.
