I. Giới thiệu:
“Thiết lập ca làm” hay “tạo ca làm” là quá trình lập kế hoạch và phân chia các khoảng thời gian làm việc cho nhân viên trong một tổ chức, nhằm đảm bảo các nhiệm vụ và hoạt động được thực hiện liên tục và hiệu quả. Việc thiết lập ca làm đặc biệt quan trọng trong các môi trường làm việc có yêu cầu hoạt động suốt 24 giờ hoặc trong các ngành nghề cần phân chia công việc theo ca.
II. Các bước thực hiện:
Bước 1:
Đăng nhập vào Web Tanca → chọn mục Chấm công → Nhập dữ liệu
Bước 2:
Thiết lập chi tiết
Tên ca: Bạn có thể đặt như Ca Văn Phòng, Ca Từ Xa, Ca Intern, Ca Marketing…
Bắt đầu và kết thúc: Là thời gian bắt đầu và kết thúc của Ca làm
Từ khóa: Mỗi tên ca này luôn chứa các dữ liệu để bạn có thể tách thời gian làm việc hay từ các ca này.
công Số công: Số Công của Ca, thông thường được thiết lập là 1 cho 1 ngày làm việc hoặc 0.5 cho nửa ngày làm việc (có thể là 4 tiếng).
Nghỉ giữa giờ: Thời gian nghỉ của 2 ca.
Giờ ghi nhận Vào và Ra: Là khung giờ sẽ được ghi nhận vào hệ thống. Ví dụ giờ vào làm là 08:00 và khung giờ ghi nhận vào là 05:00 đến 09:00 thì một nhân viên check in trong khung giờ này sẽ được ghi nhận dữ liệu vào hệ thống.
Giờ đi muộn/Về sớm: Là thời gian cho phép nhân viên đi muộn hoặc về sớm bao lâu. Nếu nhân viên đi làm trong khung giờ cho phép này sẽ không tính muộn. Ví dụ giờ vào là 08:00 và cho đi muộn 10 phút, nếu nhân viên đi từ 08:00-08:10 sẽ không bị tính đi muộn.
Giờ đi muộn tối đa: Nếu bạn thiết lập số phút được phép đi muộn tối đa thì trong trường hợp nhân viên đến muộn trong khoảng thời gian cho phép, họ sẽ không bị tính là trễ. Tuy nhiên, nhân viên phải làm bù chính xác số phút mà họ đi trễ để có thể tính đủ công. Nếu nhân viên vào sau số phút cho phép, nhân viên đó sẽ bị tính là đi trễ.
Ví dụ: Ca làm việc từ 8:00 - 17:00 và bạn đặt Đi muộn tối đa là 30 phút. Nếu một nhân viên chấm vào ca lúc 8:20 thì sẽ không bị tính là trễ, nhưng họ phải chấm ra ca lúc 17:20. Nếu một nhân viên chấm vào ca lúc 8:40 thì sẽ được tính là đi trễ.
Giờ Về sớm tối đa: Nếu nhân viên đi làm sớm trong khoảng số phút mà bạn cho phép, thì nhân viên có thể về sớm bấy nhiêu phút. Ví dụ: Ca làm việc từ 8:00 - 17:00, và bạn thiết lập Về sớm tối đa là 30 phút. Nếu một nhân viên chấm vào ca lúc 7:50, thì họ có thể chấm ra ca lúc 16:50. Nếu nhân viên chấm vào ca lúc 7h20 và chấm ra ca trước 16h30 thì sẽ được tính là về sớm
Yêu cầu Vào ca và Yêu cầu Ra ca: Bạn có thể thiết lập chấm công cho ca làm này bao gồm chấm công của Ca làm này theo yêu cầu mặc định được thiết lập của phần chấm công. hoặc thiết lập cho 3 trường hợp là:
- Không yêu cầu
- Yêu cầu vị trí
- Yêu cầu hình ảnh
Múi giờ: Cho phép bạn thiết lập ca làm theo múi giờ tại nhiều quốc gia. Ví dụ bạn cùng có ca làm là 08:00-18:00, bạn có thể thiết lập khung giờ làm tại Quốc gia bạn muốn.
Ngày bắt đầu, kết thúc: Là ngày mà Ca làm này hoạt động, qua ngày kết thúc Ca làm này sẽ đưa vào chế độ không họat động.
Loại suất ăn và số suất ăn: Nếu mô hình của bạn có tính suất ăn cho ca làm bạn có thể chọn lựa loại suất ăn và số suất ăn của ca. Để thiết lập Loại suất ăn bạn vào mục Thiết lập | Chọn Nhân viên | Loại suất ăn.
Ca tăng ca: Nếu ca này được sử dụng để tính Tăng ca, hãy thiết lạp chọn Ca tăng ca.
Chi nhánh, phòng ban nhân viên: Ca làm này sẽ áp dụng cho chi nhánh và phòng ban nào, bạn cũng có thể chọn chính xác theo tên của nhân viên mà nó áp dụng.
Bước 3:
Chọn Tạo mới
Hỏi đáp:
Câu hỏi 1: Tại sao việc thiết lập ca làm lại quan trọng trong một tổ chức?
Trả lời: Việc thiết lập ca làm quan trọng vì nó đảm bảo rằng tổ chức hoạt động liên tục và hiệu quả. Trong các môi trường yêu cầu hoạt động 24/7 hoặc có khối lượng công việc lớn, việc phân chia ca làm giúp duy trì sự liên tục trong công việc, tránh tình trạng thiếu nhân sự vào những thời điểm cao điểm, và đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ đều được thực hiện đầy đủ.
Câu hỏi 2: Làm thế nào để xác định số lượng và thời gian của các ca làm việc?
Trả lời: Để xác định số lượng và thời gian của các ca làm việc, bạn cần đánh giá nhu cầu hoạt động của tổ chức. Ví dụ, nếu tổ chức của bạn hoạt động 24/7, bạn có thể chia ca làm việc thành ba ca 8 giờ (sáng, chiều, đêm) hoặc hai ca 12 giờ. Hãy xem xét khối lượng công việc, yêu cầu nhân sự, và các yếu tố khác như sự sẵn sàng của nhân viên để quyết định cách phân chia ca làm việc phù hợp.
Câu hỏi 3: Tôi có thể chỉnh sửa thông tin của ca làm sau khi đã tạo không?
Trả lời:
Có. Bạn có thể chỉnh sửa các thông tin của ca làm sau khi đã tạo, bao gồm số công, giờ ghi nhận vào/ra, đi muộn – về sớm, chi nhánh, phòng ban hoặc nhân viên,.. áp dụng. Tuy nhiên, việc chỉnh sửa ca làm có thể ảnh hưởng đến dữ liệu chấm công đã phát sinh, vì vậy bạn nên kiểm tra kỹ trước khi thực hiện thay đổi.
Câu hỏi 4: Một ca làm có thể áp dụng cho nhiều chi nhánh hoặc phòng ban khác nhau không?
Trả lời:
Có. Khi thiết lập ca làm, bạn có thể chọn áp dụng ca cho nhiều chi nhánh, phòng ban hoặc nhân viên cụ thể tùy theo nhu cầu quản lý. Điều này giúp doanh nghiệp linh hoạt trong việc sử dụng cùng một ca làm cho nhiều nhóm nhân sự khác nhau.