Kế nhiệm là câu hỏi đơn giản và khó chịu: nếu người này nghỉ vào tuần sau, ai làm thay. Tanca không có màn hình riêng cho kế nhiệm, nhưng có đủ dữ liệu để trả lời câu đó.
Tanca chưa có màn hình kế hoạch kế nhiệm riêng. Bài này hướng dẫn cách ghép ba thứ có sẵn — lộ trình thăng tiến, ma trận chín ô và khung năng lực — thành một kế hoạch kế nhiệm dùng được, kèm một bảng theo dõi ngoài hệ thống.
Bước 1 — chọn vị trí trọng yếu
Không phải vị trí nào cũng cần kế hoạch kế nhiệm. Một vị trí là trọng yếu khi thoả ít nhất hai trong ba điều:
- Người giữ vị trí nghỉ thì một phần hoạt động dừng lại, không chỉ chậm đi.
- Chỉ một người trong công ty làm được việc đó.
- Tuyển thay mất hơn ba tháng, hoặc chi phí tuyển rất cao.
Mở tab Lộ trình thăng tiến (bài B13-10) và tìm các nút chỉ có 1 nhân viên — đó là danh sách ứng cử viên đầu tiên cho danh mục vị trí trọng yếu.
Giữ danh sách ngắn. Một doanh nghiệp 65 người thường chỉ có năm đến tám vị trí thật sự trọng yếu. Danh sách 30 vị trí là danh sách không ai theo nổi.
Bước 2 — tìm người kế nhiệm tiềm năng
Với mỗi vị trí trọng yếu, tìm người kế nhiệm theo thứ tự này:
- Mở ma trận chín ô (bài B13-08), lọc theo phòng ban liên quan.
- Lấy người trong hai ô Ngôi sao sáng và Ngôi sao đang lên — đây là nhóm có tiềm năng cao.
- Mở lộ trình thăng tiến, xác nhận họ đang ở bậc ngay dưới vị trí cần kế nhiệm.
- Mở khung năng lực của vị trí trọng yếu, đối chiếu điểm đánh giá gần nhất của từng ứng viên.
- Chọn người có ít khoảng trống nhất, và ghi rõ họ còn thiếu kỹ năng gì.
Với mỗi vị trí trọng yếu, hãy có hai người kế nhiệm, không phải một. Người kế nhiệm duy nhất cũng có thể nghỉ việc, và khi đó bạn quay về vạch xuất phát.
Bước 3 — phân loại mức sẵn sàng
| Mức | Nghĩa | Việc cần làm |
|---|---|---|
| Sẵn sàng ngay | Đạt mức yêu cầu ở gần hết kỹ năng | Giao việc thử trong lúc người đương nhiệm nghỉ phép |
| Sẵn sàng trong 1 năm | Thiếu một đến hai kỹ năng | Kế hoạch phát triển có mục tiêu rõ cho hai kỹ năng đó |
| Sẵn sàng trong 2–3 năm | Thiếu nhiều, nhưng tiềm năng cao | Kèm cặp dài hạn, luân chuyển công việc |
| Chưa có ai | Không tìm được ai trong nội bộ | Chuẩn bị phương án tuyển ngoài, hoặc chia nhỏ vị trí |
Ô Chưa có ai là ô quan trọng nhất trong cả bài này. Biết mình không có người kế nhiệm là thông tin đáng giá hơn nhiều so với việc điền bừa một cái tên cho đủ bảng.
Bước 4 — bảng theo dõi ngoài hệ thống
Vì Tanca chưa có màn hình kế nhiệm, hãy lập một bảng tính với các cột sau và rà lại mỗi quý:
| Cột | Nội dung |
|---|---|
| Vị trí trọng yếu | Tên chức danh |
| Người đương nhiệm | Ai đang giữ |
| Rủi ro mất người | Cao / Vừa / Thấp |
| Người kế nhiệm 1 · 2 | Tên |
| Mức sẵn sàng | Theo bảng trên |
| Kỹ năng còn thiếu | Lấy từ khung năng lực |
| Việc đang làm để lấp | Khoá đào tạo, dự án, luân chuyển |
| Rà soát lần cuối | Ngày |
Ba nguyên tắc khi làm kế nhiệm
- Không hứa vị trí. Kế hoạch kế nhiệm là chuẩn bị của công ty, không phải cam kết với cá nhân. Nói nhầm điều này gây hậu quả nặng khi vị trí được trao cho người khác.
- Giữ danh sách trong nhóm hẹp. Ban giám đốc và HR. Rò rỉ danh sách kế nhiệm làm mất động lực của những người không có tên.
- Rà mỗi quý. Người rời đi, người tiến bộ, vị trí thay đổi. Kế hoạch kế nhiệm để một năm không xem lại là kế hoạch sai.
