Phần lớn doanh nghiệp đến với Tanca từ Excel. Tin tốt là dữ liệu Excel chuyển sang được gần như trọn vẹn; việc khó không nằm ở kỹ thuật mà ở chỗ dữ liệu cũ thường không sạch.
Chọn đúng file nguồn
Đừng lấy file "Danh sách nhân sự" mà HR vẫn giữ — file đó thường lẫn người đã nghỉ. Lấy bảng lương tháng gần nhất: ai có tên trong đó là người đang thực sự làm việc và đang được trả lương.
Bốn việc làm sạch trước khi nhập
| Việc | Vì sao | Cách làm nhanh |
|---|---|---|
| Bỏ người đã nghỉ | Nhập vào rồi phải xoá từng người | Đối chiếu với danh sách đóng bảo hiểm tháng gần nhất |
| Chuẩn hoá tên phòng ban và chức danh | "P. Kinh doanh", "Phòng KD", "Kinh doanh" sẽ thành ba đơn vị khác nhau | Lọc danh sách duy nhất trong Excel rồi gộp thủ công |
| Kiểm tra email trùng và email sai định dạng | Trùng email là lý do từ chối dòng phổ biến nhất | Dùng chức năng đánh dấu trùng lặp của Excel |
| Thống nhất định dạng ngày | Ngày lẫn lộn dd/mm và mm/dd sẽ vào sai | Định dạng cả cột về một kiểu duy nhất |
Quy trình chuyển
- Khai xong Vùng, Chi nhánh, Phòng ban, Chức danh theo đúng tên đã chuẩn hoá (bài A2-03 và A2-04).
- Tải bản mẫu `Import_Create_info.xlsx` từ Nhân sự › Tạo mới ▾ › Nhập file › Tạo thông tin.
- Chép dữ liệu từ file Excel cũ sang đúng cột của bản mẫu. Bản mẫu có 74 cột tiêu đề tiếng Anh — xem bảng đối chiếu trong bài A2-05.
- Nhập thử 5 người, kiểm tra kết quả.
- Nhập toàn bộ danh sách rồi đối chiếu tổng số với bảng lương cũ.
Giữ lại file Excel gốc và mọi file đã nhập, ít nhất qua hai kỳ lương. Khi số liệu lệch, bạn sẽ cần đối chiếu ngược lại.
