Bản mẫu có 74 cột, tiêu đề bằng tiếng Anh, không có dòng dữ liệu ví dụ và không đánh dấu cột nào bắt buộc. Bài này là bảng tra để bạn không phải đoán.
Mở file ra lần đầu mà thấy choáng là bình thường. Thực tế bạn chỉ cần điền khoảng tám cột để go-live được. Sáu mươi cột còn lại bổ sung dần, phần lớn nên để nhân viên tự khai.
Tám cột cần điền để nhân viên dùng được ngay
| Cột | Ý nghĩa | Quy ước điền |
|---|---|---|
| `Name` | Họ và tên | Ghi đủ họ tên có dấu |
| `Phone` | Số điện thoại | Dùng để đăng nhập. Ghi đủ đầu số, không để dấu cách. |
| `Email` | Email công việc | Bắt buộc duy nhất. Trùng là dòng bị từ chối. |
| `Branch` | Chi nhánh | Ghi đúng tên đã khai trong Cài đặt › Tổ chức › Doanh nghiệp |
| `Department` | Phòng ban | Ghi đúng tên đã khai |
| `Position` | Chức danh | Ghi đúng tên đã khai |
| `Group` | Nhóm truy cập | Quản lý · Quản lý Vùng · Quản lý Chi nhánh · Nhân viên |
| `Working Date` | Ngày vào làm chính thức | Theo định dạng ngày đã chọn ở Thông tin công ty |
Các nhóm cột còn lại
| Nhóm | Cột | Khi nào cần |
|---|---|---|
| Định danh | `Stt` · `Sort Index` · `Identification` | `Identification` là mã nhân viên; để trống thì hệ thống tự sinh |
| Mở rộng tổ chức | `Region` · `Branch Plus` · `Department Plus` · `Position Plus` | Khi một người thuộc nhiều chi nhánh hoặc nhiều phòng ban |
| Giấy tờ | `Identify Card` · `Identify Date` · `Identify Issue In` · `Passport Card` · `Passport Date` · `Passport Expiry Date` · `Passport Issue In` | Trước khi làm hợp đồng và hồ sơ bảo hiểm |
| Ngân hàng | `Bank Account Name` · `Bank Account` · `Bank Name` · `Bank Address` | Trước kỳ lương đầu tiên |
| Ngày tháng khác | `Birthday` · `Labour End Date` · `Expired Date` · `Quit Date` | `Quit Date` chỉ dùng cho người đã nghỉ |
| Chấm công | `Timekeepers` · `Timekeeper Employee Codes` | Khi dùng máy chấm công vật lý |
| Lương | `Salarygrade` | Ngạch lương, nếu công ty có khai ngạch |
| Liên hệ khẩn cấp | `Emergency Contact` · `Emergency Relate` · `Emergency Tel` · `Emergency Phone` · `Emergency Address` | Bổ sung sau, để nhân viên tự khai |
| Địa chỉ | `Address` · `Country` · `Permanent Address` · `Domicile` · `Current Address` | Bổ sung sau |
| Thuế và đoàn thể | `Tax Code` · `Union Code` | `Tax Code` cần trước khi tính thuế TNCN |
| Nhân khẩu | `Ethnic` · `Religion` · `Is Married` · `Seniority Month` | Bổ sung sau |
| Bằng cấp | `Qualification Id` · `Specialized Id` · `Training Place` · `Qualification Finish Date` · `Qualification Note` | Bổ sung sau |
| Chứng chỉ | `Certificate Name` · `Type Id` · `Finish Place` · `Certificate Finish Date` · `Certificate Note` | Bổ sung sau |
| Kinh nghiệm | `Place` · `Title` · `Days` · `From Date` · `To Date` · `Is Now` | Bổ sung sau |
| Sức khoẻ | `Height` · `Weight` · `Blood Id` · `Congenital` · `Health Id` · `Health Last Date` | Chỉ dùng nếu doanh nghiệp có yêu cầu riêng |
| Liên hệ khác | `Skype` · `Facebook` | Bổ sung sau |
Bốn quy tắc bắt buộc khi điền file
- Không đổi tên cột, không chèn thêm cột, không xoá cột. Cột không dùng thì để trống.
- Không đổi thứ tự cột.
- Tên chi nhánh, phòng ban, chức danh phải khớp chính xác với tên đã khai trong hệ thống, kể cả dấu và chữ hoa chữ thường.
- Định dạng ngày phải khớp với định dạng đã chọn ở Cài đặt › Thông tin công ty.
Khi có dòng bị từ chối
| Nguyên nhân | Dấu hiệu | Cách sửa |
|---|---|---|
| Trùng email | Dòng bị bỏ qua, người đó không xuất hiện trong danh sách | Đổi sang email khác, hoặc tìm hồ sơ cũ đang dùng email đó |
| Thiếu họ tên | Dòng bị bỏ qua | Điền cột `Name` |
| Tên chi nhánh hoặc phòng ban không khớp | Nhân viên vào được nhưng ô Chi nhánh, Phòng ban để trống | Sửa lại cho khớp rồi dùng loại Cập nhật thông tin để nhập đè |
| Ngày sai định dạng | Ô ngày trống hoặc hiển thị sai | Định dạng lại cả cột trong Excel rồi nhập lại |
| Sai tên nhóm truy cập | Nhân viên vào nhưng không đăng nhập được đúng quyền | Sửa trong hồ sơ từng người, hoặc dùng Cập nhật phân quyền |
Cách sửa nhanh nhất cho dòng đã vào nhưng thiếu dữ liệu: sửa lại file gốc rồi nhập lại bằng loại Cập nhật thông tin — hệ thống ghi đè lên hồ sơ cũ thay vì tạo bản ghi mới. Xem bài B2-04.
Đề xuất gửi đội sản phẩm
Bản mẫu hiện tại nên được cải thiện: thêm dòng tiêu đề tiếng Việt bên dưới tiêu đề tiếng Anh, tô màu tám cột bắt buộc, và kèm một dòng dữ liệu ví dụ. Ba thay đổi này cắt được phần lớn số lần khách hàng phải gọi hỗ trợ ở bước import.
