Năm mức hành vi là phần quyết định một hệ thống năng lực có dùng được hay không. Viết tốt thì hai người chấm cùng một nhân viên sẽ ra cùng một điểm. Bỏ trống thì cả hệ thống chỉ còn là cảm tính có màu.
Năm mức nằm ở đâu
Trong hộp thoại Thêm kỹ năng (hoặc Sửa một kỹ năng đã có), cuộn xuống phần CẤP ĐỘ. Hệ thống dựng sẵn năm khối, đánh số từ 1 đến 5, mỗi khối có hai ô:
| Ô | Nội dung |
|---|---|
| Tiêu đề | Tên ngắn của mức, ví dụ Làm được dưới giám sát |
| Mô tả | Hành vi quan sát được ở mức này |
Số mức là cố định năm mức, không thêm bớt được. Không bỏ qua mức nào — nếu để trống mức 2, người chấm sẽ không biết khoảng cách giữa mức 1 và mức 3 là gì.
Thang năm mức nên hiểu thế nào
| Mức | Ý nghĩa chung | Câu hỏi kiểm chứng |
|---|---|---|
| 1 | Mới biết. Cần người khác chỉ từng bước | Người này làm được khi có người kèm sát không? |
| 2 | Làm được việc quen thuộc dưới giám sát | Giao việc thường ngày, có người kiểm lại, có ổn không? |
| 3 | Làm độc lập việc thường gặp | Giao xong không cần kiểm lại, có yên tâm không? |
| 4 | Xử lý được tình huống khó và bất thường | Khi việc lệch khỏi kịch bản, người này tự xoay được không? |
| 5 | Chuẩn mực của công ty, dạy được người khác | Người khác có học nghề từ người này không? |
Mức 3 là mốc quan trọng nhất: đây thường là mức yêu cầu của một người làm tốt công việc đang giữ. Hãy viết mức 3 trước, rồi viết lùi xuống 2, 1 và tiến lên 4, 5.
Bốn quy tắc viết
- Viết hành vi quan sát được, không viết tính từ. "Tự chốt ca POS và cân quỹ đúng, sai lệch dưới 0,5%" thì chấm được. "Cẩn thận với tiền" thì không.
- Mỗi mức khác mức dưới nó ở một điều rõ ràng — mức độ giám sát, độ khó của tình huống, hay phạm vi ảnh hưởng. Đừng để hai mức chỉ khác nhau ở chữ "tốt hơn".
- Dùng ngôn ngữ của người làm nghề, không dùng ngôn ngữ của HR. Người chấm là trưởng bộ phận.
- Một đến ba câu cho mỗi mức. Dài hơn thì không ai đọc lúc chấm.
Ví dụ — kỹ năng "Vận hành cửa hàng và chốt ca POS"
| Mức | Tiêu đề | Mô tả |
|---|---|---|
| 1 | Quan sát và làm theo | Làm được thao tác POS cơ bản khi có người đứng cạnh hướng dẫn. Chưa tự chốt ca |
| 2 | Làm dưới giám sát | Tự chốt ca ngày thường, có quản lý kiểm lại số quỹ trước khi đóng |
| 3 | Làm độc lập | Tự mở và chốt ca, cân quỹ đúng, xử lý được hoàn tiền và đổi hàng theo quy định |
| 4 | Xử lý tình huống khó | Xử lý được lệch quỹ, lỗi máy POS, ca cao điểm lễ tết mà không dừng bán hàng |
| 5 | Chuẩn mực và huấn luyện | Là người viết lại quy trình ca cho cửa hàng và huấn luyện nhân viên mới đạt mức 3 |
Ai viết và mất bao lâu
- Người viết: trưởng bộ phận hoặc người giỏi nhất ở vị trí đó. HR giữ vai trò biên tập cho thống nhất giọng văn, không tự viết nội dung nghề.
- Thời gian: một kỹ năng viết đủ năm mức mất khoảng 20 đến 30 phút cho lần đầu. Một chức danh 8 kỹ năng mất khoảng nửa ngày làm việc.
- Cách rút ngắn: viết xong kỹ năng đầu tiên cho thật chuẩn, dùng nó làm mẫu cho các kỹ năng còn lại.
Đừng cố hoàn hảo ngay lần đầu. Chạy một đợt đánh giá thật, nghe người chấm phàn nàn chỗ nào khó phân biệt, rồi sửa lại đúng chỗ đó. Sửa mô tả mức không làm mất điểm của các đợt đã chấm xong.
