Cuối năm là lúc phân hệ tiền lương chịu tải nặng nhất: thưởng, lương tháng 13, quyết toán thuế và chốt số liệu cả năm. Bài này chỉ cách tổ chức để không phải làm bằng Excel bên ngoài.
Thưởng và lương tháng 13
Có hai cách đưa vào hệ thống, chọn theo mục đích:
| Cách | Khi nào dùng |
|---|---|
| Cột thưởng trong kỳ lương thường | Thưởng trả cùng lương tháng cuối năm. Đơn giản, ít việc hơn |
| Kỳ lương riêng cho thưởng | Thưởng trả vào ngày khác, hoặc cần bảng lương riêng để trình duyệt. Rõ ràng hơn về hồ sơ |
Với lương tháng 13 và thưởng Tết, cách thứ hai thường tốt hơn: một kỳ lương riêng cho phép trình duyệt riêng, chuyển khoản riêng, và không làm rối bảng lương tháng.
Tạo kỳ lương thưởng
- Ở Cài đặt › Bậc lương › Hình thức trả lương › Chi trả một lần, khai khoản thưởng.
- Tạo một mẫu bảng lương riêng cho thưởng, chỉ gồm các cột cần thiết: định danh, căn cứ tính, mức thưởng, khấu trừ, thực nhận.
- Tạo kỳ tính lương từ mẫu đó.
- Nhập mức thưởng của từng người bằng Nhập tệp, hoặc dựng công thức nếu thưởng tính theo quy tắc.
- Đối chiếu, duyệt, khoá, xuất file chuyển khoản như một kỳ lương thường.
Thưởng và lương tháng 13 vẫn là thu nhập chịu thuế ở hầu hết các quốc gia, và việc chúng có tính vào căn cứ đóng bảo hiểm hay không là câu hỏi pháp lý riêng. Hãy để kế toán chốt cách xử lý trước khi dựng mẫu — xem bài B9-06 và B9-07.
Công thức thưởng theo quy tắc
Thưởng tính theo thâm niên, theo kết quả đánh giá, hay theo tỉ lệ lương dựng được bằng công thức. Nguyên tắc vẫn như bài B9-05: tách thành các cột trung gian, không nhúng con số cứng.
| Cột | Nội dung |
|---|---|
| Số tháng làm việc trong năm | Lấy từ ngày vào làm |
| Hệ số theo kết quả đánh giá | Nhập tay hoặc lấy từ phân hệ Nhân tài |
| Mức thưởng cơ sở | Thường là một tháng lương |
| Thưởng trước khấu trừ | = mức cơ sở × số tháng ÷ 12 × hệ số |
Quyết toán cuối năm
- Mở Tiền lương › Báo cáo › Thuế thu nhập cá nhân, xuất số liệu cả năm.
- Đối chiếu tổng thuế đã khấu trừ với tổng của 12 kỳ lương.
- Rà lại số người phụ thuộc đã kê khai của từng nhân viên.
- Xử lý người vào và nghỉ việc giữa năm — họ có kỳ lương không đủ 12 tháng.
- Chuyển hồ sơ cho kế toán thực hiện quyết toán theo quy định.
Tanca cung cấp số liệu phục vụ quyết toán, không thực hiện quyết toán. Việc kê khai với cơ quan thuế và tính đúng nghĩa vụ là trách nhiệm của bộ phận kế toán doanh nghiệp.
Báo cáo hỗ trợ cuối năm
| Báo cáo | Dùng để |
|---|---|
| Chi phí nhân sự & hiệu quả đầu tư | Tổng chi phí năm, tỉ trọng trên doanh thu |
| Biến động chi phí lương | So sánh giữa các kỳ, giải thích tăng giảm |
| Cơ cấu lương & khung lương | Rà lại khung lương trước kỳ điều chỉnh đầu năm |
| Dự báo quỹ lương | Lập ngân sách nhân sự năm sau |
| Mô phỏng kịch bản nhân sự | Thử tác động của kế hoạch tuyển dụng lên chi phí |
Lịch cuối năm khuyến nghị
- Tháng 11 — chốt chính sách thưởng, dựng mẫu bảng lương thưởng, chạy thử.
- Đầu tháng 12 — rà soát hồ sơ nhân viên: tài khoản ngân hàng, người phụ thuộc, ngày vào làm.
- Giữa tháng 12 — chạy kỳ thưởng, đối chiếu, duyệt.
- Cuối tháng 12 — chạy kỳ lương tháng, chốt số liệu năm.
- Tháng 1 — xuất báo cáo cả năm, chuyển kế toán quyết toán.
