Quỹ phép là con số nhân viên hỏi nhiều nhất và cũng là con số dễ sai nhất. Bài này chỉ nơi khai loại phép, nơi khai số ngày, và cách hai chỗ đó nối với nhau.
Loại phép khai ở đâu
Loại nghỉ phép là biểu mẫu con của loại đơn Nghỉ phép, khai ở Yêu cầu › Cài đặt › Theo loại yêu cầu › Nghỉ phép › biểu tượng bánh răng › + Thêm.
Đây là điểm gây nhầm lẫn: màn hình Chấm công › Cài đặt › Nghỉ phép là một chỗ khác và có thể hiện "Chưa có loại phép nào" dù nhân viên vẫn có quỹ phép. Nếu bạn cần thêm hoặc sửa loại phép, hãy làm ở phía Yêu cầu.
Mỗi loại phép cần khai gì
| Ô | Điền gì |
|---|---|
| Tên biểu mẫu con | Tên loại phép nhân viên nhìn thấy: Nghỉ phép năm, Nghỉ ốm, Nghỉ không lương, Annual Leave (SG) |
| Trạng thái | Bật để nhân viên chọn được |
| Tiếp đầu ngữ | Tiền tố mã đơn riêng cho loại phép này |
| Cho nhân viên sử dụng | Có loại phép chỉ HR được tạo hộ — tắt ô này cho những loại đó |
| Số ngày yêu cầu trước khi gửi đơn | Hạn báo trước. Nghỉ phép năm thường yêu cầu báo sớm; nghỉ ốm thì không |
| Số yêu cầu giới hạn gửi lên trong tháng | Chặn lạm dụng với các loại phép ngắn |
Mỗi loại phép có luồng phê duyệt riêng. Nghỉ ốm nửa ngày và nghỉ phép năm hai tuần không nên đi cùng một luồng ba cấp.
Số ngày phép của từng người
Số ngày phép khai trong hồ sơ từng nhân viên, tab Nghỉ phép (bài B2-11). Bảng quỹ phép có ba cột:
| Cột | Ý nghĩa |
|---|---|
| Tổng số ngày phép | Quỹ được cấp cho kỳ hiện tại |
| Đã dùng | Số ngày đã nghỉ và đã được duyệt |
| Còn lại | Tổng trừ đã dùng — con số nhân viên quan tâm |
Bảng này hiện ngay trong biểu mẫu xin nghỉ sau khi chọn nhân viên, nên cả người gửi lẫn người duyệt đều thấy số dư trước khi quyết định.
Cấp quỹ phép hàng loạt
- Chuẩn bị file Excel cột mã nhân viên và số ngày phép.
- Dùng chức năng Nhập file › Cập nhật thông tin ở phân hệ Nhân sự (bài B2-04).
- Đối chiếu lại một vài hồ sơ sau khi nhập.
Cấp quỹ phép trước khi mở phân hệ đơn từ cho nhân viên. Mở trước khi có quỹ thì mọi người sẽ thấy số 0 và tin rằng công ty đã xoá phép của họ — đây là loại hiểu nhầm rất khó dập.
Danh sách kiểm trước khi go-live
- Mọi loại phép công ty dùng đã được khai và đang bật.
- Mỗi loại phép đã có luồng phê duyệt.
- Mọi nhân viên đang làm việc đều có quỹ phép khác 0 ở loại phép chính.
- Đã gửi thử một đơn nghỉ và xác nhận cột Đã dùng tăng đúng sau khi duyệt.
- Đã đối chiếu quỹ phép với bảng theo dõi cũ của phòng nhân sự.
