Đơn kẹt vì người duyệt đi công tác là khiếu nại phổ biến nhất về phân hệ đơn từ. Bài này chỉ ba cách phòng, xếp theo mức độ bền vững.

Cách 1 — nhiều người duyệt trong cùng một bước

Đây là cách bền nhất và nên là mặc định của mọi luồng.

1. Mở bước Người duyệt trong luồng.
2. Thêm hai người trở lên vào ô Người duyệt.
3. Chọn phương thức Chỉ cần 1 người duyệt đồng ý hoặc từ chối.

Ai rảnh trước thì xử lý. Không ai phải nhớ bật chế độ vắng mặt, và không có ngày nào luồng bị đứt.

Với đơn tài chính lớn cần đủ chữ ký, đừng dùng cách này ở bước cuối. Thay vào đó dùng cách 1 cho các bước đầu và giữ Cần tất cả người duyệt đồng ý cho bước quyết định.

Cách 2 — khai người duyệt theo vai trò

Trong bảng cấu hình bước duyệt, bấm + Thêm tùy chọn và chọn:

• Quản lý trực tiếp — hệ thống tự tìm quản lý của người gửi. Người quản lý đổi thì luồng tự đổi theo, không phải sửa gì.
• Chức danh — mọi người giữ chức danh đó đều duyệt được. Người mới nhận chức danh tự động có quyền.

Khai theo vai trò giải quyết luôn bài toán nhân sự thay đổi. Khai bằng tên thì mỗi lần có người nghỉ việc, ai đó phải nhớ vào sửa từng luồng — và thường không ai nhớ.

Cách 3 — sửa luồng tạm thời

Khi một người duyệt vắng dài ngày và hai cách trên không áp dụng được:

1. Mở luồng, thêm người thay vào bước đó.
2. Đặt phương thức Chỉ cần 1 người duyệt đồng ý hoặc từ chối.
3. Ghi vào lịch nhắc ngày gỡ người thay ra khi người chính quay lại.

Cách 3 dễ bị quên gỡ. Sau vài lần, luồng phê duyệt của công ty đầy những người duyệt không còn liên quan. Nếu phải dùng, hãy đặt lịch nhắc ngay lúc sửa.

Việc cần làm định kỳ

• Mỗi quý, rà lại danh sách người duyệt của các loại đơn chính, gỡ người đã nghỉ việc.
• Khi có người nghỉ việc, dùng nút Xuất file trong hộp thoại quy trình duyệt để soát nhanh xem tên họ còn ở luồng nào.
• Khi mở chi nhánh mới, kiểm tra khối Khởi tạo của các luồng đã bao gồm chi nhánh đó chưa.

Đơn đã kẹt rồi thì xử lý thế nào