Chuyển việc nhập liệu sang cho chính nhân viên, nhưng vẫn giữ quyền kiểm soát ở HR. Tab này có hai phần: tạo liên kết để nhân viên tự điền, và hàng đợi duyệt những gì họ đã điền.

Phần 1 — Tạo liên kết

1. Mở hồ sơ nhân viên, chọn tab Tự phục vụ.
2. Bấm Tạo liên kết.
3. Sao chép liên kết và gửi cho nhân viên qua email hoặc tin nhắn nội bộ.
4. Nhân viên mở liên kết và tự điền hoặc cập nhật thông tin của mình.

Phần 2 — Duyệt hồ sơ nhân viên

Những gì nhân viên khai không vào thẳng hồ sơ mà nằm ở hàng đợi Duyệt hồ sơ nhân viên. HR mở ra, đối chiếu với giấy tờ, rồi duyệt. Duyệt xong dữ liệu mới trở thành chính thức.

Cơ chế duyệt là điểm khiến tự phục vụ dùng được trong thực tế. Nhân viên nhập — nhanh và chính xác vì họ biết rõ dữ liệu của mình. HR kiểm — nên không mất kiểm soát. Đây là cách rẻ nhất để hoàn thiện hồ sơ cho cả công ty.

Quy trình đề xuất khi triển khai lần đầu

1. HR nhập trước phần tối thiểu cho toàn bộ nhân viên bằng file (bài B2-02).
2. Tạo liên kết tự khai và gửi theo từng phòng ban, kèm hạn nộp cụ thể.
3. Kiểm tra hàng đợi duyệt hai ngày một lần trong hai tuần đầu.
4. Sau hạn, xuất danh sách và lọc những hồ sơ còn thiếu trường quan trọng để nhắc riêng.

Lưu ý

• Liên kết cho phép ghi dữ liệu vào hệ thống — chỉ gửi riêng cho đúng người, không đăng vào nhóm chung.
• Nhắc nhân viên chuẩn bị ảnh CCCD và số tài khoản trước khi mở liên kết.
• Hàng đợi duyệt để tồn lâu sẽ khiến nhân viên nghĩ khai xong là xong, rồi không kiểm tra lại khi dữ liệu chưa có hiệu lực.