Giao việc trong Tanca chỉ mất vài giây, nhưng một công việc giao đúng cách cần đủ bốn thứ: người làm, hạn chót, độ ưu tiên và bối cảnh. Bài này chỉ cách làm đủ cả bốn.
Thêm việc nhanh
- Mở dự án ở tab Danh sách.
- Bấm ô Thêm việc… ở cuối nhóm.
- Gõ tên việc rồi nhấn Enter. Con trỏ ở lại ô nhập, gõ tiếp việc kế tiếp.
Cách này hợp với lúc bóc một cuộc họp thành danh sách đầu việc. Đừng dừng lại điền chi tiết cho từng dòng — cứ liệt kê hết, rồi mới quay lại giao người và đặt hạn.
Bốn thứ một công việc cần có
Bấm Chi tiết ở dòng công việc để mở bảng bên phải.
| Trường | Vì sao quan trọng |
|---|---|
| Được giao | Một việc một người chịu trách nhiệm. Chọn nhiều người là cách chắc chắn để không ai làm |
| Hạn chót | Việc không hạn chót sẽ không xuất hiện ở Việc của tôi › Sắp tới, cũng không lên thanh Tiến độ |
| Độ ưu tiên | Cao · Vừa · Thấp. Nếu mọi việc đều Cao thì không việc nào Cao |
| Mô tả | Bối cảnh, tiêu chí hoàn thành, đường dẫn tài liệu |
Ngoài ra còn Nhãn (phân loại, bài B10-04), Dự án kèm nhóm công việc hiện tại, và Người cộng tác — những người cần theo dõi nhưng không chịu trách nhiệm chính.
Hộp thoại hạn chót có nhiều hơn một ngày
Bấm Đặt hạn chót mở một hộp nhỏ với ba phần:
- Bắt đầu → Hạn chót — khoảng thời gian, không chỉ một mốc. Cả hai ngày là điều kiện để công việc hiện thành thanh trên tab Tiến độ.
- Thời gian thực hiện — số giờ ước tính. Dùng để cân tải việc giữa các thành viên (bài B10-07).
- Biểu tượng đồng hồ và lặp lại — đặt nhắc nhở và biến việc thành việc lặp lại theo chu kỳ.
Việc lặp lại rất hợp với vận hành cửa hàng: kiểm kê cuối tuần, báo cáo doanh thu thứ Hai, vệ sinh kho hàng tháng. Đặt một lần thay vì tạo tay mỗi kỳ.
Mọi thay đổi đều được ghi lại
Cuối bảng chi tiết là dòng thời gian hoạt động: ai tạo việc, ai giao cho ai, ai đổi độ ưu tiên, ai đổi hạn — kèm giờ. Khi có tranh luận "tôi đâu có được giao việc này", đây là nơi tra.
Ngay trên đó là ô bình luận với gợi ý "Sử dụng '@' để nhắc". Nhắc tên ai thì người đó nhận thông báo, kể cả khi không phải người được giao.
Bốn thói quen của người giao việc tốt
- Tên việc bắt đầu bằng động từ — Chốt mặt bằng và ký hợp đồng thuê, không phải Mặt bằng.
- Một người chịu trách nhiệm, những người khác để ở Người cộng tác.
- Hạn chót là ngày làm việc thật, không phải ngày cuối tháng cho tròn.
- Việc lớn hơn một tuần thì chẻ nhỏ — nếu không, bạn sẽ không biết nó đang tắc cho tới lúc trễ.
