Business Continuity Plan là gì? BCP - Kế hoạch kinh doanh liên tục, đây là một công cụ quản lý doanh nghiệp hiệu quả trong bối cảnh kinh tế suy thoái như hiện tại. BCP mô phỏng những rủi ro, khó khăn có thể xảy ra giúp các doanh nghiệp ứng phó tốt hơn trước những tình huống bất ngờ. Cùng Tanca tìm hiểu chi tiết cách lập kế hoạch BCP qua bài viết sau.
Business Continuity Plan là gì?
Kế hoạch kinh doanh liên tục - Business Continuity Plan là bản phác thảo hoặc mô tả về cách thức doanh nghiệp sẽ hoạt động và ứng phó khi sắp phải đối mặt với các mối đe dọa tiềm tàng từ bên ngoài.
Chẳng hạn như đại dịch covid đã làm chậm lại toàn bộ nền kinh tế Business Continuity Plan có thể coi là “bí kíp sống còn”. Nó giúp doanh nghiệp thích ứng tốt trong giai đoạn khủng hoảng. Giảm thiểu rủi ro và góp phần khôi phục kinh tế trong giai đoạn sau.
Business Continuity Plan còn là chiến lược giúp nhà quản lý giám sát và lãnh đạo nhân viên hiệu quả trong trường hợp làm việc từ xa, hoặc làm việc tập trung, nhằm bảo vệ sức khỏe của nhân viên mà không làm gián đoạn công việc.
Xem thêm: SOP là gì? Cách áp dụng
Vai trò của BCP là gì?
Trong bối cảnh môi trường kinh doanh biến động như hiện nay, Business Continuity Plan chính là lá chắn vững chắc bảo vệ doanh nghiệp trước các yếu tố bên ngoài. Vậy vai trò của BCP đối với tổ chức và các cá nhân được thể hiện như thế nào?
Đối với đội ngũ nhân viên
Đầu tiên, hãy xem xét tác động của BCP đối với những nhân viên trực tiếp duy trì hoạt động kinh doanh. Xây dựng kế hoạch kinh doanh liên tục là cam kết của tổ chức nhằm đảm bảo việc làm cho nhân viên của mình.
BCP góp phần củng cố niềm tin của nhân viên vào khả năng của lãnh đạo, đồng thời tạo động lực để họ gắn bó lâu dài với tổ chức. Ngược lại, một doanh nghiệp không có chiến lược kinh doanh liên tục, lúng túng, bị động trước các tình huống phát sinh.
Do đó sẽ dễ ảnh hưởng đến tâm lý người lao động. Khi nhân viên hoảng loạn và mất phương hướng, họ sẽ dễ dàng rời bỏ tổ chức và tìm kiếm những cơ hội chắc chắn hơn.
Đối với đối tác và khách hàng của doanh nghiệp
Khi một doanh nghiệp có một kế hoạch kinh doanh liên tục được tổ chức tốt. Điều đó có nghĩa là họ hiểu những gì họ đang làm và luôn chuẩn bị sẵn sàng cho mọi tình huống. Đây là cơ sở tạo niềm tin nơi khách hàng, là nền tảng vững chắc để xây dựng thương hiệu.
BCP cũng là chiến lược thu hút và giữ chân đối tác, khách hàng hiệu quả. Bởi người tiêu dùng và nhà đầu tư luôn sẵn sàng chi mạnh tay cho những thương hiệu mang lại nhiều giá trị cho họ.
Và việc doanh nghiệp có thể ứng phó tốt với khủng hoảng chính là “bảo chứng” cho tiềm năng phát triển của thương hiệu.
Đối với doanh nghiệp
BCP Business Continuity Plan chính là yếu tố quyết định sự sống còn mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần trang bị nếu muốn tồn tại và phát triển trên thị trường.
Việc thành lập BCP không chỉ đảm bảo cho tổ chức hoạt động liên tục, ổn định mà còn tạo tiền đề để doanh nghiệp phục hồi nhanh chóng sau giai đoạn khủng hoảng.
Ngoài ra, lập kế hoạch kinh doanh liên tục còn giúp tổ chức bảo toàn nguồn nhân lực và con người khỏi thất thoát và lãng phí. Đồng thời, BCP còn giúp tạo lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp trước các đối thủ khác.
Xem thêm: Chu trình PDCA là gì?
Các bước lập kế hoạch kinh doanh liên tục (BCP)
Bước 1. Xác định bối cảnh hoạt động
Trước khi bắt tay vào xây dựng kế hoạch kinh doanh liên tục, nhà quản lý cần xác định bối cảnh và môi trường kinh doanh. Công việc này sẽ giúp phát triển tầm nhìn và mục tiêu cho Business Continuity Plan.
Đồng thời khoanh vùng các giới hạn của rủi ro tiềm ẩn. Để xác định bối cảnh hoạt động của doanh nghiệp, nhà quản lý cần trả lời được các câu hỏi sau:
- Yếu tố nào đảm bảo cho hoạt động bình thường của doanh nghiệp?
- Các quy trình chính trong tổ chức là gì?
- Những yếu tố môi trường nào ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp?
Bước 2. Phân tích tác động kinh doanh (Business Impact Analysis)
Phân tích tác động kinh doanh là bước quan trọng nhất trong quá trình phát triển Kế hoạch kinh doanh liên tục. BIA là quá trình đánh giá và đo lường tác động của các yếu tố làm gián đoạn. Hoặc ngừng trệ quá trình hoạt động của doanh nghiệp trong trường hợp rủi ro và tình huống khẩn cấp.
Để thực hiện phân tích tác động kinh doanh, nhà quản lý cần xác định những tài sản chính đóng vai trò nòng cốt trong hệ thống vận hành của doanh nghiệp, những tài sản này có thể bao gồm:
- Con người – thông tin liên lạc của nhân viên chủ chốt
- Nhà cung cấp – thông tin liên hệ của các nhà cung cấp lớn và bên thứ ba
- Thiết bị – danh sách các thiết bị chính bao gồm máy tính, máy in, máy quét, xe cộ
- Hàng tồn kho - danh sách vật tư, vật liệu và hàng tồn kho
- Dữ liệu – tài liệu điện tử quan trọng, bảng lương, kế toán, hồ sơ, bản sao lưu
Bước 3. Xây dựng kế hoạch ứng phó
Sau khi đã xác định được các yếu tố thúc đẩy tiềm năng của hoạt động kinh doanh liên tục, nhiệm vụ tiếp theo là lập kế hoạch ứng phó với khủng hoảng. Quá trình này gồm 4 giai đoạn chính:
Giai đoạn 1 – Ứng phó khẩn cấp: Trọng tâm chính ở giai đoạn này là đảm bảo an toàn cho tất cả nhân viên và an ninh tài sản của tổ chức. Kế hoạch sẽ được thực hiện ngay khi trường hợp khẩn cấp xảy ra.
Trong nhiều tình huống khẩn cấp, nhân viên sẽ tự động làm theo các quy trình đã vạch sẵn mà không cần đợi chỉ đạo từ quản lý cấp cao, chẳng hạn như thiên tai (cháy nổ, động đất,…) hay tấn công an ninh mạng.
Giai đoạn 2 – Quản lý khủng hoảng: Giai đoạn này sẽ thiết lập các phương án ứng phó của tổ chức đối với khủng hoảng. Theo đó, một nhóm quản lý khủng hoảng sẽ được thành lập.
Nhóm này thường bao gồm cấp quản lý có vai trò ra quyết định chính và các cá nhân có khả năng quản lý và chỉ đạo các hoạt động chức năng trong thời gian kinh doanh bị gián đoạn.
Giai đoạn 3 – Phục hồi: Giai đoạn phục hồi kinh doanh phác thảo các hoạt động cần thiết để khôi phục các chức năng chính trong hoạt động kinh doanh.
Để làm được điều này, doanh nghiệp cần chuẩn bị trước các phương án thay thế hoặc nguồn lực dự phòng để có thể tiếp tục tổ chức kinh doanh.
Giai đoạn 4 – Tái thiết: Giai đoạn này liên quan đến việc đưa doanh nghiệp trở lại trạng thái như trước khi khủng hoảng xảy ra. Cần chú ý không được chủ quan mà vẫn phải chuẩn bị các phương án phòng ngừa để đảm bảo doanh nghiệp có thể hoạt động trở lại bình thường.
Bước 4. Thực hành và đào tạo
Để thực hiện thành công kế hoạch kinh doanh liên tục, nhân viên cần được đào tạo kỹ lưỡng để sẵn sàng đối phó với các tình huống phát sinh bất cứ lúc nào.
Tổ chức cần đảm bảo rằng nhân viên của mình hiểu vai trò và trách nhiệm của họ là gì và những hành động nào nên được thực hiện khi đối mặt với rủi ro.
Đào tạo sẽ giúp nâng cao năng lực ứng phó với khủng hoảng và tư duy làm việc của nhân viên. Nhờ đó họ có thể tự tin dẫn dắt tổ chức vượt qua những giai đoạn khó khăn và phục hồi hoạt động nhanh chóng.
Để chuẩn bị tốt nhất cho các tình huống khẩn cấp, doanh nghiệp nên có các buổi diễn tập mô phỏng các tình huống giả định nhằm triển khai hành động hợp lý.
Bước 5. Kiểm tra và cải tiến
Thử nghiệm xem BCP có thực sự hoạt động hay không. Đo lường và đánh giá hiệu quả của nó để giúp xác định các lỗ hổng và điểm yếu trong quy trình ứng phó và phục hồi rủi ro. Sau đó đề xuất các phương án cải tiến phù hợp để cải thiện hiệu suất. kế hoạch hoàn chỉnh hơn.
Xem thêm: Chức năng và vai trò của POLC
Bí quyết tạo nên sự thành công của BCP
Vai trò của lãnh đạo
Một kế hoạch kinh doanh liên tục thành công đòi hỏi sự tham gia của lãnh đạo. Họ là những người trực tiếp điều hành hoạt động và quyết định cách doanh nghiệp ứng phó với khủng hoảng.
Các nhà quản lý, lãnh đạo cấp cao cần nhận thức sâu sắc vai trò của mình và đưa ra những cam kết, chính sách đảm bảo an toàn cho tổ chức.
Công tác truyền thông nội bộ
Truyền thông nội bộ là chìa khóa để triển khai BCP thành công. Bởi nhân viên chính là lực lượng nòng cốt quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Đặc biệt trong thời kỳ khủng hoảng, vai trò của đội ngũ này càng được đề cao.
Để đảm bảo rằng kế hoạch BCP được triển khai hiệu quả, nhân viên cần hiểu kế hoạch kinh doanh liên tục là gì và truyền đạt về vai trò của BCP đối với tổ chức:
- Tầm quan trọng và tính cấp thiết của BCP đối với hoạt động của tổ chức
- Hậu quả của việc không thực hiện và tuân thủ các quy trình trong BCP
- Vai trò và trách nhiệm của nhân viên trước, trong và sau khủng hoảng
Ứng dụng công nghệ số
Để tối ưu hóa quy trình xây dựng và triển khai chiến lược kinh doanh liên tục, một phần mềm hỗ trợ quản lý quy trình sẽ là công cụ đắc lực hỗ trợ nhà quản lý nhận diện và đánh giá các nguy cơ, rủi ro tiềm ẩn.
Từ đó đưa ra các phương pháp xử lý, khắc phục kịp thời nhằm duy trì, đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp. Tanca là phần mềm quản lý doanh nghiệp rất được ưa chuộng trên thị trường.
Phần mềm này giúp doanh nghiệp của bạn xây dựng BCP một cách bài bản và chuyên nghiệp với các tính năng ưu việt như:
- Hệ thống báo cáo trực quan, update liên tục tình hình của doanh nghiệp. Chẳng hạn như biến động nhân sự, tăng giảm chi phí, doanh thu…
- Các tính năng quản lý nhân sự nổi bật
- Kiểm soát chặt chẽ tài sản của công ty, phân quyền cụ thể cho từng nhân viên, dễ dàng tra cứu tình trạng tài sản, chống thất thoát.
- Số hóa và quản lý 100% quy trình trong tổ chức. Nhờ đó xác định kịp thời các nút thắt cổ chai gây gián đoạn quy trình để đưa ra giải pháp xử lý kịp thời.
- Theo dõi và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên mọi lúc, mọi nơi theo thời gian thực.
Xem thêm: So sánh mô hình OKR và SMART
Như vậy, qua bài viết trên Tanca đã giải thích khái niệm Business Continuity Plan là gì cũng như vai trò của nó trong hoạt động kinh doanh. Lập kế hoạch BCP chi tiết, chuẩn xác sẽ giúp doanh nghiệp ứng phó tốt trước những rủi ro, các tác động bên ngoài. Hy vọng những thông tin trên sẽ cung cấp cho bạn nhiều kiến thức quản trị bổ ích.
