Khoảng giữa lúc ứng viên nhận offer và ngày đi làm đầu tiên là chỗ mất người nhiều nhất. Màn hình Chuẩn bị nhận việc theo dõi đúng khoảng đó, và là cầu nối sang phân hệ Nhân sự.
Hồ sơ vào đây khi nào
Hệ thống ghi rõ: hồ sơ pre-onboarding được tạo khi ứng viên ký offer**. Bạn không tạo tay ở màn hình này — nó là hệ quả của việc ứng viên xác nhận thư mời nhận việc.
Nghĩa là muốn dùng màn hình này, quy trình phải đi hết tới bước ra offer và ứng viên phải xác nhận. Thư mời nhận việc là mẫu 05. Thư mời nhận việc trong Cài đặt › Mẫu email (bài B15-08).
Năm ô số liệu
| Ô | Đếm gì |
|---|---|
| Đang chuẩn bị nhận việc | Người đã ký offer, chưa tới ngày đi làm |
| Nhận việc trong 7 ngày | Sắp đi làm — nhóm cần theo sát nhất |
| Hồ sơ trễ hạn cần nhắc | Giấy tờ quá hạn nộp |
| Mục checklist chưa xong | Tổng số việc còn treo trên mọi hồ sơ |
| Đã onboard 90 ngày qua | Người đã vào làm trong ba tháng gần đây |
Bốn bộ lọc: Đang chuẩn bị · Nhận việc tuần này · Đã onboard · Có rủi ro.
Bộ lọc Có rủi ro là bộ lọc đáng mở mỗi ngày. Người sắp đi làm mà hồ sơ trễ hạn hoặc checklist đứng yên là dấu hiệu sớm của việc họ đang cân nhắc một lời mời khác.
Bảng theo dõi
| Cột | Nội dung |
|---|---|
| Nhân viên | Tên người sắp vào làm |
| Vị trí | Vị trí đã nhận |
| Nhận việc | Ngày đi làm |
| Hồ sơ & thủ tục | Tiến độ giấy tờ và checklist |
| Trạng thái | Tình trạng chung của hồ sơ |
Mẫu checklist
Nội dung cột Hồ sơ & thủ tục lấy từ Cài đặt › Mẫu checklist — mô tả của hệ thống: bộ thủ tục onboarding áp cho từng nhóm vị trí. Dựng ít nhất một mẫu trước khi có người đầu tiên ký offer.
Một checklist nhận việc thường gồm bốn nhóm việc:
| Nhóm | Ví dụ |
|---|---|
| Giấy tờ của người lao động | Căn cước, bằng cấp, giấy khám sức khoẻ, giấy phép lao động nếu có |
| Việc của HR | Soạn hợp đồng, khai hồ sơ nhân viên, đăng ký bảo hiểm |
| Việc của bộ phận tiếp nhận | Chuẩn bị chỗ ngồi, tài khoản, thiết bị, người kèm cặp |
| Việc trong tuần đầu | Buổi định hướng, khoá đào tạo bắt buộc, gặp quản lý trực tiếp |
Danh mục giấy tờ được phép yêu cầu người lao động nộp khác nhau theo pháp luật từng nơi. Hãy để bộ phận pháp chế hoặc nhân sự của doanh nghiệp chốt danh mục này trước khi dựng mẫu checklist, thay vì sao chép mẫu của công ty khác.
Chuyển sang HRM
Nút Chuyển sang HRM ở đầu trang đưa người đã hoàn tất chuẩn bị sang phân hệ Nhân sự, biến hồ sơ ứng viên thành hồ sơ nhân viên.
- Xác nhận checklist đã xong và giấy tờ đã đủ.
- Bấm Chuyển sang HRM.
- Sang Nhân sự, mở hồ sơ vừa tạo và bổ sung: chi nhánh, phòng ban, chức danh, nhóm truy cập.
- Tạo hợp đồng lao động.
- Khai hồ sơ bảo hiểm nếu áp dụng.
- Đặt mật khẩu cho tài khoản để người mới đăng nhập được.
Bước 3 là bước hay bị quên nhất: hồ sơ chuyển sang Nhân sự chưa có nhóm truy cập, nên người mới đăng nhập vào sẽ không thấy gì. Gán nhóm truy cập ngay trong ngày chuyển, đừng đợi tới ngày đi làm.
Việc nên làm trong khoảng chờ
- Giữ liên lạc ít nhất mỗi tuần một lần với người sắp vào làm.
- Gửi trước thông tin ngày đầu tiên: giờ có mặt, gặp ai, mang theo gì.
- Nếu ngày đi làm còn xa hơn một tháng, hẹn một buổi gặp hoặc gọi ở giữa khoảng chờ.
- Theo dõi bộ lọc Có rủi ro và xử lý ngay khi có hồ sơ rơi vào đó.
