Không phải đơn nào cũng cần cùng một mức duyệt. Nghỉ nửa ngày khác nghỉ hai tuần; tạm ứng hai triệu khác tạm ứng năm chục triệu. Bài này chỉ cách phân tầng bằng công cụ có sẵn.

Cơ chế: nhiều luồng, xét theo thứ tự

Tanca không có ô "nếu số tiền lớn hơn X" đặt trực tiếp trong một luồng. Thay vào đó bạn tạo nhiều quy trình duyệt cho cùng một loại đơn, mỗi quy trình có khối Khởi tạo khác nhau, rồi sắp xếp thứ tự — luồng khớp đầu tiên sẽ được áp dụng.

Ba cách phân tầng dùng được ngay

Phân tầng theo giá trị

Với đơn tài chính, cách làm hiệu quả nhất hiện nay là tách thành nhiều biểu mẫu con thay vì một biểu mẫu duy nhất:

1. Trong hộp thoại cấu hình của loại đơn, bấm + Thêm để tạo biểu mẫu con.
2. Đặt tên nêu rõ ngưỡng, ví dụ Tạm ứng dưới 5 triệu và Tạm ứng từ 5 triệu.
3. Mỗi biểu mẫu con khai quy trình duyệt riêng — cái nhỏ một cấp, cái lớn hai hoặc ba cấp.
4. Ghi ngưỡng vào phần mô tả để nhân viên chọn đúng biểu mẫu.

Cách này phụ thuộc vào việc nhân viên chọn đúng biểu mẫu. Hãy bù bằng hai việc: đặt tên biểu mẫu có ghi rõ con số, và cho người duyệt cấp một quyền từ chối kèm lý do "chọn sai biểu mẫu".

Dùng trường Công thức để người duyệt thấy ngay con số

Với biểu mẫu tùy chỉnh, thêm một trường kiểu Công thức tính sẵn tổng tiền hoặc tổng số ngày (bài B8-03). Người duyệt nhìn một dòng là biết đơn thuộc mức nào, không phải tự cộng.

Giới hạn bằng cấu hình thay vì bằng luồng

Một số điều kiện xử lý gọn hơn ở hộp thoại Cấu hình của loại đơn:

• Số yêu cầu giới hạn gửi lên trong tháng — chặn ngay từ đầu thay vì để người duyệt từ chối.
• Số ngày yêu cầu trước khi gửi đơn — buộc nộp sớm, giảm đơn gấp.
• Tự động duyệt — cho loại đơn chỉ mang tính ghi nhận, không cần ai xem.

Trước khi công bố, hãy gửi thử một đơn ở mỗi tầng bằng tài khoản nhân viên thật và xác nhận nó đi đúng luồng. Luồng khai sai chỉ lộ ra khi có đơn thật, và lúc đó đã muộn.