Gửi đơn xong không phải là hết việc. Bài này chỉ cách xem đơn đang ở đâu, sửa khi điền nhầm, và thu hồi khi kế hoạch thay đổi.
Xem đơn của mình
- Mở phân hệ Yêu cầu.
- Chọn tab Yêu cầu của tôi.
- Dùng bộ lọc phòng ban và khoảng thời gian để thu hẹp.
- Chuyển giữa dạng thẻ và dạng danh sách bằng hai biểu tượng góc phải.
| Cột | Ý nghĩa |
|---|---|
| Mã | Mã đơn — dùng khi hỏi HR hoặc quản lý về đơn này |
| Loại | Loại yêu cầu |
| Tiêu đề | Nội dung tóm tắt |
| Trạng thái | Chờ phê duyệt · Được chấp nhận · Đã từ chối |
| Người yêu cầu | Người gửi đơn |
| Ngày | Ngày gửi |
Bốn tab, bốn nhóm đơn
| Tab | Chứa gì |
|---|---|
| Chờ phê duyệt | Đơn bạn cần duyệt (nếu bạn là người duyệt) |
| Yêu cầu của tôi | Đơn bạn đã gửi — đây là tab bạn dùng thường xuyên nhất |
| Được chấp nhận | Đơn đã duyệt xong |
| Đã từ chối | Đơn bị từ chối, kèm lý do |
Sửa đơn đã gửi
Đơn đang chờ duyệt thường sửa được. Đơn đã duyệt thì không — bạn phải thu hồi rồi gửi lại, hoặc nhờ quản lý xử lý.
Nếu chỉ cần sửa một chi tiết nhỏ và người duyệt chưa xem, cách nhanh nhất là nhắn cho người duyệt từ chối đơn, rồi bạn gửi lại đơn đúng. Nhanh hơn chờ quy trình thu hồi.
Thu hồi đơn
Khả năng thu hồi phụ thuộc vào cấu hình của từng loại đơn:
| Trạng thái đơn | Có thu hồi được không |
|---|---|
| Chờ phê duyệt | Thường được — huỷ đơn ngay trong danh sách |
| Đã duyệt, chưa tới ngày áp dụng | Được, nếu quản trị viên đã bật tuỳ chọn cho phép nhân viên xoá đơn đã duyệt |
| Đã duyệt, đã qua ngày áp dụng | Không. Liên hệ HR để xử lý bằng cách khác |
| Đã bị từ chối | Không cần thu hồi — gửi đơn mới |
Thu hồi một đơn nghỉ phép đã duyệt sẽ hoàn lại số ngày vào quỹ phép. Kiểm tra lại bảng quỹ sau khi thu hồi để chắc chắn con số đã đúng.
Đơn chờ quá lâu
- Mở đơn, xem đang kẹt ở bước nào và ai là người duyệt của bước đó.
- Nhắn trực tiếp cho người đó kèm mã đơn.
- Người đó đi vắng thì báo HR hoặc quản trị viên — họ có thể bổ sung người duyệt thay (bài B8-06).
Đơn bị từ chối
- Đọc lý do từ chối trước khi gửi lại — gửi lại y hệt sẽ bị từ chối lần nữa.
- Lý do không rõ thì hỏi trực tiếp người duyệt, đừng đoán.
- Sửa đúng chỗ bị góp ý rồi gửi đơn mới.
