Trước khi chỉnh bất kỳ ô quyền nào, cần hiểu Tanca quyết định "ai được thấy gì" bằng ba lớp xếp chồng lên nhau. Hiểu sai lớp nào là mở nhầm hoặc khoá nhầm cả công ty.
Ba lớp quyết định quyền
| Lớp | Đặt ở đâu | Quyết định điều gì |
|---|---|---|
| 1. Nhóm truy cập | Gán cho từng nhân viên ở Nhân sự › hồ sơ › Công việc; xem nhanh ở cột Nhóm truy cập của danh sách nhân sự | Người này thuộc loại vai trò nào trong bốn loại có sẵn |
| 2. Ma trận phân quyền | Cài đặt › Phân quyền › tab Phân quyền | Mỗi nhóm được làm gì trong từng phân hệ — thêm, sửa, xoá, xuất file… |
| 3. Phạm vi dữ liệu | Chi nhánh và phòng ban trong hồ sơ nhân viên | Người này nhìn thấy dữ liệu của bao nhiêu người |
Quyền thực tế là giao của cả ba lớp. Một người thuộc nhóm Quản Lý Chi Nhánh, được ma trận cho quyền Danh sách nhân viên, nhưng gắn chi nhánh ION Orchard, thì chỉ thấy nhân sự của ION Orchard — không thấy toàn công ty.
Bốn nhóm truy cập có sẵn
| Nhóm | Mã hệ thống | Mô tả của hệ thống |
|---|---|---|
| Quản lý | `MANAGER` | Quản lý cao cấp của cửa hàng, trụ sở |
| Quản Lý Vùng | `REGION` | Quản lý ở một khu vực |
| Quản Lý Chi Nhánh | `BRANCH` | Quản lý ở một chi nhánh |
| Nhân viên | `EMPLOYEE` | Nhóm Nhân viên |
Bốn nhóm này là cố định. Màn hình không có nút thêm, sửa, xoá hay đổi tên nhóm, và bấm vào thẻ nhóm cũng không mở ra gì. Nếu cơ cấu của doanh nghiệp bạn cần một vai trò thứ năm — ví dụ Kế toán trưởng hay Trưởng phòng đào tạo — cách làm duy nhất hiện nay là gán người đó vào nhóm gần nhất rồi cấp quyền riêng cho từng người (bài C1-04).
Đọc bốn nhóm theo nghĩa thực tế
- Quản lý là vai trò rộng nhất, mặc định được bật gần như toàn bộ thao tác trong mọi phân hệ. Đây là vai trò dành cho HR trung tâm và ban giám đốc. Cấp vai trò này là cấp quyền xem lương, hợp đồng và thông tin cá nhân của toàn công ty.
- Quản Lý Vùng đứng giữa: mặc định chỉ được xem và xuất file, không được thêm hay sửa dữ liệu gốc.
- Quản Lý Chi Nhánh tương tự Quản Lý Vùng nhưng phạm vi hẹp hơn một cấp.
- Nhân viên là vai trò thấp nhất, dành cho người chỉ tự phục vụ: chấm công của mình, đơn từ của mình, phiếu lương của mình.
Nhóm Nhân viên không có cột trong ma trận. Ma trận chỉ có ba cột: Quản lý, Quản Lý Vùng, Quản Lý Chi Nhánh. Quyền của nhóm Nhân viên là cố định trong hệ thống, bạn không chỉnh được từ màn hình này. Muốn nới hoặc siết quyền cho một nhân viên cụ thể thì dùng cách ở bài C1-04.
Trình tự nên làm khi thiết lập lần đầu
- Khai xong chi nhánh và phòng ban trước — đây là lớp phạm vi dữ liệu, sai lớp này thì hai lớp kia vô nghĩa.
- Mở Cài đặt › Phân quyền › tab Phân quyền, duyệt qua từng phân hệ và chốt ma trận cho ba nhóm quản lý.
- Gán nhóm truy cập cho từng nhân viên, kèm đúng chi nhánh và phòng ban.
- Với những người không vừa khuôn bốn nhóm, mở hồ sơ của họ và cấp quyền riêng.
- Kiểm tra lại bằng cách đăng nhập thử bằng một tài khoản của mỗi nhóm.
Bước cuối cùng không bỏ được. Ma trận hiển thị ý định của bạn, nhưng thứ người dùng thật sự thấy mới là kết quả. Luôn giữ sẵn một tài khoản thử cho mỗi nhóm để kiểm tra sau mỗi lần chỉnh quyền.
