Bốn thao tác nằm ở đầu trang hồ sơ. Ba trong số đó ảnh hưởng trực tiếp tới khả năng làm việc của nhân viên, và một trong số đó không hoàn tác được.
Bốn thao tác
| Thao tác | Ở đâu | Hậu quả | Hoàn tác được? |
|---|---|---|---|
| Đặt lại mật khẩu | Nút riêng ở đầu trang | Nhân viên phải dùng mật khẩu mới | Có — đặt lại lần nữa |
| Xuất PDF | Nút … › Xuất PDF | Tải hồ sơ ra file PDF | Không cần |
| Tắt | Nút … › Tắt | Chặn đăng nhập, dữ liệu vẫn còn | Có — bật lại |
| Xóa | Nút … › Xóa | Xoá hồ sơ khỏi hệ thống | Không |
Đặt lại mật khẩu
- Bấm Đặt lại mật khẩu ở góc trên bên phải trang hồ sơ.
- Nhập Mật khẩu mới và Xác nhận mật khẩu, tối thiểu 6 ký tự.
- Bấm Đặt lại mật khẩu.
- Gửi mật khẩu mới cho nhân viên qua kênh riêng và nhắc họ đổi lại ngay lần đăng nhập đầu.
Không gửi mật khẩu vào nhóm chat chung, và không dùng chung một mật khẩu cho nhiều người. Nhắc nhân viên đổi mật khẩu ngay sau khi đăng nhập được.
Tắt tài khoản — dùng khi nào
- Nhân viên nghỉ việc. Đây là thao tác đúng, không phải Xoá.
- Nghỉ không lương dài ngày, tạm dừng quan hệ lao động.
- Nghi ngờ tài khoản bị lộ, cần chặn ngay trong lúc điều tra.
- Sau khi tắt, người đó không đăng nhập được nhưng toàn bộ dữ liệu lịch sử — bảng công, bảng lương, hợp đồng — vẫn còn nguyên để tra cứu và quyết toán.
Quy trình khi có người nghỉ việc
- Mở tab Tài sản, đối chiếu và thu hồi hết tài sản công ty.
- Mở tab Công việc › Tình trạng làm việc, điền Ngày hết hạn và đánh dấu Đã nghỉ việc.
- Chờ chốt xong kỳ lương cuối và hoàn tất thủ tục bảo hiểm.
- Cuối cùng mới bấm … › Tắt để chặn đăng nhập.
Đừng dùng Xóa cho nhân viên nghỉ việc. Xoá là xoá hồ sơ, kéo theo mất dữ liệu lịch sử phục vụ quyết toán thuế, bảo hiểm và tranh chấp lao động — những thứ doanh nghiệp có nghĩa vụ lưu giữ. Xoá chỉ dùng cho hồ sơ nhập nhầm, nhập trùng, hoặc dữ liệu thử nghiệm.
Xuất PDF hồ sơ
Dùng khi cần bản in hồ sơ nhân sự cho hồ sơ giấy, cho thủ tục với cơ quan nhà nước, hoặc khi nhân viên yêu cầu bản sao dữ liệu của mình. File chứa dữ liệu cá nhân nên xử lý như tài liệu mật.
