Bốn loại nhập còn lại không tạo người mới mà sửa đè lên hồ sơ đã có. Đây là cách nhanh nhất khi cần đổi cùng một thứ cho hàng chục người: tăng lương toàn công ty, đổi nhóm truy cập cho một phòng ban, gán quy tắc chấm công cho một chi nhánh.
Bốn loại cập nhật
| Loại | Sửa cái gì | Ví dụ tình huống |
|---|---|---|
| Cập nhật thông tin | Mọi trường trong hồ sơ nhân viên | Bổ sung số tài khoản ngân hàng cho cả công ty trước kỳ lương đầu |
| Cập nhật tiền lương | Mức lương và các khoản gắn với lương | Tăng lương định kỳ cho một nhóm nhân viên |
| Cập nhật phân quyền | Nhóm truy cập của từng người | Chuyển toàn bộ trưởng bộ phận sang nhóm Quản lý Chi nhánh |
| Cập nhật cấu hình chấm công | Tuỳ chọn chấm công riêng của từng người | Bật "Chấm công ở mọi nơi" cho đội kinh doanh đi thị trường |
Quy trình chung
- Vào Nhân sự › Nhân sự, bấm mũi tên cạnh + Tạo mới, chọn Nhập file.
- Chọn loại cập nhật cần dùng.
- Bấm Bản mẫu để tải file mẫu của đúng loại đó — mỗi loại có cấu trúc cột khác nhau.
- Điền dữ liệu. Cột định danh nhân viên phải khớp với hồ sơ đang có, nếu không hệ thống không biết sửa ai.
- Bấm Chọn file và tải lên.
- Kiểm tra vài hồ sơ đại diện xem đã đổi đúng chưa.
Cập nhật hàng loạt ghi đè và không hoàn tác được. Trước mỗi lần chạy, hãy xuất một bản dữ liệu hiện tại ra file (xem B2-07) để có bản sao lưu đối chiếu nếu kết quả không như ý.
Bốn nguyên tắc an toàn
- Xuất dữ liệu hiện tại ra file trước. Đây là bản sao lưu duy nhất bạn có.
- Chỉ để lại cột cần đổi. Cột nào bạn điền là cột đó bị ghi đè; cột để trống thì hành vi có thể khác nhau giữa các loại, nên đừng điền thừa.
- Chạy thử với 3 người trước. Kiểm tra kết quả rồi mới chạy cả danh sách.
- Không chạy cập nhật tiền lương khi kỳ lương đang mở. Chốt hoặc khoá kỳ lương trước, tránh số liệu đổi giữa chừng.
Khi nào không nên dùng cập nhật hàng loạt
- Sửa cho dưới năm người — mở từng hồ sơ nhanh hơn và ít rủi ro hơn.
- Đổi chi nhánh hoặc phòng ban cho người đang có dữ liệu chấm công trong kỳ — nên xử lý từng trường hợp để kiểm soát ảnh hưởng tới bảng công.
- Nhân viên nghỉ việc — dùng chức năng Tắt tài khoản trong hồ sơ, xem B2-21.
