I. Giới thiệu:
Mục này hỗ trợ bạn thiết lập sơ đồ tổ chức cho doanh nghiệp, giúp quản lý cấu trúc và phân cấp nhân sự hiệu quả. Bạn có thể thiết lập tổ chức theo các cấp độ: Vùng, Chi nhánh, Phòng ban và Chức danh, đảm bảo phản ánh đúng mô hình hoạt động và phân bổ trách nhiệm trong công ty.
- Vùng: Nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều vùng bạn có thể tạo mục này.
- Chi nhánh: Chi nhánh là con của Vùng, thông thường là nơi làm việc của nhân viên.
- Phòng ban: Các phòng ban trong công ty và thuộc chi nhánh nào.
- Chức danh: Các chức danh được xây dựng trong công ty.
II. Các bước:
Vùng:
Bước 1: Đăng nhập vào Web và vào mục Avatar phía trên bên phải.
Bước 2: Vào mục Doanh nghiệp và Tab Vùng
Bước 3: Bấm Tạo mới để đặt tên Vùng hoặc đặt mã (nếu cần).
Bước 4: Bấm vào biểu tượng … để sửa hoặc xóa.
Ghi chú: Trong trường hợp bạn xóa Vùng dữ liệu có thể ảnh hưởng đến phân quyền của nhân viên. Ví dụ 1 Người quản lý vùng A, vùng A có nhiều nhân viên. Khi bạn xóa vùng A và không tạo lại Vùng khác thay thế thì Người này sẽ không thấy nhân viên của họ.
Chi nhánh:
Bước 1: Đăng nhập vào Web và vào mục Avatar phía trên bên phải.
Bước 2: Vào mục Doanh nghiệp và Tab Chi Nhánh
Bước 3: Bấm Tạo mới để đặt tên Chi nhánh hoặc đặt mã (nếu cần).
Lưu ý: Trực thuộc nghĩa là Chi nhánh này sẽ dưới chi nhánh nào trong sơ đồ tổ chức.
Bước 4: Bấm vào biểu tượng … để sửa hoặc xóa.
Ghi chú: Trong trường hợp bạn xóa Chi nhánh dữ liệu có thể ảnh hưởng đến phân quyền của nhân viên. Ví dụ 1 Người quản lý chi nhánh A, chi nhánh A có nhiều nhân viên. Khi bạn xóa chi nhánh A và không tạo lại chi nhánh khác thay thế thì Người này sẽ không thấy nhân viên của họ.
Phòng ban:
Bước 1: Đăng nhập vào Web và vào mục Avatar phía trên bên phải.
Bước 2: Vào mục Doanh nghiệp và Tab Phòng ban
Bước 3: Bấm Tạo mới để đặt tên Phòng ban hoặc đặt mã (nếu cần).
Lưu ý: Trực thuộc nghĩa là Phòng ban này sẽ dưới Phòng ban nào trong sơ đồ tổ chức.
Bước 4: Bấm vào biểu tượng … để sửa hoặc xóa.
Ghi chú: Trong trường hợp bạn xóa Phòng ban dữ liệu có thể ảnh hưởng đến phân quyền của nhân viên. Ví dụ 1 Người quản lý Phòng ban A, Phòng ban A có nhiều nhân viên. Khi bạn xóa Phòng ban A và không tạo lại chi nhánh khác thay thế thì Người này sẽ không thấy nhân viên của họ.
Chức danh:
Bước 1: Đăng nhập vào Web và vào mục Avatar phía trên bên phải.
Bước 2: Vào mục Doanh nghiệp và Tab Chức danh
Bước 3: Bấm Tạo mới để đặt tên Chức danh hoặc đặt mã .
Bước 4: Bấm vào biểu tượng … để sửa hoặc xóa.
Ghi chú: Nếu bạn có nhiều chức danh nhỏ trong chức danh lớn thì bạn chọn chức danh trực thuộc. Ví dụ: Marketing Team Leader là chức danh chung. Level 1, Level 2, Level 3 là chức danh con.
III. Hỏi đáp
Câu hỏi 1 : Làm gì khi Quản lý không thể xem thấy nhân viên của mình?
Trả lời: Nếu không thể thấy nhân viên trong danh sách nhân viên sau khi thay đổi sơ đồ, hãy kiểm tra xem Vùng, Chi nhánh, hoặc Phòng ban của họ có bị xóa hoặc thay đổi mà chưa được cập nhật lại hay không. Cần cập nhật lại thông tin phân quyền để đảm bảo họ có quyền truy cập đúng vào nhân viên thuộc quyền quản lý của mình.
Câu hỏi 2 : Tôi cần làm gì nếu doanh nghiệp quyết định tái cấu trúc và gộp hai chi nhánh lại với nhau?
Trả lời: Để gộp hai chi nhánh lại với nhau, bạn cần:
- Xem xét dữ liệu và nhân viên thuộc từng chi nhánh để tránh mất dữ liệu.
- Sáp nhập một chi nhánh vào chi nhánh kia, điều chỉnh lại các thông tin trực thuộc.
- Sau khi sáp nhập, xóa chi nhánh không cần thiết nhưng phải đảm bảo không ảnh hưởng đến quyền truy cập và quản lý của nhân viên.
Câu hỏi 3 : Làm thế nào để cập nhật thông tin khi một nhân viên được thăng chức lên vị trí quản lý trong công ty?
Trả lời: Khi một nhân viên được thăng chức lên vị trí quản lý, bạn cần cập nhật thông tin trong sơ đồ tổ chức như sau:
- Vào mục Doanh nghiệp, chọn Tab Chức danh.
- Tạo mới hoặc sửa đổi chức danh nếu cần để phản ánh đúng vai trò mới.
- Điều chỉnh phân quyền của nhân viên, đảm bảo họ có quyền truy cập và quản lý đúng với vị trí mới