Bước cuối của kỳ lương: biến bảng lương thành file ngân hàng nhận được. Sai ở đây là tiền vào nhầm tài khoản, nên đây là bước cần kiểm kỹ nhất.
Bốn lựa chọn
| Lựa chọn | Dùng để |
|---|---|
| Mẫu Excel VPBank | File đúng định dạng VPBank |
| Mẫu Excel VCB | File đúng định dạng Vietcombank |
| Xuất kèm tùy chọn cột | Xuất bảng lương với các cột bạn chọn — dùng cho ngân hàng khác hoặc để lưu hồ sơ |
| Nhập tệp | Nạp dữ liệu vào bảng lương |
Hiện chỉ có hai mẫu ngân hàng dựng sẵn, đều là ngân hàng Việt Nam. Doanh nghiệp dùng ngân hàng khác, hoặc hoạt động ngoài Việt Nam, dùng Xuất kèm tùy chọn cột rồi tự sắp xếp lại theo mẫu ngân hàng của mình. Chúng tôi đã đề nghị đội sản phẩm bổ sung thêm mẫu.
Chuẩn bị dữ liệu ngân hàng
File chuyển khoản chỉ đúng khi hồ sơ nhân viên có đủ thông tin ngân hàng. Kiểm ba trường trong hồ sơ (bài B2-09):
| Trường | Lưu ý |
|---|---|
| Số tài khoản | Kiểm kỹ ký tự. Đây là trường sai gây hậu quả nặng nhất |
| Chủ tài khoản | Phải khớp tên đăng ký tại ngân hàng, không phải tên gọi ở công ty |
| Ngân hàng | Đúng ngân hàng và đúng chi nhánh nếu ngân hàng yêu cầu |
Trước kỳ lương đầu tiên, hãy chuyển thử một khoản nhỏ cho toàn bộ nhân viên để phát hiện tài khoản sai. Rẻ hơn nhiều so với xử lý một khoản lương chuyển nhầm.
Quy trình xuất và kiểm
- Kỳ lương đã Duyệt & khóa.
- Chọn mẫu ngân hàng phù hợp trong Nhập/Xuất tệp.
- Mở file vừa tải và kiểm ba con số: số dòng, tổng tiền, số tài khoản trùng nhau.
- So tổng tiền trong file với cột thực nhận của bảng lương.
- Nạp file lên hệ thống ngân hàng, đối chiếu lại tổng tiền ngân hàng báo.
- Người có thẩm quyền duyệt lệnh chuyển.
Bước 3 kiểm số tài khoản trùng nhau hay bị bỏ qua. Hai nhân viên có cùng số tài khoản nghĩa là một trong hai hồ sơ điền sai — và một người sẽ không nhận được lương.
Ba con số phải khớp
Trước khi bấm chuyển tiền, ba con số sau phải bằng nhau:
- Tổng cột thực nhận trên bảng lương.
- Tổng tiền trong file chuyển khoản.
- Tổng tiền hệ thống ngân hàng báo sau khi nạp file.
Lệch dù chỉ một đồng cũng phải tìm ra nguyên nhân trước khi chuyển. Lệch nhỏ thường do làm tròn; lệch lớn thường do thiếu dòng — và dòng thiếu là một người không được trả lương.
Lưu hồ sơ
- Bản xuất bảng lương tại thời điểm khoá.
- File chuyển khoản đã nạp cho ngân hàng.
- Xác nhận giao dịch của ngân hàng.
- Ba tài liệu này khớp nhau là hồ sơ đầy đủ cho một kỳ lương.
