Ba tình huống phép làm phòng nhân sự đau đầu nhất: phép năm cũ chưa nghỉ hết, nhân viên xin nghỉ khi đã hết phép, và nghỉ không lương. Bài này chỉ cách xử lý từng loại trên Tanca.
Phép tồn từ năm trước
Chính sách phép tồn là quyết định của doanh nghiệp, không phải của phần mềm. Ba mô hình phổ biến:
| Mô hình | Cách khai trên Tanca |
|---|---|
| Không cho tồn — hết năm là mất | Đầu năm cấp lại quỹ mới, ghi đè số cũ |
| Cho tồn toàn bộ | Cộng số dư năm cũ vào quỹ năm mới khi cấp |
| Cho tồn có hạn — tồn tối đa N ngày, dùng trước ngày X | Tạo một loại phép riêng tên Phép tồn năm trước, cấp đúng số ngày được tồn, đặt hạn sử dụng trong mô tả |
Mô hình thứ ba là mô hình sạch nhất về mặt dữ liệu: phép tồn nằm ở một quỹ riêng, nhìn báo cáo là biết ngay ai còn phép cũ chưa dùng, và không lẫn với phép năm hiện tại.
Quy trình chốt phép cuối năm
- Xuất báo cáo số dư phép của toàn bộ nhân viên trước ngày cuối năm.
- Đối chiếu với các đơn nghỉ đang chờ duyệt — đơn chưa duyệt chưa trừ vào quỹ.
- Chốt số ngày được tồn cho từng người theo chính sách.
- Cấp quỹ năm mới, và cấp quỹ Phép tồn năm trước nếu áp dụng mô hình ba.
- Gửi thông báo cho từng nhân viên về số dư của họ.
Bước cuối quan trọng hơn vẻ ngoài của nó. Nhân viên biết trước số phép tồn sẽ chủ động xin nghỉ; không biết thì tới tháng cuối cùng cả công ty xin nghỉ một lúc.
Nhân viên hết phép mà vẫn cần nghỉ
Có hai đường xử lý, chọn theo chính sách công ty:
- Nghỉ không lương — tạo một loại phép tên Nghỉ không lương, không gắn quỹ. Ngày nghỉ được ghi nhận nhưng không tính lương. Đây là cách phổ biến và an toàn nhất.
- Phép ứng trước — cho nhân viên dùng trước quỹ của kỳ sau. Khai bằng cách cộng thêm vào Tổng số ngày phép, và ghi rõ vào ghi chú hồ sơ để kỳ sau trừ lại.
Phép ứng trước có rủi ro thật: nhân viên nghỉ việc khi đang âm phép thì công ty phải truy thu, và việc đó luôn khó. Nếu áp dụng, hãy giới hạn số ngày được ứng và ghi vào nội quy lao động.
Nghỉ không lương ảnh hưởng gì
| Chỗ bị ảnh hưởng | Ảnh hưởng |
|---|---|
| Bảng công | Ngày đó ghi nhận là nghỉ, không tính công |
| Bảng lương | Không tính lương cho ngày đó — kiểm tra công thức lương đã xử lý đúng chưa (bài B9) |
| Bảo hiểm | Nghỉ không lương dài ngày ảnh hưởng tới việc đóng bảo hiểm — trao đổi với bộ phận phụ trách bảo hiểm của doanh nghiệp |
| Thâm niên | Tuỳ chính sách công ty; khai rõ trong nội quy |
Tanca ghi nhận ngày nghỉ và phục vụ tính lương, nhưng quy định về bảo hiểm và thâm niên là vấn đề pháp lý của doanh nghiệp. Hãy để bộ phận nhân sự và pháp chế chốt chính sách trước, rồi mới cấu hình hệ thống theo.
Kiểm tra hằng tháng
- Danh sách người có số dư phép âm — nếu có nghĩa là phép ứng trước chưa được theo dõi.
- Danh sách người đã dùng hết phép — chuẩn bị trước phương án cho các đơn sắp tới.
- Danh sách đơn nghỉ đã duyệt nhưng chưa tới ngày — con số này chưa trừ vào Đã dùng, dễ khiến số liệu tháng bị lệch.
