Ma trận phân quyền trả lời câu hỏi "được làm gì". Chi nhánh và phòng ban trả lời câu hỏi "trên dữ liệu của ai". Đây là lớp hay bị bỏ quên nhất và cũng là lớp gây rò rỉ dữ liệu nhiều nhất.
Ba trường quyết định phạm vi
| Trường | Nằm ở | Ảnh hưởng |
|---|---|---|
| Nhóm truy cập | Hồ sơ nhân viên › Công việc | Chọn bộ quyền nào trong ma trận áp cho người này |
| Chi nhánh | Hồ sơ nhân viên › Công việc | Giới hạn dữ liệu theo địa điểm |
| Phòng ban | Hồ sơ nhân viên › Công việc | Giới hạn dữ liệu theo đơn vị tổ chức |
Cả ba trường đều hiện thành cột trong danh sách Nhân sự, nên bạn kiểm tra nhanh toàn công ty ngay tại đó mà không phải mở từng hồ sơ.
Ba mức phạm vi trên thực tế
| Nhóm truy cập | Nhìn thấy |
|---|---|
| Quản lý | Toàn công ty — không bị chi nhánh hay phòng ban giới hạn |
| Quản Lý Vùng | Nhóm chi nhánh thuộc khu vực người đó phụ trách |
| Quản Lý Chi Nhánh | Đúng một chi nhánh ghi trong hồ sơ |
| Nhân viên | Chỉ dữ liệu của chính mình |
Cảnh báo cấu hình phổ biến nhất: để trống chi nhánh trong hồ sơ của một Quản Lý Chi Nhánh. Khi đó hệ thống không có gì để giới hạn, và người đó có thể nhìn rộng hơn bạn định. Trước khi cấp bất kỳ nhóm quản lý nào, hãy chắc chắn hồ sơ của người đó đã có chi nhánh và phòng ban.
Gán nhóm truy cập cho một nhân viên
- Vào Nhân sự, bấm vào tên người cần chỉnh.
- Chọn tab Công việc.
- Bấm Sửa ở khối chứa thông tin nhóm truy cập, chi nhánh, phòng ban.
- Chọn nhóm truy cập, chi nhánh và phòng ban.
- Bấm Lưu.
Rà soát nhanh toàn công ty
- Vào Nhân sự.
- Đọc cột Nhóm truy cập cùng cột Chi nhánh và Phòng ban.
- Lọc bằng ba ô Tất cả trạng thái · Tất cả phòng ban · Tất cả chi nhánh ở đầu danh sách.
- Dùng Xuất file để đưa toàn bộ danh sách ra Excel và soát ngoại tuyến.
| Dấu hiệu cần xem lại | Vì sao |
|---|---|
| Nhóm truy cập là Quản lý nhưng chức danh là nhân viên thường | Nhiều khả năng cấp nhầm — Quản lý thấy toàn công ty |
| Nhóm quản lý nhưng cột Chi nhánh trống | Không có gì giới hạn phạm vi |
| Nhiều người cùng chức danh nhưng khác nhóm truy cập | Thiếu nhất quán, thường là di chứng của lần nhập liệu cũ |
Việc cần làm định kỳ
- Mỗi tháng: rà cột Nhóm truy cập cho người mới vào và người vừa đổi vị trí.
- Ngay khi có người nghỉ việc: đổi trạng thái hồ sơ và hạ nhóm truy cập, không đợi đến kỳ rà soát.
- Mỗi quý: xuất file danh sách nhân sự và đối chiếu với sơ đồ tổ chức thật.
