Khi cần trả lời "ai đã sửa hồ sơ này, lúc nào, từ máy nào", Tanca ghi lại trong tab Lịch sử của chính hồ sơ đó. Bài này chỉ rõ nhật ký ghi được gì và không ghi được gì, để bạn biết trước khi cần đến nó.
Mở nhật ký
- Vào Nhân sự, bấm vào tên người cần tra.
- Chọn tab Lịch sử (tab cuối cùng).
Một dòng nhật ký gồm những gì
| Trường | Ví dụ |
|---|---|
| Thời gian | `15:45 11/09/2026` |
| Người thực hiện và hành động | `Tanca Singapore đã tạo Employee` |
| Thiết bị | `Mac OS X` |
| Mã thiết bị | Chuỗi định danh máy |
| Hệ điều hành | `Web` |
| Địa chỉ IP | `117.5.142.204` |
Mã thiết bị và địa chỉ IP là hai trường có giá trị nhất khi điều tra: chúng cho biết thao tác đến từ máy nào và từ đường mạng nào, kể cả khi thao tác được thực hiện bằng tài khoản hợp lệ.
Lọc nhật ký
- Ô Tìm kiếm lọc theo nội dung dòng nhật ký.
- Hai ô ngày tạo khoảng thời gian. Mặc định hệ thống mở khoảng khá rộng, nên khi tra một sự việc cụ thể hãy thu hẹp về đúng vài ngày quanh mốc đó.
Bốn giới hạn cần biết trước
| Giới hạn | Hệ quả |
|---|---|
| Nhật ký gắn theo từng hồ sơ | Không có một trang nhật ký chung của toàn hệ thống. Muốn rà 65 người thì phải mở 65 hồ sơ |
| Chỉ ghi thay đổi trên hồ sơ nhân viên | Thao tác ở phân hệ khác — sửa bảng lương, đổi ca, duyệt đơn — không hiện ở đây |
| Không ghi thay đổi phân quyền | Sửa ma trận ở Cài đặt › Phân quyền không để lại dấu vết ở bất kỳ đâu |
| Không xuất file được | Muốn giữ bằng chứng thì chụp màn hình |
Vì thay đổi phân quyền không được ghi nhật ký, hãy tự lập sổ tay phân quyền: mỗi lần chỉnh ma trận hoặc cấp quyền riêng, ghi một dòng gồm ngày, người chỉnh, phân hệ, ô nào, giá trị cũ và mới, lý do. Đây là yêu cầu gần như chắc chắn của mọi kỳ kiểm toán nội bộ.
Ai được xem nhật ký
Quyền xem tab này là dòng Xem lịch sử hệ thống trong ma trận, phân hệ Nhân sự, nhóm chức năng Nhân viên. Mặc định cả ba nhóm quản lý đều được bật. Nếu muốn giới hạn chỉ HR trung tâm được tra nhật ký, hãy tắt dòng này cho Quản Lý Vùng và Quản Lý Chi Nhánh (bài C1-02).
Dùng nhật ký trong ba tình huống
| Tình huống | Cách tra |
|---|---|
| Một trường trong hồ sơ bị đổi mà không ai nhận | Mở tab Lịch sử, thu hẹp khoảng ngày về quanh thời điểm phát hiện |
| Nghi ngờ tài khoản bị người khác dùng | Đối chiếu Địa chỉ IP và Mã thiết bị của các dòng gần nhất |
| Chuẩn bị hồ sơ cho kiểm toán nội bộ | Chụp màn hình các dòng liên quan, kèm theo sổ tay phân quyền tự lập |
