Thay vì HR gõ hộ 74 trường cho từng người, gửi một liên kết để nhân viên tự khai. Nhanh hơn, chính xác hơn, và giúp nhân viên làm quen với hệ thống ngay từ ngày đầu.
Hai chỗ lấy liên kết
| Chỗ lấy | Dùng khi | Cách lấy |
|---|---|---|
| Cửa sổ Tạo nhân viên | Người hoàn toàn mới, chưa có hồ sơ trên hệ thống | Mở Tạo mới ▾ › Thêm một nhân viên, bấm Sao chép link ở dải màu xanh đầu cửa sổ |
| Tab Tự phục vụ trong hồ sơ | Người đã có hồ sơ nhưng thiếu thông tin | Mở hồ sơ nhân viên, vào tab Tự phục vụ, bấm Tạo liên kết |
Quy trình khuyến nghị
- HR nhập trước phần tối thiểu: họ tên, email, chi nhánh, phòng ban, chức danh, ngày vào làm.
- Lấy liên kết tự khai và gửi cho nhân viên qua email hoặc tin nhắn nội bộ.
- Nhân viên mở liên kết, điền phần còn lại: địa chỉ, CCCD, số tài khoản, liên hệ khẩn cấp, bằng cấp.
- Hồ sơ nhân viên khai vào hàng đợi Duyệt hồ sơ nhân viên ở tab Tự phục vụ.
- HR mở hàng đợi, kiểm tra và duyệt. Duyệt xong dữ liệu mới vào hồ sơ chính thức.
Bước duyệt là điểm mạnh của cách làm này: nhân viên nhập, HR kiểm. Bạn vừa tiết kiệm công gõ, vừa không mất quyền kiểm soát dữ liệu.
Nội dung tin nhắn gợi ý
"Chào anh/chị, công ty đang chuyển hồ sơ nhân sự sang hệ thống Tanca. Anh/chị vui lòng mở liên kết dưới đây và điền giúp phần thông tin cá nhân, hạn trước ngày [ngày]. Việc này thay cho tờ khai giấy trước đây và chỉ mất khoảng năm phút. Cần hỗ trợ, anh/chị nhắn lại giúp em."
Lưu ý
- Liên kết cho phép người nhận điền vào hệ thống của công ty — chỉ gửi cho đúng người, không đăng vào nhóm chat chung.
- Nhắc nhân viên chuẩn bị sẵn ảnh chụp CCCD và số tài khoản ngân hàng trước khi mở liên kết.
- Sau hạn nộp, lọc những hồ sơ còn thiếu trường quan trọng và nhắc riêng.
- Dữ liệu chỉ có hiệu lực sau khi HR duyệt, nên hãy kiểm tra hàng đợi duyệt vài ngày một lần trong giai đoạn thu thập.
