Dù bạn đang dùng phần mềm nào, cách chuyển đều giống nhau: xuất dữ liệu từ hệ thống cũ ra Excel, làm sạch, rồi nhập vào Tanca theo quy trình ở bài A5-01.
Bốn bước
- Liệt kê dữ liệu đang có ở hệ thống cũ. Thường gồm: hồ sơ nhân viên, hợp đồng, lịch sử chấm công, quỹ phép, cấu trúc lương, hồ sơ bảo hiểm.
- Xuất ra Excel. Hầu hết phần mềm nhân sự đều có chức năng xuất. Nếu không tìm thấy, liên hệ nhà cung cấp cũ và yêu cầu bản xuất dữ liệu — bạn có quyền với dữ liệu của mình.
- Quyết định chuyển gì và không chuyển gì. Xem bảng bên dưới.
- Nhập vào Tanca theo quy trình ở bài A5-01.
Nên chuyển gì
| Dữ liệu | Có nên chuyển | Lý do |
|---|---|---|
| Hồ sơ nhân viên đang làm việc | Bắt buộc | Nền tảng của mọi phân hệ |
| Cơ cấu tổ chức và chức danh | Bắt buộc | Khai lại thủ công, không nhập file |
| Quỹ phép còn lại của năm hiện tại | Nên | Nhân viên sẽ kiểm tra ngay ngày đầu |
| Cấu trúc lương và các khoản phụ cấp | Nên | Dựng lại thành mẫu bảng lương, không nhập trực tiếp |
| Hợp đồng đang hiệu lực | Nên | Cần cho cảnh báo hết hạn |
| Lịch sử chấm công các năm trước | Không cần | Giữ bản lưu ở hệ thống cũ hoặc file Excel là đủ |
| Hồ sơ nhân viên đã nghỉ | Không cần | Lưu trữ riêng, đừng làm nặng danh sách |
| Lịch sử đánh giá cũ | Tuỳ | Chỉ chuyển nếu sắp dùng cho quyết định nhân sự |
Đừng cố chuyển toàn bộ lịch sử. Mục tiêu là vận hành được từ kỳ lương tới, không phải tái tạo lại quá khứ. Dữ liệu lịch sử giữ ở dạng file lưu trữ là đủ cho nhu cầu tra cứu.
Ba việc hay bị quên
- Hỏi nhà cung cấp cũ về thời điểm ngừng dịch vụ và khi nào dữ liệu bị xoá. Tải bản sao lưu đầy đủ trước ngày đó.
- Quỹ phép đầu năm thường không nằm trong bản xuất chuẩn — phải hỏi riêng.
- Nếu dùng máy chấm công vật lý, kiểm tra mã nhân viên trên máy có khớp với mã mới trên Tanca không.
