Một thư viện tài liệu chỉ an toàn nếu bạn kiểm soát được ai xem được gì. Bài này đi qua hộp thoại Chia sẻ, hai mức quyền, hai chế độ truy cập chung — và những chỗ hiện còn phải cẩn thận.
Hộp thoại Chia sẻ
- Mở menu `…` của tệp hoặc thư mục, chọn Chia sẻ.
- Chọn đối tượng: ô Thêm nhân viên cho từng người, ô Thêm phòng ban cho cả phòng.
- Chọn mức quyền ở ô bên dưới: Chỉ xem hoặc Chỉnh sửa.
- Bấm Chia sẻ.
Chia sẻ một thư mục sẽ áp cho toàn bộ nội dung bên trong — đây là cách nên dùng, thay vì chia sẻ từng tệp một.
Chia sẻ theo phòng ban, không theo từng người. Người mới vào phòng sẽ tự có quyền, người chuyển đi tự mất quyền. Danh sách cá nhân thì không tự cập nhật và là nguồn rò rỉ tài liệu phổ biến nhất sau vài tháng.
Đọc danh sách Người có quyền truy cập
Khối Người có quyền truy cập liệt kê từng dòng kèm tên, ảnh đại diện và mức quyền. Dòng chủ sở hữu ghi Chủ sở hữu và không có nút xoá; các dòng khác có ô đổi quyền và biểu tượng thùng rác để gỡ.
Dòng của một phòng ban hiện vẫn được gắn nhãn “Nhân viên” bên dưới tên. Đừng dựa vào nhãn đó để phân biệt người và phòng ban — hãy nhớ theo tên. Đã ghi nhận để sửa.
Trong đợt kiểm thử 05/09/2026, hai thao tác gỡ quyền và đổi mức quyền của một dòng đều thất bại với thông báo tiếng Anh “Wrong body”. Nghĩa là đã chia sẻ có thể chưa thu hồi được trên giao diện. Trước khi chia sẻ một thư mục chứa tài liệu nhạy cảm, hãy thử gỡ quyền một lần trên một thư mục thử để xác nhận lỗi đã được sửa trong bản bạn đang dùng. CẦN CÔNG TY XÁC NHẬN trước khi xuất bản.
Quyền truy cập chung: Hạn chế hay Bất kỳ ai có link
| Chế độ | Nghĩa là |
|---|---|
| Hạn chế (mặc định) | Chỉ những người được thêm ở trên mới mở được |
| Bất kỳ ai có link | Tạo một liên kết công khai, hạn 30 ngày |
Chế độ Bất kỳ ai có link hiện tạo được liên kết nhưng trang mở ra còn trống — chưa có màn hiển thị công khai. Vì vậy: (1) đừng dùng liên kết công khai để gửi tài liệu cho đối tác, nó chưa hoạt động; (2) nếu đã bật, hãy chuyển về Hạn chế để không để lại liên kết treo. Nút Sao chép link cũng chưa có phản hồi khi bấm, nhưng link đã được copy — đừng bấm nhiều lần.
Chuyển quyền sở hữu
Khi người phụ trách một bộ tài liệu chuyển việc, dùng Chuyển quyền sở hữu trong menu `…`. Sau khi chuyển, tài liệu rời Tài liệu của tôi của người cũ và xuất hiện ở Được chia sẻ với chủ sở hữu mới; menu của người không còn là chủ sở hữu thu gọn lại chỉ còn Tải xuống và Thêm vào yêu thích.
Đây là việc nên đưa vào checklist offboarding (B2-08) — nếu không, thư viện sẽ có những thư mục mà không ai còn quyền chia sẻ.
Bốn quy tắc phân quyền cho thư viện nhân sự
- Mặc định là Chỉ xem. Quyền Chỉnh sửa chỉ cho người thực sự soạn tài liệu.
- Tài liệu lương, hợp đồng, hồ sơ cá nhân không đặt trong Trung tâm thông tin. Dùng đúng module có phân quyền theo phạm vi dữ liệu (B9-15, B2-04).
- Rà danh sách người có quyền mỗi quý, đặc biệt các thư mục quy chế và tài chính.
- Đóng ngay liên kết công khai sau khi hết việc, đừng đợi hết hạn 30 ngày.
