Chức danh là thứ nhiều doanh nghiệp khai qua loa rồi phải làm lại. Nó không chỉ là dòng chữ trên hồ sơ: khung năng lực, KPI, khoá đào tạo bắt buộc và kế hoạch định biên đều gắn vào chức danh.
Các bước
- Vào Cài đặt › Tổ chức › Doanh nghiệp, chọn thẻ Chức danh.
- Bấm + Thêm chức danh.
- Điền Tên, Mã, Kinh nghiệm yêu cầu và Mô tả.
- Lưu lại và lặp cho từng chức danh. Dùng biểu tượng bút chì để sửa, thùng rác để xoá.
Quy ước đặt tên nên thống nhất từ đầu
| Quy tắc | Nên | Không nên |
|---|---|---|
| Một ngôn ngữ duy nhất | Tất cả tiếng Việt, hoặc tất cả tiếng Anh | Trộn "Bếp trưởng" với "Executive Chef" trong cùng danh sách |
| Cấu trúc [Cấp bậc] + [Nghề] | Senior Accountant, Kitchen Assistant | Nhân viên kế toán (giỏi) |
| Số ít, không thêm phòng ban vào tên | Marketing Executive | Nhân viên phòng Marketing chi nhánh 1 |
| Không đưa tên người vào | Operations Manager | Quản lý vận hành – anh Nam |
| Mã viết hoa, nối bằng gạch dưới | `EXECUTIVE_CHEF` | `exec chef 01` |
Chỉ khai những chức danh đang có người hoặc có kế hoạch tuyển trong 12 tháng tới. Danh sách chức danh phình ra vài chục dòng chết là vấn đề rất hay gặp, và nó làm loãng mọi báo cáo về sau.
Lưu ý
- Trường Kinh nghiệm dùng cho tuyển dụng và lộ trình thăng tiến, để trống được nếu chưa cần.
- Chức danh dùng chung toàn công ty, không gắn với một chi nhánh cụ thể. Cùng một chức danh có thể xuất hiện ở nhiều chi nhánh.
- Không xoá chức danh đang có người giữ. Chuyển người sang chức danh khác trước.
- Mã chức danh xuất hiện trong file import ở bước 4 — chốt mã xong mới bắt đầu nhập nhân viên.
Kiểm tra trước khi sang bước 4
- Mở bảng lương tháng gần nhất, đối chiếu từng chức danh trong đó với danh sách vừa khai. Không được thiếu dòng nào.
- Mỗi chức danh có đúng một cách viết, không có bản trùng lặp khác chính tả.
- Mã của Vùng, Chi nhánh, Phòng ban và Chức danh đều đã chốt và ghi lại ở một chỗ để dùng khi điền file import.
Bước tiếp theo
A2-05 Bước 4: Nhập danh sách nhân viên bằng file Excel — ngày nặng nhất của cả lộ trình.
