Xếp ca là việc quyết định ai làm ca nào, ngày nào. Bảng công, tiền lương và mọi báo cáo đi trễ đều tính ngược lại từ lịch này — xếp sai ca thì mọi con số phía sau đều sai. Bài này chỉ ra thứ tự đúng để bắt đầu.
Ba lớp dữ liệu, làm đúng thứ tự
Nhiều doanh nghiệp vào thẳng màn Xếp lịch rồi loay hoay vì chưa có gì để xếp. Xếp ca trên Tanca có ba lớp, phải làm từ dưới lên:
- Mẫu ca làm — định nghĩa một ca là gì: tên, giờ vào, giờ ra, giờ nghỉ, dung sai đi trễ. Làm ở Cài đặt › Xếp lịch › Mẫu ca làm (bài B7-02).
- Quy tắc phân ca — gán mẫu ca cho từng thứ trong tuần, cho chi nhánh và phòng ban nào. Làm ở Cài đặt › Xếp lịch › Quy tắc phân ca (bài B7-03).
- Lịch tuần — màn Xếp lịch tự sinh ca theo quy tắc; bạn chỉ sửa các trường hợp ngoại lệ.
Doanh nghiệp hành chính giờ cố định chỉ cần một mẫu ca và một quy tắc là xong — lịch tự chạy mãi. Chỉ mô hình ca kíp (F&B, bán lẻ, sản xuất, y tế) mới phải đụng tới màn Xếp lịch hằng tuần.
Bốn màn hình trong nhóm Lịch làm việc
| Màn hình | Dùng để làm gì |
|---|---|
| Xếp lịch | Lưới nhân viên × 7 ngày. Nơi xem và sửa lịch tuần. |
| Chốt ca tuần | Danh sách trực theo từng ca, dùng để in ra dán ở cửa hàng và để chốt tuần. |
| Danh sách công việc | Giao việc hiện trường theo từng nhân viên mỗi ngày (khác với ca làm). |
| Dự báo | Công cụ AI đề xuất số người cần mỗi ca dựa trên doanh thu dự kiến. |
Các công tắc quyết định cách xếp ca
| Công tắc | Ý nghĩa |
|---|---|
| Tự động xếp ca | Hệ thống tự sao lịch tuần trước sang tuần mới. Bật khi lịch của bạn gần như không đổi giữa các tuần. |
| Đăng ký ca | Cho nhân viên tự chọn ca trên app, quản lý duyệt sau (bài B7-06). |
| Khóa đăng ký ca tuần sau | Chốt hạn đăng ký vào một thứ cố định trong tuần. Sau thời điểm đó nhân viên không sửa được nữa. |
| Phát hành ca | Lịch chỉ hiện với nhân viên sau khi quản lý bấm phát hành. Dùng khi bạn muốn nháp lịch trước rồi mới công bố. |
| Loại ca mặc định | Ca được điền tự động khi phân ca mà không chọn ca cụ thể. |
| Số ca tối đa mỗi tuần | Chặn phân quá số ca này cho một nhân viên. Để `0` là không giới hạn. |
| Ngưỡng tăng ca | Số giờ mỗi ngày, vượt qua thì phần dôi ra được tính là tăng ca. |
Trang Cài đặt này không có nút Lưu — mỗi công tắc lưu ngay khi bạn gạt. Đổi xong hãy tải lại trang một lần để chắc chắn giá trị đã ghi nhận.
Lộ trình khuyến nghị
- Liệt kê ra giấy các ca thật của doanh nghiệp: tên, giờ vào, giờ ra, giờ nghỉ.
- Tạo từng mẫu ca theo bài B7-02.
- Tạo quy tắc phân ca cho mỗi ca theo bài B7-03.
- Mở màn Xếp lịch, kiểm tra tuần hiện tại đã có ca đúng chưa.
- Chạy thử một tuần, đối chiếu bảng công (bài B6-12) rồi mới nhân rộng.
