Ba loại dữ liệu xuất được, mỗi loại cho một mục đích khác nhau. Đây cũng là cách sao lưu trước khi chạy cập nhật hàng loạt.
| Loại xuất | Chứa gì | Dùng để |
|---|---|---|
| Thông tin cơ bản | Hồ sơ nhân viên: định danh, liên hệ, cơ cấu tổ chức, giấy tờ | Sao lưu trước khi cập nhật hàng loạt · báo cáo nhân sự · đối chiếu với hệ thống khác |
| Tiền lương, Trợ cấp | Mức lương và các khoản phụ cấp của từng người | Đối chiếu trước kỳ lương · gửi kế toán · sao lưu trước khi điều chỉnh lương |
| Công việc (lịch sử thăng chức) | Lịch sử chức danh, phòng ban, thăng tiến | Báo cáo nhân sự · rà soát lộ trình thăng tiến · hồ sơ đánh giá |
Các bước
- Vào Nhân sự › Nhân sự.
- Nếu chỉ muốn xuất một phần, đặt bộ lọc trước — ví dụ lọc theo một chi nhánh.
- Bấm Xuất file ở góc trên bên phải.
- Chọn loại dữ liệu cần xuất.
- File tải về máy, mở bằng Excel.
Quy tắc nên thành thói quen: trước mỗi lần cập nhật hàng loạt bằng file, xuất một bản Thông tin cơ bản và lưu lại kèm ngày tháng. Cập nhật hàng loạt không hoàn tác được, và bản xuất này là thứ duy nhất giúp bạn khôi phục.
Cảnh báo về dữ liệu
- File Tiền lương, Trợ cấp chứa mức lương của từng người — đây là dữ liệu nhạy cảm nhất trong hệ thống. Không gửi qua nhóm chat, không để trên máy dùng chung.
- File Thông tin cơ bản chứa CCCD, ngày sinh, địa chỉ và số tài khoản — là dữ liệu cá nhân của người lao động.
- Chỉ xuất khi thực sự cần, xoá file khỏi máy sau khi dùng xong, và đặt mật khẩu cho file nếu phải gửi ra ngoài.
- Mọi lần xuất đều để lại dấu vết trong nhật ký hệ thống.
Nếu file xuất ra thiếu dữ liệu
| Hiện tượng | Nguyên nhân | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Ít người hơn mong đợi | Còn bộ lọc đang bật | Xoá hết bộ lọc rồi xuất lại |
| Thiếu cột mong muốn | Cột đó thuộc loại xuất khác | Xuất thêm loại tương ứng và ghép hai file |
| Chữ tiếng Việt bị lỗi | Excel đọc sai bảng mã | Mở file bằng chức năng nhập dữ liệu của Excel và chọn mã UTF-8 |
