Người vào làm tháng Bảy không được hưởng nguyên quỹ phép cả năm. Bài này chỉ cách tính và khai quỹ phép theo tỉ lệ, và những mốc cần nhớ khi nhân viên vào hoặc rời công ty giữa năm.
Nguyên tắc tính theo tỉ lệ
Cách phổ biến nhất là chia quỹ năm cho 12 rồi nhân với số tháng làm việc còn lại trong năm. Một người vào ngày 01/07 với quỹ năm 12 ngày sẽ có 6 ngày cho phần còn lại của năm.
| Vào làm | Số tháng còn lại | Quỹ 12 ngày/năm |
|---|---|---|
| 01/01 | 12 | 12 ngày |
| 01/04 | 9 | 9 ngày |
| 01/07 | 6 | 6 ngày |
| 01/10 | 3 | 3 ngày |
| 15/11 | 1,5 | 1,5 ngày — làm tròn theo chính sách công ty |
Cách làm tròn phải được quy định thành văn bản trước khi áp dụng: làm tròn lên, làm tròn xuống, hay giữ số lẻ 0,5 ngày. Không có quy định thì mỗi người làm một kiểu và sẽ có khiếu nại.
Khai vào hệ thống
- Vào Nhân sự, mở hồ sơ nhân viên.
- Sang tab Nghỉ phép.
- Điền Tổng số ngày phép bằng con số đã tính theo tỉ lệ.
- Ghi vào ô ghi chú cách tính, ví dụ "Vào 01/07, 6/12 của quỹ 12 ngày".
Ghi lại cách tính là việc mất mười giây nhưng cứu bạn khỏi một cuộc tranh luận sáu tháng sau, khi nhân viên hỏi vì sao mình chỉ có 6 ngày.
Thời gian thử việc
Chính sách phép trong thời gian thử việc khác nhau theo doanh nghiệp và theo quy định lao động từng nước. Ba mô hình thường gặp:
- Không có phép trong thời gian thử việc — cấp quỹ vào ngày ký hợp đồng chính thức.
- Có phép ngay từ ngày vào làm — cấp quỹ theo tỉ lệ tính từ ngày vào.
- Tích luỹ nhưng chưa được dùng — cấp quỹ ngay nhưng tắt loại phép cho nhân viên thử việc.
Quy định về phép năm và thời gian thử việc là vấn đề pháp lý, khác nhau theo từng quốc gia và có thể thay đổi. Hãy để bộ phận nhân sự và pháp chế của doanh nghiệp xác định chính sách, phần mềm chỉ thực thi theo.
Nhân viên nghỉ việc giữa năm
- Xuất số dư phép tại ngày nghỉ việc.
- Tính số ngày phép đáng lẽ được hưởng đến ngày đó theo tỉ lệ.
- So với số ngày đã nghỉ thực tế.
- Chênh lệch dương thì chi trả hoặc cho nghỉ bù; chênh lệch âm thì xử lý theo chính sách công ty.
- Chuyển kết quả cho bộ phận lương để đưa vào kỳ lương cuối (bài B9).
Danh sách kiểm mỗi khi có người mới
- Đã điền Ngày vào làm đúng trong hồ sơ — đây là mốc để tính mọi thứ.
- Đã cấp quỹ phép theo tỉ lệ và ghi chú cách tính.
- Nhân viên đã được đưa vào phạm vi của luồng phê duyệt (khối Khởi tạo có chi nhánh và phòng ban của họ).
- Đã hướng dẫn nhân viên cách xem quỹ phép của mình trên app (bài B8-11).
