Trong Tanca, "quy trình nhiều bước" được dựng bằng nhóm công việc. Mỗi nhóm là một bước; kéo thẻ từ nhóm này sang nhóm kia chính là đẩy công việc đi tiếp.
Khai các bước
- Mở dự án, vào tab Cấu hình.
- Ở khối Nhóm công việc, gõ tên bước vào ô Nhóm mới rồi bấm Tạo mới.
- Lặp lại cho từng bước. Mỗi nhóm có một ô màu bên trái và hiện số việc đang nằm trong nhóm ở bên phải.
- Dùng biểu tượng thùng rác để xoá nhóm không dùng.
Dự án mới luôn có sẵn một nhóm tên Đang mở. Bạn có thể đổi tên nó thành bước đầu tiên của quy trình thật (ví dụ Tiếp nhận) thay vì để nguyên rồi tạo thêm nhóm mới song song.
Ba quy trình mẫu để bắt đầu
| Loại việc | Các bước gợi ý |
|---|---|
| Vận hành chung | Tiếp nhận → Đang làm → Chờ duyệt → Hoàn tất |
| Onboarding nhân viên | Chuẩn bị trước ngày đầu → Ngày đầu tiên → Tuần đầu → Hết thử việc |
| Mở điểm bán mới | Mặt bằng → Thi công → Nhân sự → Hàng hoá → Khai trương |
Giữ số bước ở mức 4 đến 6. Dưới 4 thì bảng không cho biết việc đang tắc ở đâu; trên 6 thì không ai buồn kéo thẻ, và dữ liệu sẽ ngừng phản ánh thực tế sau vài tuần.
Vận hành trên bảng Kanban
Sang tab Bảng. Mỗi nhóm công việc thành một cột, kèm số việc ở đầu cột. Kéo thẻ sang cột khác để chuyển bước. Mỗi thẻ hiện tên việc, người được giao, độ ưu tiên và hạn chót. Nút + ở đầu mỗi cột thêm việc thẳng vào bước đó.
Các cột hiện xếp theo thứ tự nhóm tạo sau đứng trước. Nếu bạn muốn bảng đọc từ trái sang phải theo đúng dòng chảy công việc, hãy tạo các nhóm theo thứ tự ngược — bước cuối cùng tạo trước, bước đầu tiên tạo sau.
Ba việc nên làm sau khi dựng quy trình
- Đặt tên bước bằng động từ ở thể hoàn thành — Đã duyệt rõ hơn Duyệt, vì nó mô tả trạng thái của việc chứ không phải hành động của người.
- Thống nhất điều kiện chuyển bước bằng văn bản. Hệ thống không chặn kéo thẻ, nên quy ước nằm ở đội chứ không ở phần mềm.
- Chốt ai được đổi nhóm công việc ở bảng phân quyền (bài B10-04) — nếu ai cũng kéo được, bảng sẽ hết ý nghĩa.
